Nakładanie kar porządkowych na pracowników, przepisy i zasady

Pracownik ma obowiązek wykonywać zadania pracownicze w sposób należyty. Jeżeli zaniedba wykonywanie czynności zawodowych może zostać na niego nałożona kara porządkowa. Kwestie związane z nakładaniem kar porządkowych zostały uregulowane w przepisach Kodeksu pracy.

Co to jest odpowiedzialność porządkowa pracownika? 

Odpowiedzialność porządkowa pracownika polega na ponoszeniu przez zatrudnionego określonych konsekwencji osobistych i materialnych pod warunkiem, że naruszy on ciążące na nim obowiązki pracownicze. O odpowiedzialności porządkowej przesądza wina pracownika oraz jego bezprawne zachowanie. Jeżeli więc pracownik naruszy obowiązki pracownicze wskazane w Kodeksie pracy, regulaminach pracy, układach zbiorowych pracy, a także w umowie o pracę, to w takiej sytuacji ma miejsce odpowiedzialność porządkowa. 

Naruszenie obowiązków pracowniczych daje pracodawcy prawo do skorzystania ze środków dyscyplinujących takich jak:

• kary niemajątkowe - kara upomnienia i nagany
• kary majątkowe – kara pieniężna. 

Kwestie związane z odpowiedzialnością porządkową osoby zatrudnionej zostały zawarte w rozdziale VI Kodeksu pracy. 

Kary porządkowe w świetle przepisów prawa pracy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek wykonywać pracę w sposób sumienny oraz staranny, a także stosować się do poleceń przełożonego w zakresie dotyczącym pracy pod warunkiem, że polecenia te nie są sprzeczne z przepisami prawa lub zawartą umową o pracę, a w szczególności zobowiązany jest do: 

• przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy
• przestrzegania regulaminu pracy oraz ustalonego w nim porządku
• przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych
• dbania o dobro zakładu pracy, chronienia jego mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę
• przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach
• przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Pracownika nie można ukarać karą porządkową za naruszenie jakiegokolwiek obowiązku wynikającego z art.100 ustawy Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku, ponieważ w katalogu czynności podlegających karze porządkowej znajdują się tylko te czynności, które jednocześnie zostały wymienione w art. 108 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem: 

Kary porządkowe

§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: 
1) karę upomnienia;
2) karę nagany. 
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.
§ 3. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 potrącenia z wynagrodzenia za pracę § 1 pkt 1-3. 
§ 4. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kara upomnienia lub nagany

Pracodawca może nałożyć na pracownika karę upomnienia lub nagany, jeżeli nie przestrzega on:

• ustalonej organizacji oraz porządku w procesie pracy
• przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy
• przepisów przeciwpożarowych
• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy
• usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Kara upomnienia może być nałożona na pracownika nawet w sytuacji, kiedy jego wina jest niewielka. Pracodawca może nałożyć na pracownika karę, ale nie musi tego robić. 

Kara pieniężna

Pracodawca ma prawo zastosować wobec pracownika karę pieniężną, jeżeli naruszy on: 

• przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy
• przepisy przeciwpożarowe
• opuści pracę bez usprawiedliwienia
• stawi się w pracy w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu alkoholu bądź będzie zażywał w pracy inny środek mający działanie podobne do alkoholu.

Przestrzeganie przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy

Jak wskazuje art. 211 Kodeksu pracy pracownik ma w szczególności obowiązek: 

• znać przepisy oraz zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. W związku z tym powinien brać udział w szkoleniach i instruktażu z wyżej wymienionej tematyki, a także powinien zgłaszać się do wymaganego egzaminu sprawdzającego w tym zakresie
• wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, a także stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych
• dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz przestrzegać porządku i ładu w miejscu pracy
• stosować środki ochrony zbiorowej, w tym używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem
• poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim oraz innym zaleconym oraz stosować się do wskazań lekarskich
• niezwłocznie zawiadomić przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku lub zagrożeniu życia bądź zdrowia ludzkiego, a także ostrzec współpracowników i inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia o grożącym im niebezpieczeństwie
• współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dlaczego na pracownika może zostać nałożona kara porządkowa?

Kara porządkowa ma za zadanie zmobilizować pracownika do lepszej pracy i do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa pracy. Przepisy mówią, że przedsiębiorca może nałożyć na pracownika karę porządkową, ale nie musi tego robić. Przesłanką przemawiającą za odpowiedzialnością porządkową pracownika jest niewątpliwie jego wina, która może być umyślna lub nieumyślna. Może ona stanowić przyczynę naruszenia obowiązków pracowniczych, a to z kolei może skutkować nawet wypowiedzeniem umowy o pracę. W tej kwestii wypowiedział się też Sąd Najwyższy, który w wyroku o sygn. akt I PRN 77/95 z dnia 25 października 1995 roku napisał między innymi: 

Zarówno zawinione umyślnie przez pracownika uchybienie obowiązkom pracowniczym jak i ich naruszenie z winy nieumyślnej stanowi przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę. Wymierzenie pracownikowi kary porządkowej nie wyklucza możliwości uznania tego samego nagannego zachowania się pracownika, stanowiącego przesłankę ukarania, za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Na pracownika może zostać nałożona kara także w sytuacji, kiedy: 

• zachowanie pracownika ma charakter mobbingu - pracodawca stosownie do okoliczności ma prawo, a czasami i obowiązek podjęcia stosownych działań, między innymi może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej
• pracownik zażywa narkotyki
• pracownik uczestniczy w nielegalnym strajku
• pracownik opuścił miejsce pracy bez usprawiedliwienia. Poza tym pracownik, który nie stawił się do pracy ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności w terminie nie późniejszym niż w drugi dzień nieobecności. Może to zrobić na kilka sposobów: osobiście lub za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie, e-mailowo, za pośrednictwem poczty lub faksu.

Odpowiedzialność porządkowa obejmuje swoim zasięgiem jedynie czynność ukarania pracownika za naruszenia mające charakter porządkowy, jak: przestrzeganie reguł czasu pracy, przestrzeganie porządku w pracy i organizacji pracy. 

Kara porządkowa – w jakiej wysokości? 

Przedsiębiorca może nałożyć na pracownika karę pieniężną w określonej wysokości, która nie powinna przekroczyć wynagrodzenia pracownika za jeden dzień pracy. Jeżeli pracownik dopuścił się kilku wykroczeń przeciwko obowiązkom pracowniczym, za które nakładana jest kara pieniężna to łączna wysokość tych kar nie może być wyższa niż dziesiąta część wynagrodzenia przypadająca dla tego pracownika jaka przeznaczona jest do wypłaty po dokonaniu innych potrąceń wymienionych w art. 87 par. 1 pkt 1 – 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z pkt 4 wskazanego przepisu KP, z wynagrodzenia za pracę mogą być odjęte jedynie należności wskazane w art. 108 po wcześniejszym odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wpłat dokonywanych do PPK o ile pracownik nie zrezygnował z ich przesyłania. Kary pieniężne mogą być potrącane jedynie do wysokości 1/10 kwoty jaka pozostała po dokonaniu wcześniejszych potrąceń po uwzględnieniu kwoty wolnej od potrąceń (art. 108 par. 3 Kodeksu pracy). 

Środkami uzyskanymi z kar pieniężnych pracodawca nie może dysponować dowolnie. Musi wydatkować je na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy. 

Stosowanie kar porządkowych przez pracodawcę

Art. 109 Kodeksu pracy mówi, że: 

• pracodawca nie może zastosować wobec pracownika kary po upływie 2 tygodni od uzyskania wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia
• pracodawca może zastosować karę wobec pracownika, ale dopiero po wcześniejszym wysłuchaniu pracownika
• w przypadku, kiedy z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może zostać wysłuchany, to bieg dwutygodniowego terminu zostaje zawieszony do dnia stawienia się pracownika w pracy.

Podsumowując, pracodawca nakładając karę porządkową musi mieć na względzie następujące terminy:

• termin dwutygodniowy – nie można zastosować kary po upływie 2 tygodni od posiadania przez pracodawcę informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego
• termin trzymiesięczny – nie można zastosować kary po upływie 3 miesięcy licząc od dopuszczenia się naruszenia obowiązku pracowniczego.

Czynność wysłuchania pracownika powinna nastąpić wcześniej, jeszcze przed zastosowaniem wobec niego kary porządkowej. Czynność wysłuchania daje pracownikowi możliwość złożenia wyjaśnień i wytłumaczenia się z postępowania w danej sprawie zanim jeszcze zostanie rozpoczęte przeciwko niemu formalne postępowanie. Jeżeli kara zostanie zastosowana bez uprzedniego wysłuchania pracownika, to koniecznie będzie musiała zostać uchylona. W związku z tym każda nieobecność pracownika w pracy i brak możliwości jego wysłuchania wpływa na moment rozpoczęcia lub zawieszenia terminu dwutygodniowego. W tej sytuacji nawet, jeżeli pracodawca posiada informacje o naruszeniu obowiązku pracowniczego, to i tak bieg terminu na nałożenie kary nie rozpocznie się, a jeżeli będzie już rozpoczęty to trzeba będzie go zawiesić aż do dnia powrotu pracownika do pracy. Powyższa zasada nie dotyczy terminu trzymiesięcznego.  
Informacja o zastosowanej karze porządkowej powinna trafić do pracownika w formie pisemnej. W piśmie pracodawca musi wskazać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę dopuszczenia się przez pracownika naruszenia tych obowiązków. Jednocześnie w piśmie pracownik musi zostać poinformowany o przysługującej mu możliwości zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. W celu udokumentowania powinien zostać sporządzony odpis zawiadomienia, który musi być wpięty do akt osobowych pracownika. Jeżeli w aktach osobowych pracownika będzie brakowało odpisu zawiadomienia o nałożeniu kary, to będzie to oznaczało, że na pracownika nie została nałożona kara. Forma pisemna dotyczy tylko zawiadomienia pracownika o udzieleniu kary porządkowej, a nie dotyczy jej nałożenia. Zawiadomienie musi zawierać uzasadnienie nałożenia kary. Pracodawca powinien dokładnie wskazać jakie było zachowanie pracownika, do którego pracodawca miał zastrzeżenie i które stało się podstawą do podjęcia decyzji o nałożeniu kary. Zawiadomienie o zastosowaniu kary musi zawierać jej rodzaj, czyli określenie, czy jest to nagana, kara pieniężna, czy też kara upomnienia. Termin na wniesienie sprzeciwu przez pracownika wygasa w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia (art. 112 par. 1 Kodeksu pracy). 
Pracodawca przy nakładaniu kary porządkowej powinien wziąć pod uwagę przede wszystkim rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika oraz dotychczasowy stosunek pracownika do pracy. 

Kara porządkowa – odwołanie 

Jak wskazuje art. 112 par. 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo odwołania się od nałożonej na niego kary o ile jej zastosowanie nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa. Osoba ta może wnieść sprzeciw w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska zakładowej organizacji związkowej, która reprezentuje pracownika może uwzględnić lub oddalić sprzeciw. Jeżeli sprzeciw nie zostanie odrzucony w ciągu 14 dni licząc od dnia jego wniesienia to oznacza to, że został on uwzględniony. W przypadku odrzucenia sprzeciwu pracownik zgodnie z art. 112 par. 2 Kodeksu pracy może w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary. Oznacza to, że pracownik na podstawie wskazanego powyżej przepisu ma prawo: 

• do złożenia w terminie 7 dni od dnia ukarania wnieść sprzeciw do pracodawcy pod warunkiem, że kara została na niego nałożona z naruszeniem przepisów prawa
• do wniesienia do rejonowego sądu pracy powództwa przeciwko pracodawcy o uchylenie nałożonej na niego kary, jeżeli pracodawca odrzucił jego sprzeciw. Może je złożyć w terminie 14 dni licząc od dnia doręczenia mu przez pracodawcę zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu.

Kiedy kara ulegnie zatarciu? 

Art. 113 Kodeksu pracy (Zatarcie kary) mówi, że: 

§ 1. Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
§ 2. Przepis § 1 zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

W sytuacji, kiedy sąd pracy uwzględni sprzeciw pracownika co do zastosowanej wobec niego kary pieniężnej lub jej uchylenia, to pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi równowartość kwoty nałożonej kary. Jeżeli kara zostanie uznana za niebyłą, to koniecznie należy usunąć z akt osobowych danego pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu. Jest to możliwe w niżej wymienionych sytuacjach po:

• upływie roku nienagannej pracy lub wcześniej
• uwzględnieniu sprzeciwu przez pracodawcę
• wydaniu przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 26 czerwca 2019 roku o sygn. akt I PK 176/18 wskazał między innymi, że: 

Przepis art. 113 k.p. jest instrumentem ochrony pracownika, wprowadzając instytucję uznania kary za niebyłą. To sui generis zatarcie kary wyłącza skutki ukarania karą porządkową pro futuro, w wyniku upływu czasu lub w konsekwencji podjęcia przewidzianych prawem działań. Uznanie kary za niebyłą, powodujące konieczność usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika, następuje zatem w razie: upływu roku nienagannej pracy lub wcześniej, uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę, wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary. Ustawodawca nałożył na pracodawcę bezwzględny obowiązek usunięcia z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu po roku nienagannej pracy. Taki sam obowiązek ma pracodawca wówczas, gdy uwzględnił sprzeciw pracownika lub gdy kara porządkowa została uchylona wyrokiem sądu. Należy jednak podkreślić, że w powyższych okolicznościach nie dochodzi do nałożenia kary porządkowej. W konsekwencji, zatarta kara porządkowa nie może wywoływać jakichkolwiek skutków w sferze uprawnień pracowniczych uzależnionych od uprzedniej niekaralności porządkowej.

Podsumowanie 

Odpowiedzialność porządkowa oznacza zastosowanie wobec pracownika kar porządkowych nakładanych za naruszenie obowiązków pracowniczych. Przeważnie mają one charakter pieniężny. Pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej, jeżeli swoim postępowaniem naruszy ustaloną organizację oraz porządek obowiązujący w pracy, a także przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisy przeciwpożarowe. Pracodawca może, ale nie musi nałożyć na pracownika karę porządkową. Pracownik w zakresie nałożonej kary ma prawo odwołać się od decyzji pracodawcy.

Data publikacji: 2023-08-03, autor: FakturaXL