Brak zapłaty podatku za pracownika, jakie konsekwencje?

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, musi liczyć się z szeregiem obowiązków. Dotyczy to zarówno pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę, jak i osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną. Pracodawca nalicza i odprowadza podatek dochodowy od wynagrodzenia uzyskiwanego przez pracownika. Jeżeli zaliczka nie zostanie uregulowana w wyznaczonym przez ustawodawcę terminie, generuje to szereg poważnych konsekwencji.

Kto jest zobowiązany do regulowania podatku dochodowego od pensji pracownika?

Art. 8 Ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnik to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego ma obowiązek wyliczać i pobierać od podatnika zaliczkę na podatek. Następnie zaliczka jest wpłacana organowi podatkowemu w ustawowo wyznaczonym terminie.

Uzyskane informacje precyzyjnie wskazują, że to pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu regulowanych wynagrodzeń. To przedsiębiorca odpowiada za obliczanie, pobieranie i regulowanie w terminie do urzędu skarbowego zaliczek od podatku dochodowego. Ustawodawca wyznaczył termin do 20. dnia każdego miesiąca.

W jaki sposób obliczana jest zaliczka na podatek?

Wyznaczenie zaliczki na podatek we właściwej kwocie wiążę się z koniecznością obliczenia kwoty przychodu ze stosunku pracy uzyskanego przez pracownika.

Przez określenie przychody rozumie się wypłaty pieniężne  oraz nieodpłatne świadczenia w naturze, czyli:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• dodatki i nagrody,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• świadczenia pieniężne, które ponosi pracownik,
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń albo świadczeń częściowo odpłatnych.

Za moment powstania przychodu uznaje się miesiąc, kiedy wynagrodzenie zostało przekazane pracownikowi albo postawione do dyspozycji pracownika – w dniu wypłaty.

Obliczenie zaliczki odbywa się w następujący sposób:

• wyznaczenie podstawy opodatkowania, czyli przychody pomniejsza się o:
  • koszty uzyskania przychodu (250,00 zł albo 300,00 zł miesięcznie),
  • składki na ubezpieczenia społeczne uregulowane w tym miesiącu z wynagrodzenia zatrudnionej osoby,
• podstawę opodatkowania należy zaokrąglić do pełnych złotówek i na jej podstawie obliczyć kwotę zaliczki na PIT przy pomocy skali podatkowej:
  • 12%, jeżeli dochód pracownika jest mniejszy od 120 000 zł,
  • 32%, jeżeli pracownik przekroczył wyznaczony limit w kwocie 120 000 zł,
• od uzyskanej kwoty trzeba odjąć kwotę zmniejszająca podatek (300,00 zł, 150,00 zł albo 100,00 zł) i zaokrąglić do pełnych złotówek.

Ustawodawca wskazuje osoby, za które nie trzeba regulować zaliczki na podatek. Mowa o pracownikach, którzy mają prawo korzystać ze zwolnienia z PIT do kwoty 85 528,00 zł.

Zwolnienie jest dedykowane dla:

• osób młodych, czyli pracowników, którzy nie ukończyli 26 lat,
• osób, które wróciły do Polski po minimum 3-letnim mieszkaniu i pracy za granicą,
• osób sprawujących władzę rodzicielską albo pełniących funkcję opiekuna prawnego w stosunku do minimum 4 dzieci,
• osób aktywnych zawodowo po osiągnięciu wieku emerytalnego – pracownicy nie zdecydowali się pobierać świadczenia emerytalnego, mimo iż przysługuje im takie prawo.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację poświęconą poborowi podatku dochodowego aż do momentu przedawnienia zobowiązania, co oznacza okres 5 lat. Termin jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin uregulowania podatku.

PRZYKŁAD 1
Jaki jest termin przechowywania dokumentacji dotyczącej poboru podatku z roku 2023, w której termin płatności podatku upływa w ostatnim dniu kwietnia 2024 roku?

Zgodnie z przepisami deklaracja musi być przechowywana przez 5 lat, co oznacza do końca 2029 roku.

W jaki sposób opłacać zaliczki na podatek?

Po przepisach wprowadzonych 1 stycznia 2020 roku, płatnicy podatku dochodowego mają obowiązek regulowania zaliczek na przyznane dla nich indywidualne mikrorachunki podatkowe.

Mowa o rachunku, który został założony i przypisany do konkretnej osoby.

Na mikrorachunek należy regulować opłaty z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT),
• podatku dochodowego od osób prawnych (CIT),
• podatku od towarów i usług (VAT).

W tym miejscu trzeba wskazać, iż przedsiębiorca nie reguluje zaliczki na podatek za zatrudnione osoby na indywidualny mikrorachunek pracownika. Do uregulowania płatności wykorzystuje się indywidualny mikrorachunek podatkowy pracodawcy, wyznaczony poprzez numer NIP firmy.

Stworzenie wymaganego rachunku jest możliwe, dzięki generatorowi mikrorachunku podatkowego – wystarczy podać numer NIP, który jest wykorzystywany jako identyfikator podatkowy.

Deklaracje a zaliczki pobrane od wynagrodzeń

Po nowelizacji przepisów w 2007 roku przedsiębiorcy nie mają dłużej obowiązku przygotowania miesięcznych deklaracji PIT-4R. Są jedynie zobowiązani do określenia wysokości zaliczki i jej uregulowania na mikrorachunek podatkowy.

Z kolei, kiedy rok dobiegnie końca, w terminie do końca stycznia trzeba dostarczyć elektroniczną deklarację roczną PIT-4R, w której należy wpisać poszczególne zaliczki.

Na zakończenie roku należy także przygotować imienne informacje o wysokości dochodów pracowników, czyli PIT-11 i wysłać do urzędu w formie elektronicznej do końca stycznia. Pracownicy również muszą otrzymać PIT-11, ale w terminie do końca lutego.

Jakie są konsekwencje nierozliczenia zaliczki na podatek dochodowy?

Art. 30 Ordynacji podatkowej wskazuje, że przedsiębiorcy, którzy są płatnikami, mają odpowiedzialność za podatek niepobrany oraz podatek pobrany, a niewpłacony. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca nie pobrał albo nie wpłacił zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego, bierze na siebie odpowiedzialność za te należności całym swoim majątkiem. Równocześnie przedstawione postępowanie jest określane jako czyny zabronione i wiążą się z nałożeniem odpowiedzialności karnej skarbowej. Istnieje wyjątek od tej zasady i dotyczy przypadku, gdy podatek nie został pobrany z winy podatnika, a nie płatnika. Wtedy odpowiedzialność spada na podatnika.

Terminowa wpłata zaliczek na PIT z tytułu regulowanych na rzecz pracowników wynagrodzeń nakłada na pracodawcę odpowiedzialność całym jego majątkiem.

Art. 77 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeksu karnego skarbowego wskazuje, że brak uregulowania w wyznaczonym przez ustawodawcę terminie wpłaty zaliczek na podatek dochodowy właściwemu organowi podatkowemu wiąże się z nałożeniem kary grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat 3, a w najbardziej poważnych sytuacjach, nakładane są obie kary.

 Jeżeli pracodawca nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy albo są one pobierane w kwocie niższej, niż wyznaczono przez ustawodawcę, musi liczyć się z nałożeniem kary grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych albo karze do 2 lat pozbawienia wolności.

Jedynym sposobem uniknięcia kary jest uregulowania pełnej wartości należnego podatku dochodowego do właściwego organu podatkowego, ale musi to mieć miejsce jeszcze przed rozpoczęciem postępowania.

Terminowe rozliczanie podatku jest bardzo istotne, a nierespektowanie wyznaczonych zasad wiąże się z szeregiem poważnych konsekwencji.

Data publikacji: 2023-06-18, autor: FakturaXL