Duże firmy zatrudniające pracowników posiadają kadrę zarządzającą, której zadaniem jest między innymi zarządzanie zespołem pracowników. Jednak nie wszyscy menadżerowie potrafią administrować grupą pracowników w umiejętny sposób. Trzeba przyznać, że jest to dość trudne zadanie wymagające posiadania odpowiedniej wiedzy z zakresu zarządzania.
Zespół pracowników tworzą ludzie posiadający różne umiejętności i charaktery. Zarządzanie takim zespołem wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania, ale również posiadania specjalnych predyspozycji i kwalifikacji. Każdy menadżer powinien posiadać wiedzę jak skutecznie zarządzać zespołem ludzi, aby zwiększyć efektywność pracy w grupie. Menadżer musi dążyć do stworzenia zgranego zespołu pracowników, którzy będą potrafili pracować w grupie i z chęcią wymienią się posiadanym doświadczeniem oraz wiedzą z innymi współpracownikami. Zarządzanie zespołem ludzi nie jest łatwym zadaniem, ale niezbędnym, jeżeli współpraca ma trwać przez dłuższy czas i praca ma być wydajna.
Skuteczne zarządzanie zespołem pracowników – co powinien zrobić menadżer?
Zarządzanie zespołem pracowników w sposób, który w rezultacie ma przerodzić się w sukces firmy wymaga od menadżera stosowania zasad, które mają pomóc w jego uzyskaniu.
Zadaniem kierownika jest przede wszystkim:
przeprowadzanie rekrutacji pracowników celem stworzenia jak najlepszego zespołu
nawiązywanie dobrej komunikacji z pracownikami
umiejętne rozwiązywanie konfliktów
właściwa organizacja pracy
wypracowanie zaufania do pracowników
docenianie pracowników poprzez odpowiednią motywację
budowanie i pielęgnowanie wzajemnych relacji
stosowanie konstruktywnej krytyki.
Proces rekrutacyjny
Sprawne przeprowadzenie rekrutacji wydaje się być jednym z ważniejszych elementów w zarządzaniu zespołem pracowników. Na tym etapie dobrze jest:
zwrócić uwagę na cechy kandydatów
poznać zdanie kandydatów na różne tematy
zwrócić uwagę na zaangażowanie pracownika do pracy
ustalić cele zawodowe
poznać umiejętności kandydata i poddać je ocenie w zakresie w jaki sposób mogą wpływać na pracę w zespole.
Rozmowa rekrutacyjna ma pomóc w poznaniu i ocenie kandydata na pracownika. Dzięki rozmowie możliwe jest wybranie osób, które będą najbardziej pasowały do modelu przyjętego przez firmę i przyczynią się do dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Kolejnym krokiem po zbudowaniu zespołu pracowników jest przedstawienie założonych celów, które powinny zostać zrealizowane. Każda osoba przyjęta do zespołu pracowników musi dokładnie wiedzieć czego się od niej wymaga. Każdy członek zespołu powinien otrzymać określone zadania do wykonania, z których będzie rozliczany. Dzięki temu każdy będzie dokładnie wiedział co ma robić i wykona skutecznie powierzone mu zadania co w ogólnym rozrachunku będzie miało wpływ na wyższą wydajność w pracy.
Dobra komunikacja z pracownikami
Jednym z ważnych elementów w każdym zespole pracowników jest umiejętność komunikacji na linii szef – pracownik oraz pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Dobra komunikacja to podstawa efektywnego zarządzania. Niezły menadżer powinien zadbać i pielęgnować umiejętności komunikacyjne, ponieważ wzajemny, dobry kontakt w pracy jest najważniejszy. Zarządzający zespołem musi przede wszystkim nauczyć się słuchać i być wyczulonym na potrzeby pracowników. Powinien też jasno wyrażać swoje oczekiwania od zespołu oraz informować o postępach w pracy. Od komunikacji w grupie może w dużym stopniu zależeć sukces całej firmy. Okazuje się, że brak wzajemnego kontaktu jest najczęstszą przyczyną konfliktów, które mogą powodować, że współpraca nie będzie układała się najlepiej. Komunikacja musi opierać się przede wszystkim na wzajemnym szacunku pracowników i pracodawcy.
Umiejętność rozwiązywania konfliktów
W każdej pracy mogą pojawić się różne konflikty pomiędzy pracownikami oraz szefem. Tam, gdzie obcuje ze sobą wielu ludzi o zróżnicowanych charakterach konflikty są nieuniknione. Jeżeli takie będą, to powinny zostać rozwiązane szybko. W przypadku wystąpienia sporów w grupie pracodawca musi pozostać bezstronny. Nie powinien opowiadać się po żadnej stronie. Dobrze, jeżeli będzie znał techniki rozwiązywania konfliktów wtedy łatwiej będzie mógł doprowadzić do porozumienia stron.
Umiejętność dobrej organizacji pracy
Dobra organizacja pracy to podstawa sukcesu i pierwszy punkt w zarządzaniu pracownikami. Przede wszystkim duże znaczenie ma odpowiednio ułożony grafik pracy, a także prawidłowo zaplanowany czas pracy pracowników. Ważne są również przepisy związane z wykonywaniem obowiązków poszczególnych pracowników, które powinny być dla wszystkich zrozumiałe. Miarodajnie stworzony plan pracy może mieć spory wpływ na efektywność w całej firmie. Przy odpowiedniej organizacji może wzrosnąć poczucie odpowiedzialności wśród pracowników.
Zaufanie
W kontaktach pracodawca – pracownicy ważne jest wzajemne zaufanie dotyczące przede wszystkim zgłaszanych i realizowanych pomysłów wymyślanych przez poszczególnych pracowników lub cały zespół. Osoby zarządzające pracownikami powinny w miarę możliwości pozwolić im na samodzielne działanie i podejmowanie decyzji, co zapewne w którymś momencie przełoży się na większe zaangażowanie ze strony zatrudnionych w wykonywanie powierzonych im obowiązków. Brak zaufania do pracownika i jego umiejętności przez pracodawcę może oznaczać problemy w zespole. Pracownik nie może być non stop kontrolowany. Zwiększone kontrole mogą spowodować, że zatrudniony przestanie w końcu prosić o pomoc, a także nie będzie pomagał innym. Stanie się nieufny i zacznie unikać kontaktu z innymi współpracownikami co może być zagrożeniem dla udanej pracy zespołowej.
Motywowanie pracowników
Obowiązki wykonywane przez pracownika, zwłaszcza jeżeli wykonuje je z zaangażowaniem i przede wszystkim prawidłowo zasługują na uwagę pracodawcy. Takie zaangażowanie musi być nagradzane w odpowiedni sposób, chociażby przez udzielenie pochwały pracownikowi za osiągnięte cele i dobrze wykonaną pracę. Każde zlecone zadanie powinno zostać rozliczone i ocenione pod kątem jakości wykonania i zaangażowania. W ten sposób pracownicy zostają zmotywowani do jeszcze lepszej i wydajniejszej pracy. Jednym ze sposobów motywacji może być system premiowania.
Wzajemne relacje
W zarządzaniu zespołem pracowników dużą rolę odgrywają wzajemne relacje, które powinny być na odpowiednim poziomie. Dobrze, jeżeli w firmie będzie panowała przyjemna i przyjacielska atmosfera oraz będzie brak jakichkolwiek napięć, a pracownicy będą czuli się swobodnie. Może to przyczynić się do lepszej i wydajniejszej pracy.
Konstruktywna krytyka
Menadżer ma prawo do wysuwania krytyki w stronę poszczególnych pracowników jak i całego zespołu, ale musi pamiętać o tym, że może ją stosować tylko w uzasadnionych przypadkach i pokazywać dokładnie popełnione błędy. Powinien też potrafić wytłumaczyć na czym one polegają. Dozwolona jest krytyka konstruktywna polegająca na tym, że pracodawca wskazuje błąd lub błędy i jednocześnie pokazuje sposób lub sposoby rozwiązania problemu.
Wspieranie rozwoju pracowników
Jeżeli pracownicy zainteresowani są własnym rozwojem, to kierownik powinien ich w tym wspierać. Nie powinien negować potrzeb pracowników związanych z poszerzaniem wiedzy, dlatego musi zadbać o to, aby każdy pracownik w zespole miał równy dostęp do szkoleń oraz możliwości rozwoju.
Analiza efektywności pracy zespołu
Jednym z obowiązków menadżera powinna być dokładna analiza efektywności pracy całego zespołu pracowników. Pozwoli mu to dokładnie zobaczyć co dzieje się w zespole, jak wszyscy pracują zarówno zespołowo jak i indywidualnie, a także co należy poprawić, jakie podjąć działania, żeby praca zespołu była wydajniejsza.
