Czasami zatrudnieni pracownicy robią zakupy różnych towarów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, za które płacą własnymi, prywatnymi pieniędzmi.
Sposób rozliczania zakupów firmowych opłaconych przez pracownika
Pracownik ma prawo zapłacić za zakupy firmowe prywatnymi pieniędzmi. Zwrot wydatkowanych kwot możliwy jest po dostarczeniu faktur dokumentujących te zakupy i posiadających dane firmy. Dodatkowo pracownik musi napisać oświadczenie, że otrzymał zwrot środków lub można w tym celu skorzystać z druku KW (Kasa Wyda).
Firmy często stosują też inne rozwiązanie. Pracownik przed zakupami, np. przed delegacją służbową otrzymuje zaliczkę w gotówce przeznaczoną na zakup towarów lub usług. Dzięki temu nie musi blokować własnych środków. Po powrocie rozlicza się z zaliczki i ewentualnie zwraca pozostałą część.
Dokumentowanie wydatków
Pracownik przebywający w podróży służbowej, podczas której dokonuje firmowych zakupów musi zadbać o to, aby w prawidłowy sposób udokumentować poniesione wydatki.
Zgodnie z przepisami do dokumentów, które stanowią podstawę zapisów w książce przychodów i rozchodów należą:
inne dowody stwierdzające fakt dokonanej transakcji handlowej zgodnie z jej faktycznym przebiegiem, które powinny zawierać wszystkie elementy wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Czasami w przypadku szczególnych sytuacji wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztów podatkowych na podstawie paragonu lub biletu, jak np. w przypadku zakupu paliwa za granicą.
Rozliczanie wydatku firmowego
Rozliczanie wydatku firmowego poniesionego przez pracownika – podatek PIT (rozliczenie na podstawie KPiR) Wydatek firmowy poniesiony przez pracownika rozliczany jest w różny sposób w zależności od rodzaju podatku: PIT lub CIT. Można to zobrazować na przykładzie pracownika przebywającego w podroży służbowej, który zapłacił swoimi prywatnymi pieniędzmi za pobyt w hotelu, w którym miał nocleg zarezerwowany przez firmę. Po powrocie pracownik przekazał fakturę dokumentującą pobyt w hotelu i otrzymał zwrot pieniędzy. W jaki sposób powinna być udokumentowana transakcja zwrotu pieniędzy, a także w jaki sposób należy rozliczyć zakup sfinansowany z prywatnych środków pracownika oraz zwrot pieniędzy na podstawie dostarczonej faktury przy założeniu, że pracodawca prowadzi rozliczenia w KPiR?
Odpowiedź: Na zwrot pieniędzy powinien być wystawiony druk KW (Kasa Wyda). Inną opcją jest sporządzenie oświadczenia potwierdzającego przekazanie danej kwoty pracownikowi za poniesiony przez niego koszt, w imieniu firmy, której jest pracownikiem. Zakup jaki pracownik dokonał z prywatnych pieniędzy powinien zostać rozliczony w taki sam sposób jak każdy inny zakup firmowy ponoszony bezpośrednio przez przedsiębiorcę. Każdy koszt ujmuje się odpowiednio w zależności od rodzaju poniesionego wydatku, czyli:
kolumna 10 – zakup towarów i usług
kolumna 11 – koszty uboczne zakupu towarów i usług
kolumna 13 – pozostałe wydatki.
Rozliczanie wydatku firmowego poniesionego przez pracownika – podatek CIT (rozliczenie na podstawie pełnej księgowości) Firma, w której zatrudniony jest pracownik korzysta ze zwolnienia w podatku VAT oraz prowadzi pełną księgowość. W jaki sposób powinna być zaksięgowana transakcja zakupu noclegu dla pracownika, za który to zakup pracownik zapłacił prywatnymi pieniędzmi?
Przykładowy wpis do ksiąg powinien przedstawiać się następująco:
faktura VAT za nocleg wystawiona na kwotę 320 zł Ma konto 201 – Rozrachunki z dostawcami (konto konkretnego dostawcy usługi)
wartość zakupionej usługi - 320 zł Wn konto 402 - Usługi obce (usługi noclegowe)
rozliczenie kosztów: 320 zł Wn konto 550 – Koszty ogólne zarządu Ma konto 490 – Rozliczenie kosztów
uznanie zobowiązania wobec pracownika – faktura VAT: 320 zł Wn konto 201 – Rozrachunki z dostawcami (konto konkretnego dostawcy usługi) Ma konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (konto konkretnego pracownika)
zwrot wydatków pracownikowi – (KW) Kasa Wypłaci Wn konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (konto konkretnego pracownika) Ma konto 100 – Kasa.
Zwrot wydatków pracownikowi
W przypadku prowadzenia PKPiR nie ma większego znaczenia w jaki sposób pracownik otrzyma zwrot pieniędzy za zakup firmowy, za który zapłacił z prywatnych środków. Czy będzie to gotówka, czy rachunek bankowy. Rozliczenie wygląda tak samo.
W sytuacji, kiedy firma prowadzi pełne księgi, to zwrot pieniędzy powinien nastąpić na rachunek bankowy pracownika. Transakcja powinna być ujęta przez konto 130 – Rachunek bieżący.
Podsumowanie
Rozliczenie zakupów służbowych, które zostały opłacone z prywatnych pieniędzy pracownika może być różne w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości, czy jest to KPiR, czy pełna księgowość. Przy książce przychodów i rozchodów podstawą uprawniającą do zwrotu środków pracownikowi jest posiadanie odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesiony koszt. W przypadku pełnej księgowości wszystkie operacje gospodarcze muszą być ujęte w odpowiedni sposób z wykorzystaniem kont Winien i Ma.
