Zwolnienie lekarskie pracownika – kto może wykonać kontrolę?
Aby dowiedzieć się, jak wygląda kontrola pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim, trzeba sprawdzić dwa przepisy:- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (zwane dalej rozporządzeniem),
- 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Podane przepisy wskazują, że zatrudniona osoba może zostać sprawdzona przez ZUS oraz płatników składek, czyli pracodawców, którzy dokonali zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.
PRZYKŁAD 1
W firmie pani Anny trzy osoby zostały zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego. Ta ilość pracowników nie pozwala wykonać kontroli, jednak przysługuje jej prawo do dostarczenia wniosku do ZUS-u o sprawdzenie, w jaki sposób pracownik wykorzystuje przysługujące mu L4. Aby ZUS wykonał kontrolę, przedsiębiorca musi uzupełnić wniosek OL-2.
PRZYKŁAD 2
W firmie Pana Jana pracuje 25 osób i każda z nich jest zgłoszona do ubezpieczenia chorobowego, dlatego ma on prawo przeprowadzić kontrolę.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami kontrola może zostać wykonana osobiście przez pracodawcę albo przez innego pracownika firmy. Można również uzyskać pomoc od firmy zewnętrznej. Aby odbyć kontrolę, niezbędne jest imienne upoważnienie wydane przez pracodawcę, zgodne ze wzorem, czyli załącznik 1 do rozporządzenia.
Jakie zasady obowiązują w trakcie kontroli zwolnień lekarskich?
Ustawodawca nie wyznaczył dokładnych okoliczności, dni ani godzin, kiedy można wykonywać kontrolę pracownika. W ustawie znajduje się tylko jeden zapis, który wskazuje, że kontrola powinna mieć miejsce, jeżeli zajdzie taka potrzeba, jednak bez wyznaczania terminu. Sprawdzenie pracownika ma miejsce w momencie, gdy jego nieobecność w pracy jest wyjątkowo częsta i budzi podejrzenia.
Takie działanie jest dozwolone, gdyż pracodawca może wykonać kontrolę zatrudnionej osoby w momencie, gdy uzna, że jest to konieczne.
W poradnikach dedykowanych dla pracodawców można znaleźć zapis, że wykonanie kontroli jest rekomendowane, gdy zatrudnione osoby często dostarczają krótkie L4 – na jeden, dwa lub trzy dni albo w sytuacji, gdy zwolnienia pochodzą zawsze od innego lekarza.
Jaki jest cel kontroli zwolnienia lekarskiego?
Podstawowym zadaniem kontroli zwolnienia lekarskiego jest sprawdzenie, czy zatrudniona osoba:
- nie podjęła pracy zarobkowej w momencie przebywania na zwolnieniu lekarskim,
- nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem.
Zwolnienie lekarskie może zostać wydane w celu sprawowania opieki nad dzieckiem albo innym członkiem rodziny. W takim przypadku kontrola polega na sprawdzeniu, czy w miejscu zamieszkania znajdują się inne osoby, które są w stanie sprawować opiekę nad dzieckiem albo dorosłym.
PRZYKŁAD 3
W trakcie kontroli wykonanej przez pracodawcę okazało się, że pracownica przebywająca na zwolnieniu lekarskim uwarunkowanym chorobą dziecka mieszka ze swoimi rodzicami, czyli dziadkami dziecka. Posiłkując się przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, trzeba zauważyć, że dziadkowie nie mają obowiązku sprawowania opieki nad swoimi wnukami, a zatem nie są traktowani jako członkowie rodziny mający możliwość zapewniania opieki. Reasumując, pracownica nie złamała przepisów prawa korzystając ze zwolnienia L4 na dziecko.
Protokół kontroli zwolnienia lekarskiego
W sytuacji, gdy w trakcie kontroli zostanie potwierdzone wykonywanie zarobkowej pracy przez pracownika albo postępowanie niezgodnie z jego celem (remontowanie mieszkania, załatwianie spraw urzędowych i innych) to podstawa do przygotowana protokołu. Wzór protokołu można znaleźć w rozporządzeniu. Jest nim załącznik numer 2. W dokumencie należy opisać przebieg kontroli, wpisuje się także informację, w jaki sposób złamano zasady odbywania zwolnienia.
Zatrudniona osoba ma pełne prawo wprowadzenia uwag do protokołu przygotowanego przez pracodawcę.
W tym miejscu trzeba podkreślić, że jeżeli żadne działanie pracownika nie budzi zastrzeżeń, protokołu nie należy przygotowywać.
Może dojść do sytuacji, gdy pracodawca nie wie, czy pracownik zachował się właściwie, czy jego zachowanie było sprzeczne z dopuszczanymi normami zachowania. Wtedy najlepszym rozwiązaniem jest skierowanie sprawy do ZUS-u o wydanie decyzji w tej sprawie. Pracownik również może dostarczyć do ZUS-u wniosek, pod warunkiem że uważa ustalenia pracodawcy za sprzeczne z prawdą. Kwestia pozostawienia albo odebrania zasiłku jest uwarunkowana decyzją urzędu.
Kontrola zwolnienia lekarskiego a brak pracownika w miejscu zamieszkania
Może zdarzyć się sytuacja, że pracownika nie ma w jego domu czy mieszkaniu w trakcie wykonywania kontroli. Wtedy jedynym słusznym rozwiązaniem jest wykonanie jeszcze jednej kontroli. Innym rozwiązaniem jest zwrócenie się z prośbą do osoby zatrudnionej o wyjaśnienie nieobecności. Zgodnie z przepisami nie wszystkie nieobecności są jednoznaczne z działaniem niezgodnym z zasadami odbywania L4.
PRZYKŁAD 4
Pracodawca nie zastał zatrudnionej osoby w trakcie kontroli, więc wykonał ją po raz drugi i wtedy pracownik był już w miejscu zamieszkania. Za powód nieobecności podał rehabilitację, a ośrodek to potwierdził. To wystarczające usprawiedliwienie dla pracownika.
Kontrola wykonana przez firmę zewnętrzną a RODO
Kontrola może zostać wykonana przez firmę zewnętrzną. Aby do tego doszło, niezbędne jest zawarcie umowy z firmą o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Takie działanie oznacza przetwarzanie danych w imieniu pracodawcy, będącego administratorem danych osobowych. Zgodnie z przepisami RODO firma zewnętrzna będzie traktowana jako podmiot przetwarzający.
Detektyw a kontrola pracownika przebywającego na L4
Art. 8 ust. 1 ustawy o usługach detektywistycznych wskazuje, że detektyw jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych i nie wymaga uzyskania zgody osoby, której dane dotyczą. Jeżeli dane przetwarza detektyw tylko na własne cele związane z prowadzoną sprawą, zgodnie z przepisami nie trzeba podpisywać umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Kontrola zwolnień lekarskich – kilka słów podsumowania
Kontrola pracowników, którzy są na zwolnieniu lekarskim, może zostać wykonana przez urzędników ZUS, pracodawcę albo firmę zewnętrzną. Aby rozpocząć kontrolę, niezbędne jest upoważnienie do jej wykonania. Jeżeli jest ona wykonywana przez firmę zewnętrzną, nie można obejść się bez umowy wyznaczającej zakres oraz cel przetwarzania danych osobowych. To obowiązkowy element. Z kolei decydując się na pomoc agencji detektywistycznej, umowa nie musi zostać podpisana.
Jeżeli pracownika nie ma w trakcie kontroli, trzeba ponowić wizytę i zapytać o powód nieobecności. W przypadku ewentualnych wątpliwości należy skierować sprawę do ZUS-u, który wyda decyzję.
Data publikacji: 2023-05-20, autor: FakturaXL
