Zatrudnianie ponad 20 pracowników, dodatkowe obowiązki pracodawcy
Z zatrudnianiem pracowników wiążą się dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy. W większości ilość obowiązków zależy od liczby zatrudnianych pracowników. Im większa liczba zatrudnionych osób tym więcej dodatkowych czynności musi wykonać pracodawca.
Pracodawca, który zatrudnia pracowników musi wykonać kilka istotnych czynności. Przede wszystkim powinien ustalić stan zatrudnienia w zakładzie pracy. Nie zawsze przeprowadza się go w taki sam sposób. Inaczej ustala się stan zatrudnienia na potrzeby związane z tworzeniem regulaminu pracy lub regulaminu zatrudniania, a inaczej na potrzeby utworzenia ZFŚS. W przypadku tworzenia regulaminów pod uwagę bierze się wszystkich zatrudnionych pracowników u danego pracodawcy, W tej sytuacji bez znaczenia jest podstawa prawna na podstawie, której doszło do nawiązania stosunku pracy, czy pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę, a także jaki jest wymiar etatu na jaki został zatrudniony.
Natomiast w przypadku tworzenia ZFŚS przedsiębiorca ma obowiązek ustalić stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku, jeżeli będzie zatrudniał co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Regulamin pracy i wynagradzania – jakie obowiązki ma pracodawca?
Kilka lat temu pracodawca zatrudniający przynajmniej 20 pracowników zobowiązany był do utworzenia regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. Obecnie regulaminy należy obowiązkowo utworzyć dopiero przy zatrudnianiu co najmniej 50 pracowników. Postanowienia, które zostaną umieszczone w regulaminach nie mogą zawierać zapisów, które będą dla pracownika mniej korzystne od przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów prawa, układów zbiorowych pracy oraz porozumień zbiorowych dotyczących zatrudnionych osób.
Regulamin pracy jest dokumentem określającym organizację i porządek pracy. Może zostać wprowadzony, jeżeli pracodawca zatrudnia więcej niż 50 osób lub wtedy, kiedy takie regulacje zostały określone w układzie zbiorowym pracy. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych osób pod uwagę brane są wszystkie pracujące osoby niezależnie od wymiaru etatu w jakim świadczą pracę. Jeżeli w firmie działają związki, to wprowadzenie regulaminu pracy musi być z nimi uzgodnione. W sytuacji, kiedy w zakładzie pracy nie ma organizacji związkowej, to pracodawca sam ustala regulamin pracy. Powinny w nim znaleźć się między innymi zagadnienia dotyczące:
zatrudnienia w porze nocnej
terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzeń
organizacji pracy
przyjętego okresu rozliczeniowego czasu pracy
przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności
regulacji dotyczących stosowanych kar w ramach odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Zgodnie z przepisami regulamin pracy wchodzi w życie po 2 tygodniach od chwili podania go do wiadomości zatrudnionych osób. Regulamin ogłaszany jest na czas nieokreślony do momentu jego zmiany lub uchylenia. Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie z regulaminem pracy każdego pracownika jeszcze zanim rozpocznie on pracę. Pracownik powinien potwierdzić na piśmie zapoznanie się z regulaminem. Podpisane przez pracownika potwierdzenie przechowywane jest w aktach osobowych danego pracownika w części B.
Przepisy nie zabraniają utworzenia regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 50 osób, jeżeli będzie on chciał taki utworzyć.
Regulamin wynagradzania jest dokumentem, w którym ustala się warunki wynagradzania za pracę. Obowiązkiem pracodawcy jest wypłata wynagrodzenia w sposób okresowy w zamian za pracę wykonywaną na podstawie zawartej umowy o pracę. Pracodawca zatrudniający przynajmniej 50 osób nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym, który ustala warunki wynagradzania za pracę oraz przyznaje inne świadczenia związane z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na ich podstawie indywidualnych warunków umowy o pracę może podać te warunki w regulaminie wynagradzania. Regulamin wynagradzania powinien być uzgodniony z organizacją związkową, jeżeli taka działa w zakładzie pracy. W sytuacji, gdyby organizacja związkowa miała odmienne zdanie niż pracodawca odnośnie treści regulaminu wynagradzania, to w takiej sytuacji pracodawca nie może sam wprowadzić takiego w życie. Regulamin wynagradzania jest miejscem, w którym regulowane są zasady wypłacania pracownikom takich świadczeń, jak przykładowo: premie, wypłaty odprawy związane z zakończeniem zatrudnienia.
Pracodawca przy tworzeniu regulaminu wynagradzania powinien wziąć pod uwagę następujące składniki wynagrodzenia za pracę:
wynagrodzenie zasadnicze
dodatki za pracę w nocy
dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych
wynagrodzenie za dyżury pełnione poza normalnymi godzinami pracy
wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, w przypadkach wymienionych w przepisach prawa pracy.
Regulamin wynagradzania zaczyna obowiązywać po upływie 2 tygodni licząc od dnia podania go do wiadomości pracowników. Pracownik nie ma obowiązku potwierdzania, że zapoznał się z regulaminem wynagradzania. Wystarczy, jeżeli przeczyta go po udostępnieniu przez pracodawcę. Jeżeli w firmie zatrudnionych jest mniej niż 50 pracowników, to regulamin wynagradzania może być wprowadzony, ale nie musi. Regulamin nie wymaga rejestracji ani nie musi być zatwierdzony przez Państwową Inspekcję Pracy.
Zwolnienia grupowe pracowników – jakie obowiązki ma pracodawca?
O zwolnieniach grupowych mówi się wtedy, kiedy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Stan kadry pracowniczej liczy się na dzień wypowiadania umów o pracę. Kwestie związane ze zwolnieniami grupowymi zostały uregulowane w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Aby stosunek pracy został rozwiązany w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę bądź na mocy porozumienia stron z przyczyn leżących po stronie pracodawcy muszą zostać spełnione określone warunki.
Zwolnienie grupowe wystąpi wtedy, kiedy w okresie 30 dni pracodawca dokona zwolnienia co najmniej:
10 pracowników – pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników
10% pracowników – pracodawca zatrudnia od 100 do 299 pracowników
30 pracowników - pracodawca zatrudnia co najmniej 300 pracowników.
Zwolnienia grupowe wiążą się z dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawców, którzy powinni podjąć wspólne działania ze stroną pracowników oraz z urzędem pracy. Pracodawcy mają obowiązek wypłacić odprawy pieniężne pracownikom zwalnianym z przyczyn ich niedotyczących.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, a obowiązki pracodawcy
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) tworzy się w celu finansowania działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, jak i na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Jednym z bardziej popularnych świadczeń jakie finansuje ZFŚS jest świadczenie urlopowe. Fundusz tworzony jest przez pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (stan na 1 stycznia danego roku). Ci pracodawcy, którzy nie spełniają wymogu zatrudniania 50 pracowników mogą utworzyć ZFŚS na zasadzie dobrowolności. Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania mogą zawierać dowolne ustalenia odnośnie wysokości odpisu na ZFŚS, a także dotyczące jego tworzenia.
BHP, a obowiązki pracodawcy
Pracodawca, który zatrudnia przynajmniej 20 pracowników musi odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo i higienę pracy. Jeżeli w zakładzie pracy na jednej zmianie zatrudnionych jest więcej niż 20 osób, to pracodawca powinien zapewnić zatrudnionym pracownikom pomieszczenie z przeznaczeniem do spożywania posiłków, tzw. jadalnię. Jeżeli w danym zakładzie pracy, pracownicy wykonują jedynie pracę biurową, to pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia im oddzielnego pomieszczenia do spożywania posiłków. Zatrudnianie w firmie więcej niż 100 pracowników wymaga od pracodawcy utworzenia służby BHP. W przypadku zakładu pracy, w którym zatrudnionych jest mniej niż 100 osób zadania służby BHP może wykonywać pracownik zatrudniony przy innej pracy.
Zadania służby BHP może przejąć również pracodawca, jeżeli będzie miał ukończone szkolenie potrzebne do wykonywania zadań służby oraz będzie:
zatrudniał do 10 pracowników
zatrudniał do 50 pracowników i zostanie zakwalifikowany do grupy działalności, dla której została ustalona kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, dla której została ustalona kategoria ryzyka nie wyższa niż 3.
W sytuacji, w której będzie brakowało kompetentnych pracowników wykonywanie zadań służby BHP będzie mógł przejąć specjalista spoza zakładu pracy.
Wypłata zasiłków, a obowiązki pracodawcy
Obowiązkiem pracodawcy zgłaszającego do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 pracowników wg stanu na dzień 30 listopada danego roku jest wypłata zasiłków z ubezpieczenia społecznego począwszy od następnego roku kalendarzowego. Jeżeli pracodawca nie zgłosi na dzień 30 listopada danego roku do ubezpieczenia chorobowego nawet jednej osoby, to w takiej sytuacji liczbę osób zgłoszonych uprawniającą do wypłaty zasiłków należy ustalić w oparciu o stan na pierwszy miesiąc, w którym pracodawca dokonał zgłoszenia ubezpieczonych. Zarówno spadek jak i wzrost liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w trakcie danego roku nie wpływa na aktualną wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Pracodawca zobowiązany do wypłaty zasiłków ma obowiązek ustalenia, czy pracownik ma prawo do wypłaty zasiłku lub świadczenia oraz musi ustalić wysokość świadczenia lub zasiłku na cały okres, w którym pracownik był niezdolny do wykonywania pracy. Jeżeli w trakcie pobierania zasiłku lub świadczenia umowa o pracę zostanie rozwiązana, to wtedy obowiązek wypłaty zasiłku lub świadczenia przechodzi na ZUS.
Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), a obowiązki pracodawcy
Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Dodatkowo musi jeszcze osiągnąć wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych poniżej 6%. Pracodawca może zostać zwolniony z dokonywania wpłat na PFRON, jeżeli będzie zatrudniał mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych będzie wyższy od 6%.
Podsumowanie
Zatrudnianie przez przedsiębiorcę powyżej 20 pracowników oznacza dla niego szereg dodatkowych obowiązków. Niewywiązanie się z nich może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary pieniężnej w postaci grzywny.
