Czy można monitorować samochód firmowy pracownika?
Przedsiębiorcy często powierzają samochód firmowy do użytkowania swoim pracownikom. Udostepnienie pracownikowi samochodu celem pełnienia obowiązków służbowych jest regulowane przepisami kodeksu pracy. Przy umowach cywilnoprawnych powierzenie auta odbywa się zgodnie z zasadami cywilnymi. Użytkowanie samochodu powierzonego pracownikowi nakłada na strony porozumienia pewne obowiązki.
Pracownik, któremu zostało powierzone mienie w postaci:
pieniędzy, papierów wartościowych lub kosztowności
narzędzi i instrumentów lub podobnych przedmiotów jak również środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego
który ma obowiązek zwrotu lub wyliczenia się z wymienionych wyżej przedmiotów, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę jaka powstanie w tym mieniu.
Aby pracownik mógł ponieść odpowiedzialność za szkodę na mieniu, to muszą wystąpić ku temu przesłanki. Mienie musi być powierzone w sposób prawidłowy, który umożliwia jego strzeżenie. W zasadzie okoliczności powierzenia mienia powinny być potwierdzone na piśmie. Dodatkowo pracodawca może dołączyć do umowy powierzenia, regulamin określający zasady użytkowania pojazdu.
Przy powierzeniu w użytkowanie samochodu służbowego, umowa powinna zawierać przynajmniej takie elementy:
data i miejsce zawarcia umowy
określenie stron umowy
dokładne określenie powierzonego mienia z podaniem marki samochodu, modelu, rocznika, numeru silnika, numeru nadwozia, przejechanych do tej pory kilometrów
dodatkowo może w niej znaleźć się opis powierzenia rzeczy przypisanych do samochodu, jak np.: dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa, komplet kluczy, a nawet nawigacja GPS jeżeli taka jest oraz inne wyposażenie, jak np.: gaśnica, apteczka, radio
określenie warunków zwrotu samochodu
zapisy odnoszące się do rozwiązania umowy
jeżeli w firmie brak jest regulaminu odnośnie powierzenia mienia, to w umowie powinny znaleźć się minimalne zasady użytkowania samochodu
podpisy stron umowy.
Pracownik powinien potwierdzić, że pojazd został mu wydany i że jest w jego posiadaniu. Jeżeli pojazd służbowy udostępniany jest osobie zatrudnionej na umowie cywilnoprawnej, to zasady dotyczące odpowiedzialności powinny być opisane nieco szerzej w sposób zrozumiały dla pracownika. W tym przypadku umowa regulowana jest przepisami prawa cywilnego i stosunkami cywilnoprawnymi. Zgodnie z art. 3531 Kodeksu cywilnego, strony zawierające umowę mają prawo ułożyć stosunek prawny wg własnego uznania, ale w taki sposób, aby jej treść lub cel nie były w sprzeczności z właściwościami stosunku, ustawy i zasadom współżycia społecznego.
Pojazdy monitorowane przez GPS
Obecnie pracodawca ma możliwość monitorowania użyczanych pojazdów za pomocą nawigacji GPS. Coraz więcej przedsiębiorców jest zainteresowanych takim rozwiązaniem. Dzięki niemu pracodawca może łatwiej ewidencjonować czas i jakość pracy pracowników. Poza tym system przyczynia się do bezpieczniejszego podróżowania i poruszania się samochodem.
Ochrona danych osobowych w świetle monitoringu GPS
System GPS zamontowany w użyczonym samochodzie zbiera dane geolokalizacyjne. Dane o lokalizacji razem z informacjami o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania objęte są szczególnymi regulacjami i bezpieczeństwem, co wymaga od pracodawcy podjęcia nowych działań o charakterze informacyjnym. Jest to zgodne z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO).
Pracodawca może wobec pracownika zastosować monitoring jeżeli zostaną spełnione określone warunki: monitoring jest potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia bądź kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, które ujawnione mogłyby narazić pracodawcę na szkody. W związku z tym pracodawca może wprowadzić nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół niego wykorzystując w tym celu dostępne środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu, czyli monitoring. W takim przypadku cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu powinien zostać zapisany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu o ile pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do opracowania regulaminu pracy.
Obowiązkiem pracodawcy zanim przyjmie danego pracownika do pracy, jest poinformowanie go o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu. Pracownik powinien otrzymać informację w formie pisemnej. Pomieszczenia jak również teren objęty monitoringiem muszą zostać odpowiednio oznaczone w sposób czytelny i widoczny przez umieszczenie znaków lub ogłoszeń dźwiękowych w terminie nie późniejszym niż 1 dzień przed uruchomieniem.
Zastosowanie się do ustawowych wymagań pozwala pracodawcy zastosować dowolną formę monitoringu pracowników przy założeniu, że monitoring służy do zapewnienia organizacji pracy, co daje gwarancję pełnego wykorzystania czasu pracy oraz odpowiedniego użytkowania powierzonych pracownikowi narzędzi pracy. Wszystkie wymienione warunki muszą zostać spełnione jednocześnie. Monitoring służy do zbierania informacji tylko podczas pracy, co oznacza, że niedozwolone jest śledzenie pracownika poza godzinami jego pracy.
Stały monitoring, a dobro pracownika
Pracownik powinien być nie tylko poinformowany o stałym monitoringu, ale również powinien wyrazić zgodę na stosowanie go poza godzinami pracy. W przeciwnym wypadku stały monitoring pracownika godzi w jego dobra i jednocześnie narusza obowiązujące prawo.
Jeżeli monitoring stosowany jest w stosunku do pracowników zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy w godzinach jego pracy, a dodatkowo pracodawca wywiązał się z obowiązku informacyjnego zgodnie z rozporządzeniem RODO, to nie musi posiadać zgody pracownika na monitoring.
