W okresie pandemii koronawirusa wiele firm przeszło na pracę zdalną. Niektóre z nich w dalszym ciągu stosują taki system pracy. Dla managerów zarządzanie zespołem osób wykonujących pracę zdalną jest nie lada wyzwaniem. Kierowanie takim zespołem pracowników może niekiedy napotykać na pewne trudności. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji, na co zwrócić uwagę, aby zminimalizować lub całkowicie zlikwidować wszelkie problemy?
Praca zdalna to praca na odległość określana również jako praca razem, ale osobno. Polega na tym, że pracownik pełni swoje codzienne czynności zawodowe nie w firmie, ale poza nią w dogodnym dla siebie miejscu, np. w domu. Jednak nie wszystkie zawody mogą być wykonywane w ramach pracy zdalnej. Ten rodzaj zatrudnienia doskonale sprawdza się np. w biurze rachunkowym, agencji PR, agencji ubezpieczeniowej itp.
Zdalne zarządzanie rozproszonym zespołem pracowników
Wielu managerów zarządzających zdalnym zespołem pracowników ma obawy dotyczące między innymi poziomu zaangażowania pracowników, a także martwią się czy współpraca z pracownikami będzie efektywna. Pewne wątpliwości dotyczą także samego wykonywania obowiązków przez pracowników zdalnych, którzy nie czując ciągłej kontroli mogą przejawiać tendencje do odkładania rzeczy na później i niepodejmowania niektórych działań nawet jeżeli następstwem takiego postępowania będą niezbyt miłe konsekwencje. Taki stan rzeczy może wynikać z braku samodyscypliny lub załatwiania spraw prywatnych w ciągu dnia i niepowiadamiania o tym przełożonego. Wydawać by się mogło, że temu zjawisku można przeciwdziałać poprzez wprowadzenie monitoringu na służbowym sprzęcie oraz ustanowienie określonych godzin pracy. Jednak istnieje ryzyko, że takie działanie ze strony pracodawcy może przynieść wręcz odwrotny skutek. Co zatem można zrobić, aby uchronić się przed występowaniem powyższych sytuacji? Dobrym rozwiązaniem może być umożliwienie pracownikom wykonywania pracy w sposób swobodny tak aby mogli oni zorganizować sobie zadania i czas zgodnie z własnymi potrzebami. Jednocześnie warto jest ustalić indywidualnie z pracownikiem jakie są jego oczekiwania i wspólnie wypracować pewne zasady.
Organizacja pracy zdalnej – oczekiwania pracowników
W większości, bo aż 80% pracowników zdalnych zainteresowanych jest swobodną organizacją czasu pracy. Pracownicy wolą samodzielnie ustalać swój grafik pracy, wybierać miejsce pracy, a także wcześniej kończyć pracę, jeżeli będą mieli taką potrzebę. Niestety potrzeby pracowników często nie znajdują odzwierciedlenia u pracodawców, którzy przeważnie odmawiają im zatrudniania np. za granicą, głównie z powodu dokonywania rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz z urzędem skarbowym, a także ze względu na bezpieczeństwo danych firmy i ryzyka związanego z ewentualnym wypadkiem pracownika. Z kolei pracownicy wykonujący pracę zdalną często nie są zadowoleni z organizacji pracy, a przede wszystkim boli ich:
brak jasnych zasad dotyczących organizacji pracy zdalnej, co w konsekwencji wpływa na ich efektywność w pracy oraz obniża ich poczucie przynależności do firmy
brak wspólnych aktywności, przykładowo w formie spotkań integracyjnych
lekceważenie opinii pracowników dotyczących warunków pracy zdalnej
nieregularny rytm pracy polegający między innymi na braku ustaleń związanych ze wspólnymi dniami w biurze, ustaleniami dotyczącymi godzin dostępności oraz organizowaniu spotkań co jakiś czas
brak wydarzeń, które zachęcałyby do przyjścia do biura
brak dofinansowań do posiłków w biurze oraz dojazdów do biura.
Praca w biurze – korzyści widziane oczami pracowników
Do najważniejszych korzyści wynikających z pracy w biurze należą:
łatwiejsze budowanie relacji z innymi pracownikami
poprawa zdrowia psychicznego z uwagi na zmianę otoczenia i ze względu na kontakty z ludźmi
dodatkowa aktywność ruchowa
oddzielenie życia prywatnego od zawodowego
bardziej efektywna komunikacja z przełożonym
wyższy komfort pracy
lepsze zaplecze socjalne
warunki pozwalające skupić się na pracy, brak rozpraszaczy.
Praca zdalna – zarządzanie zespołem w organizacji rozproszonej
Wybór odpowiedniego systemu czasu pracy zdalnej System czasu pracy jest rozwiązaniem dobrym zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Podstawowy i najczęściej wybierany system czasu pracy w biurze polega na wykonywaniu pracy w godzinach od 8:00 do 16:00 lub 9:00 do 17:00. Jednak takie godziny nie zawsze sprawdzają się w przypadku pracy zdalnej, dlatego w organizacji rozproszonej warto wybrać bardziej elastyczne warunki pracy, co zapewne przełoży się na większe zaangażowanie ze strony zatrudnionych, a także zmniejszy wskaźnik nieobecności. W pracy zdalnej można zastanowić się nad wprowadzeniem innych systemów czasu pracy, jak:
zadaniowy czas pracy – pracownicy dostępni są w określonych godzinach oraz na spotkaniach, a jednocześnie mogą swobodnie organizować swój codzienny grafik
elastyczny czas pracy – pracownicy rozpoczynają pracę w godzinach określonych przez pracodawcę, przykładowo pomiędzy godziną 8:00, a 12:00
skrócony czas pracy – pracownicy pracują krócej niż 5 dni w tygodniu, ale w ciągu jednego dnia nie mogą przepracować więcej niż 12 godzin.
Czym jest model asynchroniczny czasu pracy?
Praca asynchroniczna polega na tym, że pracownicy wykonują pracę wg ustalonego przez siebie czasu we własnym tempie. Nie czekają aż inne osoby odpowiedzą im natychmiast na pytanie zadane w e-mailu. W tym systemie pracodawcy nie oczekują ani nie żądają, że pracownicy będą dostępni online przez cały czas w ustalonych godzinach pracy biurowej. Mają przyzwolenie do wykonywania zadań i odpowiadania innym pracownikom w dowolnym czasie, kiedy im to odpowiada, przykładowo w ciągu 20 godzin.
Zgodnie z powyższym praca asynchroniczna:
pozwala pracownikom pracować we własnym tempie
daje możliwość większej elastyczności i zapewnia dłuższe okresy nieprzerwanej pracy
pracownik może czerpać korzyści z pracy nawet, jeżeli całkowicie nie przejdzie na system asynchroniczny.
Komunikacja synchroniczna, a komunikacja asynchroniczna
Komunikacja synchroniczna – przykłady
możliwość osobistych spotkań
rozmowy telefoniczne
możliwość korzystania z platform do wysyłania szybkich wiadomości, jak np. Google Chat
możliwość rozmów wideo np. za pomocą Microsoft Teams.
Komunikacja asynchroniczna – przykłady
możliwość wysyłania e-maili
możliwość korzystania z platform do wysyłania szybkich wiadomości, jak np. Google Chat
możliwość korzystania z systemów zarządzania projektami, jak np. Clickup, Trello lub Asana
możliwość korzystania z platform do udostępniania dokumentów w chmurze, jak np. Google Workspace.
Wyżej przedstawione przykłady pokazują, że duża część dostępnych narzędzi może być używana zarówno synchronicznie jak i asynchronicznie. Zależy to od oczekiwań jakie mają użytkownicy. Co prawda praca asynchroniczna przeważnie kojarzy się z firmami zagranicznymi, to jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby ten model można było zastosować w firmach lokalnych i krajowych. Dzięki zastosowaniu tego systemu pracownicy są cały czas w kontakcie z pracodawcą lub innymi pracownikami, a jednocześnie nie muszą odpowiadać na wiadomości w czasie rzeczywistym. Pracodawca może jednak ustalić codzienne określone godziny pracy, podczas których pracownik obowiązkowo będzie musiał być dostępny. Pozostałe godziny pracy poza ustalonymi pozostają w gestii samych pracowników. Jednak czasami w niektórych sytuacjach system komunikacji synchronicznej może być bardziej skuteczny w porównaniu z systemem asynchronicznym.
Czy managerzy często kontaktują się z pracownikami? - badania
Z przeprowadzanych badań wynika, że managerzy niezbyt często odzywają się do pracowników korzystając z komunikacji zdalnej. Aż 37% pracujących zdalnie nie jest zadowolonych z kontaktów ze swoimi kierownikami i twierdzą, że przełożeni poświęcają im za mało czasu. Łatwiej jest się z nimi porozumieć w biurze niż na odległość. W celu skutecznego zarządzania rozproszonymi zespołami pracowników pracodawca powinien zadbać również o regularne spotkania oraz rozmowy. W sytuacji, kiedy kontakt e-mailowy może przyczyniać się do powstawania nieporozumień, to zaleca się, aby pracodawca wprowadził platformę do komunikacji wewnętrznej.
Monitoring pracowników zdalnych – co o tym myślą pracownicy?
Pracownicy zdalni mają podzielone zdanie co do monitorowania sprzętu. Duża ich część akceptuje monitorowanie urządzeń celem wykrycia złośliwego oprogramowania oraz phishingu, automatyzacji w celu przyspieszenia pracy oraz technologii, która wspiera przyznawanie awansu. Aż 43% pracowników sprzeciwia się weryfikowaniu e-maili, a 31% rejestracji produktywności. Z kolei 24% jest przeciwne monitorowaniu sprzętu.
Duża część pracowników zdalnych ma wrażenie, że ich praca jest cały czas sprawdzana i monitorowana przez pracodawców i to w większym stopniu niż ma to miejsce w przypadku osób wykonujących pracę w biurze. Przejawia się to przede wszystkim w takich branżach jak: IT, media, marketing i telekomunikacja. W rzeczywistości duża część pracodawców bardziej obserwuje i sprawdza czas pracy oraz obecności pracowników zdalnych. Intensywność obserwacji oraz sprawdzanie czasu pracy wiąże się ze stanowiskiem pracownika. Im wyższe stanowisko tym pracodawca poświęca więcej czasu na monitorowanie takiego pracownika. Niestety takie działanie nie przynosi korzyści, wręcz przeciwnie jest szkodliwe. Zbyt częste sprawdzanie zdalnych zespołów pracowniczych prowadzi do zmniejszenia produktywności. Pracownicy przekonani są, że pracodawca im nie ufa, co może przełożyć się na spadek motywacji pracowników do wykonywanej pracy i ograniczenie zaufania do pracodawcy. W konsekwencji pracownicy w końcu zaczynają szukać nowej pracy.
Czy elektroniczna ewidencja czasu pracy, to dobre rozwiązanie?
Z jednej strony pracodawca musi mieć jakąś kontrolę nad pracownikiem zdalnym, a z drugiej strony pracownik nie może za bardzo odczuć, że jego każdy ruch wykonywany online jest obserwowany i analizowany. W tej sytuacji idealnym rozwiązaniem wydaje się być wprowadzenie aplikacji do monitorowania czasu pracy zdalnej. Aplikacja działa w ten sposób, że pracownicy sami kontrolują czas jaki poświęcają na realizację projektów. Według ekspertów, jeżeli pracownik rozliczany jest z efektów pracy, a nie z czasu jaki spędził na wykonaniu tej pracy, to w takiej sytuacji rozwija się u niego większa świadomość związana lepszą organizacją pracy.
Techniczne punkty zarządzania pracowników zdalnych
Zgodnie z opinią pracowników, którzy wzięli udział w badaniu na temat zastosowania nowoczesnych systemów zarządzania i ich roli w pracy biurowej oraz w pracy zdalnej stwierdziło, że nie ma różnicy w używaniu narzędzi takich, jak: VPN, dostępu do danych w chmurze, czy logowania do oprogramowania wykorzystywanych zarówno do pracy biurowej, jak i przy pracy wykonywanej zdalnie. Zadaniem organizacji rozproszonej jest umożliwienie dostępu pracownikom do danych oraz programów jakich potrzebują do pracy. Obecnie w HR obserwuje się rozwój tzw. sztucznej inteligencji, dzięki której możliwe jest rozwiązywanie prostych problemów związanych z oprogramowaniem. Najwięcej przedsiębiorców, bo aż 38%, którzy wzięli udział w badaniu stosuje narzędzia pozwalające na samoobsługę pracowników, a 35% skupiło się na rozwoju wiedzy. Natomiast 32% bardziej zainteresowanych jest procesem wdrażania nowego pracownika do firmy.
Udostępnianie pracownikom danych kadrowo-płacowych
Dobrym pomysłem jest informowanie pracowników i wyjaśnianie im różnych aspektów związanych ze sprawami finansowymi i kadrowymi, jak np. udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące składników wynagrodzenia czy wskazanie przysługującego wymiaru urlopu. Jeżeli obsługą kadrowo-płacową pracowników zajmuje się zewnętrzne biuro rachunkowe, które nie zawsze umożliwia dostęp do danych pracowników w czasie rzeczywistym, to może warto, aby przedsiębiorca zastanowił się nad zakupem platformy kadrowo-płacowej, która będzie przechowywała w chmurze dane potrzebne do naliczania wynagrodzeń. Platforma umożliwia pracownikom samodzielne weryfikowanie liczby nadgodzin, wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz poszczególnych składników wynagrodzenia. Pracownicy zdalni mogą sprawdzać dane w dowolnym czasie.
Informowanie pracowników o cyber bezpieczeństwie
W obecnych czasach pracodawcy powinni ostrzegać pracowników przed grożącym im niebezpieczeństwem ze strony cyberprzestępców oraz zorganizować czas na szkolenia z zakresu zagrożeń na jakie pracownicy sami narażają się podczas wykonywania pracy.
Do najczęstszych błędów, które popełnia większość pracowników należą:
praca na prywatnym laptopie lub smartfonie
łączenie się z publiczną siecią Wi-Fi
używanie kabli oraz stacji do ładowania dostępnych publicznie.
Skutkom takich działań w postaci ataków cyberprzestępców można zapobiec między innymi poprzez zastosowanie niektórych zabezpieczeń, jak np.:
wprowadzenie obowiązku wieloetapowego logowania
zdalne weryfikowanie sprzętu służbowego pod kątem aktualizacji i ustawień bezpieczeństwa
szkolenia poświęcone cyberbezpieczeństwu
testy phishingowe mające na celu sprawdzenie, ile osób może uwierzyć w nieprawdziwego e-maila mogącego pochodzić od przestępców.
Ochrona psychiczna pracowników zdalnych
Pracodawca musi wobec pracowników zdalnych prowadzić takie działania, które konsekwentnie będą wspierały współpracę pomiędzy pracownikami, a także pozwolą kontrolować produktywność. Może zdarzyć się, że pracownicy zdalni będą w dobrych stosunkach między sobą, ale jednocześnie będą czuli się odsunięci i wyobcowani z uwagi na pracę przebiegającą tylko w warunkach domowych. W tej sytuacji ich dobre samopoczucie psychiczne może być zagrożone. Aby temu zapobiec organizacja powinna prowadzić politykę wellbeingową, czyli komfortu, której celem powinno być zapobieganie pogarszającemu się samopoczuciu pracowników zdalnych. W związku z tym pracujący powinni otrzymać dostęp do:
materiałów edukacyjnych z zakresu zdrowia fizycznego i psychicznego
konsultacji psychologicznych i psychiatrycznych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego
akcesoriów pozwalających w sposób bezpieczny korzystać z miejsca pracy, np. w postaci poduszki lędźwiowej na krzesło biurowe, czy słuchawek wygłuszających otoczenie
krótkich wskazań z zakresu jogi, pilatesu, czy stretchingu dostępnych online w godzinach pracy.
Wszystkie działania wspierające:
dają pracownikom możliwość większej kontroli nad środowiskiem pracy i własnym grafikiem, co przekłada się na większą satysfakcję z życia zawodowego. Często zadowolony pracownik przywiązuje się do firmy i nie myśli o zmianie pracodawcy
organizacje rozproszone uzyskują większe zyski. W ich przypadku znacznie zmniejszają się koszty związane z utrzymaniem biura
dają możliwość rozwoju wielu utalentowanym osobom, którym trudno jest dojeżdżać codziennie do biura.
Benefity pracownicze, a większa lojalność i zaangażowanie pracowników zdalnych
Według ok. 20% pracowników zdalnych niektóre działania pracodawców mają pozytywny wpływ na zatrudnionych. Chodzi głównie o organizowanie i udział w imprezach firmowych oraz organizowanie wyjazdów integracyjnych. Osoby pozytywnie nastawione do tego typu działań uważają, że są to jedne z lepszych benefitów socjalnych. Odgrywają one duże znaczenie w przypadku utrzymania lojalności i zaangażowania ze strony pracowników. Duże znaczenie dla integracji i utrzymywania dobrych stosunków w zespołach rozproszonych mają też wyjazdy szkoleniowe, wycieczki firmowe, imprezy firmowe organizowane dla pracowników i ich rodzin łącznie z dziećmi. Dodatkowo, jeżeli pracownicy zainteresowani są codziennymi rozmowami, ponieważ brakuje im takiego kontaktu, to warto, aby przedsiębiorca takie umożliwił poprzez organizację wideokonferencji.
