Ile wcześniej należy sporządzić grafik pracy dla pracownika?

Osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy, a także na podstawie umowy zlecenia powinna mieć ustalony harmonogram pracy, tzw. grafik pracy. Zgodnie z nim pracownik ma rozplanowane godziny pracy w danym okresie rozliczeniowym. Grafik sporządza pracodawca i ma obowiązek przedstawienia go pracownikowi w wymaganym terminie.

Ustalanie harmonogramu czasu pracy – przepisy prawa

Wszelkie kwestie związane z czasem pracy pracownika i ustalaniem harmonogramu znajdują się w Kodeksie pracy. Zasadniczo zgodnie z przepisami, czas pracy osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę oraz 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 129 par. 1 Kodeksu pracy). Powyższe nie dotyczy szczególnych systemów czasu pracy uregulowanych przepisami Kodeksu pracy traktowanych w sposób odrębny (art. 135-138, 143 i 144 Kodeksu pracy). 

Zgodnie z art. 129 par. 2 Kodeksu pracy podstawowy okres rozliczeniowy (4 miesiące) może zostać przedłużony o maksymalnie 12 miesięcy o ile wystąpią ku temu uzasadnione okoliczności wynikające z przyczyn obiektywnych lub technicznych bądź takich, które wiążą się z organizacją pracy. Jednocześnie musi zostać spełniony warunek dotyczący przestrzegania zasad bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. 

Harmonogram czasu pracy – jaki jest cel jego sporządzania? 

Harmonogram czasu pracy jest rozwiązaniem, które sprawdza się przede wszystkim w handlu, w działalności produkcyjnej, a także w usługach. Jest przydatne zarówno dla pracodawcy, jak i samych pracowników. Pracodawcy pomaga zorganizować czas pracy i mieć kontrolę nad załogą. Z kolei pracownik znając z góry swój grafik pracy może łatwiej zaplanować sobie prywatny czas poza godzinami pracy. 

Harmonogram czasu pracy – jak powinien wyglądać? 

Harmonogram czasu pracy pracownika powinien być ustalony na podstawie wymiaru czasu pracy jakim objęty jest dany pracownik. Grafik musi zawierać godziny pracy w poszczególnych dniach roboczych, przy czym musi uwzględniać dni ustawowo wolne od pracy (święta) oraz dni wolne od pracy wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy i czasu przypadającego na odpoczynek dzienny oraz tygodniowy. Wymiar czasu pracy przedstawiony w grafiku nie może być ani niższy, ani wyższy od tego jaki został zapisany w umowie. Harmonogram pracy może zostać sporządzony zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej, a swoim zakresem powinien obejmować okres co najmniej 1 miesiąca. 

Harmonogram czasu pracy – jaki termin na przekazanie pracownikowi? 

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi sporządzony harmonogram pracy za dany okres czasu przynajmniej w czasie przypadającym na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego on dotyczy (art. 129 par. 3 Kodeksu pracy). Jednak czasami może zdarzyć się sytuacja, która będzie wymagała zmiany harmonogramu, co może skutkować tym, że pracownik nie otrzyma korekty harmonogramu w ustawowym terminie 7 dni. Co prawda taka sytuacja nie została uwzględniona w Kodeksie pracy to jednak należy przypuszczać, że jeżeli będzie istniało realne uzasadnienie zmiany harmonogramu to może zdarzyć się, że termin jego przekazania pracownikowi nie zostanie dotrzymany. Pracodawca może dokonać zmian w grafiku pracy danego pracownika, jeżeli taka zmiana nie będzie sprzeczna z zasadami prawa pracy. 
Zgodnie z opinią Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca może skorygować harmonogram pracy, jeżeli taką możliwość dopuszczają przepisy zakładowego prawa pracy zawarte w regulaminie lub w obwieszczeniu.  

Harmonogram pracy – zmiany w grafiku

Pracodawca może umieścić w regulaminie pracy zapis, który da mu prawo dokonywania zmian w ustalonym wcześniej harmonogramie pracy, jeżeli będzie to wynikało z przyczyn, które nie były znane przy ustalaniu grafiku. Takimi przyczynami może być np. nieobecność pracownika w pracy lub konieczność realizacji wcześniej niewiadomych zamówień bądź usług. Pracodawca może nadać niektórym osobom uprawnienia do dokonywania zmian. Najczęściej będą to kierownicy działów, a w przypadku ich nieobecności mogą to być inne osoby, które otrzymają w tym zakresie stosowne upoważnienia. Aby powyższe zasady mogły obowiązywać, to w regulaminie pracy musi zostać zawarty odpowiedni zapis. Dopiero wtedy upoważnieni pracownicy mają prawo modyfikować zatwierdzone grafiki pracy pod warunkiem, że zaistnieje taka potrzeba. Sporna pozostaje jedynie kwestia dotycząca terminu dostarczenia pracownikowi zmodyfikowanego harmonogramu pracy. W przepisach brak jest informacji w tym temacie. Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy również nie jest jednolite w tym zakresie. W związku z tym przyjmuje się, że zmiany dokonane w grafiku mogą zostać przekazane pracownikowi z zachowaniem tygodniowego okresu poprzedzającego ich wprowadzenie. 

Innym przykładem może być przypadek, kiedy pracodawca w obwieszczeniu o czasie pracy zastrzega, że może dokonywać zmian w harmonogramach pracy dla poszczególnych działów przedsiębiorstwa, jeżeli wystąpią ku temu uzasadnione okoliczności, jak np. skumulowanie w danym okresie wielu obowiązków. Pracodawca może zastrzec w obwieszczeniu, że zmiana w grafiku pracy może być dokonana z wyprzedzeniem 1 tygodnia. W przypadku, kiedy takie postanowienie zostanie wydane, to należy uznać, że jest ono zgodne z prawem i może być zastosowane. 

Zmiana w grafiku pracy bez dotrzymania tygodniowego terminu

Czasami pracodawcy trudno jest dotrzymać terminu tygodniowego dostarczenia pracownikowi korekty harmonogramu pracy. Powodem może być niezdolność pracownika do wykonywania czynności służbowych z powodu zachorowania i co się z tym wiąże szybkiego zastąpienia go w pracy innym pracownikiem. Taka sytuacja wymaga szybkiego skorygowania harmonogramu pracy pracownika. Jest to nagła okoliczność, którą trudno jest przewidzieć. W tej sytuacji dopuszcza się zmianę grafiku bez konieczności zachowania tygodniowego terminu przekazania go pracownikowi. W związku z powyższym, jeżeli wystąpią wyjątkowe okoliczności, to zmiana harmonogramu pracy może zostać sporządzona i przekazana pracownikowi nawet na jeden dzień przed obowiązywaniem tego harmonogramu.  
Jednocześnie należy mieć na uwadze, że taki sposób rozumowania nie ma mocy prawnej i nie jest wiążący. Jednak, jeżeli spełnia potrzeby firmy i jednocześnie nie narusza praw pracowniczych to ma prawo być stosowany.

Harmonogram pracy – kiedy nie trzeba go sporządzać? 

W niektórych okolicznościach pracodawca nie musi sporządzać i wręczać pracownikom grafiku pracy. Dotyczy to sytuacji, kiedy: 

• harmonogram pracy danego pracownika został określony w umowie o pracę, w regulaminie danego zakładu pracy lub w Kodeksie pracy
• pracownika obowiązuje zadaniowy system pracy
• pracownik ma ustalony na jego pisemny wniosek indywidualny grafik czasu pracy
• pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu zgodnie z art. 1401 Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Harmonogram czasu pracy powinien być sporządzony i przekazany pracownikowi w terminie najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy. Nie powinna mieć miejsca taka sytuacja, kiedy pracownik otrzymuje grafik pracy na kolejny tydzień w ostatnim dniu tygodnia poprzedzającego ten tydzień. Czasami po wystąpieniu niektórych okoliczności sporządzony harmonogram pracy może wymagać korekty. Dzieje się tak np. w przypadku choroby pracownika. W takiej sytuacji grafik wymaga poprawki i może zostać wręczony pracownikowi nawet na 1 dzień przed rozpoczęciem pracy. 
Każda możliwa zmiana grafiku pracy dokonana praktycznie z dnia na dzień może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy taka możliwość zostanie określona w regulaminie pracy.

Data publikacji: 2023-11-06, autor: FakturaXL