Do obowiązków pracownika należy wykonywanie pracy w sposób sumienny i rzetelny zgodnie z poleceniami wydanymi przez przełożonego. Pracownik może być kontrolowany przez pracodawcę w tradycyjnym miejscu wykonywania pracy, czyli na terenie zakładu pracy. W obecnych czasach często zdarza się, że pracownik wykonuje obowiązki służbowe w innym miejscu, najczęściej w swoim mieszkaniu. Czy pracodawca ma prawo skontrolować pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej?
Praca zdalna nie jest nowym pojęciem, ale od czasu ogłoszenia pandemii COVID-19 zyskuje na coraz większej popularności. Pracodawca ma prawo, zwłaszcza w celu przeciwdziałania zachorowaniu na koronawirusa wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy określonej w umowie o pracę na czas oznaczony i w miejscu innym niż miejsce jej stałego wykonywania (Art. 3 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Polecenie wykonywania pracy zdalnej).
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Jednak duża część pracodawców obawia się, że pracownik, któremu zostanie powierzona praca zdalna będzie wykonywał ją w sposób niepoprawny i nie będzie na czas wywiązywał się z powierzonych mu obowiązków służbowych. Jest to jeden z głównych powodów, dla którego pracodawcy decydują się na monitorowanie pracy zdalnej.
Czy pracodawca ma prawo monitorować pracownika wykonującego pracę zdalną?
Obowiązujące przepisy nie zabraniają przedsiębiorcy monitorować pracownika, jeżeli wykonuje on pracę poza miejscem siedziby firmy. Zgodnie z art. 6714 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo skontrolować jak pracownik (telepracownik) wykonuje powierzone mu obowiązki służbowe. W przypadku, kiedy pracownik wykonuje pracę w swoim domu to pracodawca ma pełne prawo do przeprowadzenia kontroli:
wykonywanej pracy
w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu i jego instalacji
w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jednak wcześniej telepracownik powinien wyrazić zgodę na piśmie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub innych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość o podobnym znaczeniu.
Zmiany w Kodeksie pracy – praca zdalna
Prawdopodobnie od 2023 roku do Kodeksu pracy zostaną wprowadzone zmiany dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nimi pracodawca będzie miał prawo do przeprowadzenia kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie przez obie strony, a także w oparciu o wykonanie polecenia pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym przez pracodawcę z pracownikiem. Kontrolowane będą przede wszystkim warunki BHP oraz procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Wcześniej jednak pracodawca będzie musiał poinformować i uzgodnić z pracownikiem godziny, w których zostanie przeprowadzona kontrola. Chodzi o nienaruszanie prywatności jego i pozostałych domowników.
Sposób monitorowania pracy zdalnej pracownika
Pracodawca, pomimo że ma prawo monitorować pracę zdalną, to nie może przeprowadzać kontroli w sposób dowolny i o każdej porze dnia. Związane to jest z uszanowaniem prywatności samego pracownika oraz pozostałych domowników. Obowiązkiem pracodawcy zgodnie z obecnymi przepisami jest dostosowanie sposobu przeprowadzania czynności kontrolnych do miejsca ich wykonywania oraz charakteru danej pracy. W związku z tym samo przeprowadzenie kontroli nie może w żaden sposób naruszać prywatności kontrolowanego i mieszkającej z nim rodziny ani stanowić utrudnienia w korzystaniu z pomieszczeń domowych. Praktycznie monitorowanie pracy zdalnej powinno opierać się na programach komputerowych specjalnie stworzonych do celów kontrolnych, aby za ich pośrednictwem można było w sposób łatwy wysłać potrzebne informacje do pracodawcy. Zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania nie powinno być za bardzo kłopotliwe, ponieważ praca wykonywana w trybie zdalnym w większości związana jest z wykorzystaniem komputera, smartfona, laptopa czy tabletu. Koszty związane z zainstalowaniem oprogramowania powinien pokryć pracodawca. Pierwsza kontrola przeprowadzana jest na wniosek zatrudnionego jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania przez niego czynności pracowniczych.
Monitorowanie pracy zdalnej – RODO
Podczas wykonywania pracy zdalnej najważniejszą kwestią jest ochrona danych osobowych pracowników oraz plików znajdujących się na komputerze. Praca zdalna może być wykonywana na sprzęcie służbowym lub na prywatnym komputerze pracownika. W drugim przypadku kwestia ochrony danych może okazać się pewnym problemem, ponieważ monitorowanie pracy wykonywanej na prywatnym urządzeniu czasami może naruszać prywatność pracownika. Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają pracodawcy na nagrywanie pracy telepracownika, a także dają mu prawo do sprawdzania jego służbowej poczty elektronicznej. Jeżeli wymienione zasady zostaną naruszone chociaż w małym stopniu może to oznaczać złamanie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz RODO. Aby uniknąć sytuacji naruszających prywatność pracownika oraz odpowiedzialności z tym związanej powinny zostać ustalone jasne zasady związane z czynnościami raportowymi dotyczącymi wyników pracy i przeprowadzania kontroli przez przełożonego. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się być stworzenie i wprowadzenie regulaminu określającego zakres praw i obowiązków zarówno pracownika jak i pracodawcy. Jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy jest poinformowanie pracownika wykonującego pracę zdalną o zasadach związanych z monitorowaniem czynności przez niego wykonywanych.
Art. 448 Kodeksu cywilnego – zadośćuczynienie pieniężne za naruszenie dobra osobistego
W razie naruszenia przez pracodawcę podczas kontroli prywatnych danych pracownika może on zażądać zaprzestania takiego działania i ma prawo ubiegać się o zapłatę zadośćuczynienia. Jest to zgodne z art. 448 Kodeksu cywilnego, którego treść brzmi:
W razie naruszenia dobra osobistego sąd może przyznać temu, czyje dobro osobiste zostało naruszone, odpowiednią sumę tytułem zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę lub na jego żądanie zasądzić odpowiednią sumę pieniężną na wskazany przez niego cel społeczny, niezależnie od innych środków potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia.
Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 13 grudnia 2019 roku, nr I ACa 704/18 wypowiedział się odnośnie art. 448 Kodeksu cywilnego. Stwierdził, że wskazany przepis jest samodzielny i może być stosowany obok innych środków wykorzystywanych przy naruszeniu dóbr osobistych pod warunkiem, że inne środki nie wyczerpują całkowicie uprawnień osoby, której dobro zostało naruszone. W związku z tym zasądzenie zadośćuczynienia pozostaje do wyboru sądu. Od jego oceny podjętej w oparciu o analizę okoliczności mających miejsce w danej sprawie zależy przyznanie pokrzywdzonemu pracownikowi ochrony w takiej właśnie formie.
Monitorowanie pracy zdalnej – czy jest obowiązkiem pracodawcy?
Pracodawca nie jest zobligowany do monitorowania pracy zdalnej. Decyzja należy wyłącznie do niego. Jest to jedynie jego prawo, z którego może skorzystać lub nie. Jednak praca tego typu wymaga czasami kontroli pod kątem efektywności i wydajności pracownika. Pracodawca nie musi często sprawdzać pracownika wykonującego pracę zdalną. Na przykład kontrolę czasu pracy może zastąpić czynnością polegającą na rozliczaniu pracownika za wykonane zadania, chociaż takie rozwiązanie najczęściej sprawdza się w przypadku umów cywilnoprawnych, do których nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy.
Podsumowanie
Monitorowanie pracy zdalnej jest zgodne z przepisami prawa, ale dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę. Monitorowanie pracy zdalnej nie obejmuje umów cywilnoprawnych. Takie umowy jak zlecenia, czy umowy o dzieło należy rozliczać w systemie zadaniowym. Pracodawca nie ma obowiązku monitorowania pracownika zdalnego. Decyzję w tym zakresie podejmuje dobrowolnie. Istotne jest, aby przy monitorowaniu pracy zdalnej została uszanowana prywatność pracownika zdalnego i członków jego rodziny. Jednocześnie musi być zapewniona pełna ochrona danych osobowych. Naruszenie tego zakresu może skutkować wystosowaniem przez pracownika żądania stosownego zadośćuczynienia uzyskanego od pracodawcy.
