Ustawa o VAT artykuł 106f ściśle określa wszystkie informacje, które muszą zostać zawarte w trakcie sporządzania faktury zaliczkowej. Są to między innymi; data jej wystawienia oraz numer identyfikujący fakturę, zawarte muszą być informacje o stronach biorących udział w transakcji, a więc imiona i nazwiska bądź nazwa firmy podatnika i nabywcy towarów bądź usług wraz z jego adresem zamieszkania. Nie można pominąć adresów prowadzonych działalności zarówno sprzedającego jak i nabywcy oraz numery dzięki którym możliwa będzie identyfikacja podatkowa. Uwzględniona musi zostać data wykonania usługi lub data określająca zakończenie dostawy towarów bądź wykonania usług oraz jeśli data otrzymania została określona i jest inna niż data wystawienia faktury. Niezbędna jest kwota otrzymanej zapłaty, kwota odprowadzonego podatku. Na koniec dane, które dotyczą umowy bądź zamówienia, a więc nazwę (rodzaj) towaru bądź usługi, cenę jednostkową netto, ilość towarów lub usług, które zostały zamówione wraz z ich wartością netto, stawki podatku wraz z obliczoną kwotą podatku, jak również zsumowana wartość umowy bądź zamówienia z uwzględnieniem kwoty podatku.

Należy przede wszystkim pamiętać, że zaliczka nie jest przychodem dla przedsiębiorstwa, a więc nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Co za tym idzie, nie jest ona uwzględniana w księdze przychodów i rozchodów. Moment wydania towaru bądź wykonania usługi jest podstawą do naliczenia podatku dochodowego, nastąpi to nie później jak w dniu w którym faktura została wystawiona albo należność została uregulowana. Faktura zaliczkowa widnieje tylko w rejestrze sprzedaży VAT.

Faktura zaliczkowa nie może być wystawiona później niż do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu w którym otrzymano ułamek bądź całość należności od nabywcy usług lub towarów. Z kolei faktura ta nie może być wystawiona prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. Niemożliwe jest jednak, aby przewidzieć uregulowanie należności, stąd zdecydowanie lepszym wyjściem z sytuacji jest wystawienie faktury zaliczkowej po wpłynięciu płatności.