Upoważnienie pracownika do podpisywania faktur

Podatnicy mają obowiązek dokumentowania sprzedaży przy pomocy faktur. Czy dowody zakupu mogą być wystawiane przez pracowników, jakie kwestie formalne muszą zostać zachowane? Odpowiedzi na te pytania znajdują się poniżej. Dowiemy się także, jakie elementy muszą znaleźć się w fakturze i jakie są zasady wystawiania.

Faktura VAT – co warto wiedzieć?

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktury w celu udokumentowania:

• sprzedaży i dostawy towarów, a także świadczenia usług na rzecz innego podatnika podatku, podatku VAT albo podatku o zbliżonym charakterze na rzecz osoby prawnej, która nie jest podatnikiem,
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, jedynym wyjątkiem jest zastosowanie przez podatnika procedury szczególnej,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz podmiotu innego niż opisany we wcześniejszym punkcie,
• uzyskanie całości albo części zapłaty, zanim dojdzie do wykonania czynności, o których mowa powyżej, z wyjątkiem przypadków wyznaczonych w ustawie o VAT.

Kiedy dochodzi do sprzedaży zaewidencjonowanej z wykorzystaniem kasy fiskalnej, potwierdzonej paragonem fiskalnym, faktura dla podatnika podatku albo podatku od wartości dodanej zostaje wystawiona jedynie w przypadku, gdy paragon dokumentujący sprzedaż ma numer używany przez nabywcę towarów albo usług w celach identyfikacji na potrzeby podatku, albo podatku od wartości dodanej.

Jeżeli faktura wystawiona przez podatnika nie jest zgodna z omówionymi zasadami, organ podatkowy ma prawo wyznaczyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku podanego w fakturze.

Każdy podatnik musi wystawić fakturę w minimum dwóch egzemplarzach, gdzie jeden z nich jest kierowany do nabywcy, a drugi pozostaje u sprzedawcy przez okres 5 lat.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura musi zostać wystawiona najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy wykonano dostawę towaru albo wyświadczono usługę. Kiedy płatność została uregulowana przed wykonaniem dostawy towaru albo wykonaniem usługi, dowód zakupu należy przygotować najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy uzyskano całość albo część zapłaty.

Faktura korygująca jest przygotowywana w sytuacji, kiedy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania albo kwota podatku widoczna w fakturze została zmieniona,
• wykonano zwrot towarów albo opakowań (dla podatnika),
• doszło do zwrotu całości albo części zapłaty od nabywcy,
• zauważono pomyłkę w dokumencie.

Wystawianie faktur na rzecz i w imieniu podatnika

Podatnik podatku VAT, podatku od wartości dodanej albo podatku o podobnym charakterze i osoba prawna, która nie jest podatnikiem, kupując towary albo usługi od podatnika ma możliwość wystawiać w imieniu, albo na rzecz tego podatnika faktury:

• potwierdzające wykonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
• uzyskanie przez niego całości albo części zapłaty jeszcze zanim dojdzie do wykonania czynności (biorąc pod uwagę wyjątki wyznaczone w ustawie o VAT),
• dostawy towarów i świadczenia usług wykonywanych przez podatnika, mającego siedzibę działalności gospodarczej na obszarze kraju albo stałe miejsce zamieszkania, z którego wykonywane są te czynności, a kiedy siedziba działalności gospodarczej oraz stałe miejsce prowadzenia działalności ni znajdują się na terytorium kraju – mającego na obszarze kraju stałe miejsce zamieszkania bądź zwykłe miejsce pobytu, gdzie odbywają się te czynności, w sytuacji, kiedy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

Omówione działanie jest możliwe, pod warunkiem że podmiot razem z podatnikiem odpowiednio wcześnie podpisali umowę dotyczącą wystawiania faktur w imieniu oraz na rzecz tego podatnika, w której wyznaczono procedurę zatwierdzenia właściwych faktur przez podatnika zajmującego się wykonaniem tych czynności.

Faktury są wystawiane w imieniu oraz na rzecz podatnika przez osobę trzecią, która uzyskała do tego upoważnienie. Z tego prawa korzystają najczęściej przedstawiciele podatkowi, ale kim oni są? Przedstawiciel podatkowy to podatnik, który nie ma siedziby działalności gospodarczej albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na obszarze państwa członkowskiego, zobowiązany do zarejestrowania jako podatnik VAT czynny, ma obowiązek wyznaczyć przedstawiciela podatkowego. Jeżeli podatnik ma siedzibę działalności albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na obszarze kraju członkowskiego innego niż obszar kraju ma prawo fakultatywnie wyznaczyć przedstawiciela podatkowego.

Na przedstawiciela podatkowego nakłada się obowiązek rozliczenia podatku, przygotowania deklaracji podatkowych, a także informacji podsumowujących w tym zakresie, a także zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji, wliczając w to ewidencję na potrzeby podatku i inne czynności zgodne z przepisami o podatku od towarów i usług, kiedy istnieje taka konieczność. Wszystkie czynności są wykonywane w imieniu oraz na rzecz podatnika, który go upoważnił w stosownej umowie.

Jak przygotować fakturę VAT?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w fakturze VAT muszą znaleźć się następujące informacje:

• data wystawienia,
• kolejny numer zgodny z wyznaczoną serią,
• imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów albo usług wraz z ich adresami,
• numer wykorzystywany do identyfikacji podatkowej,
• data wykonania albo zakończenia dostawy towarów albo wyświadczenia usług lub data uzyskania zapłaty, pod warunkiem że data jest wyznaczona i nie jest taka sama, jak data wystawianie faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru albo usługi,
• miara i liczba dostarczonych towarów albo zakres świadczonych usług,
• cena jednostkowa towaru albo usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty wszystkich opustów albo obniżek cen, wliczając w to rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty, pod warunkiem że nie wliczono ich do ceny jednostkowej netto,
• wartość sprzedanych towarów albo wyświadczonych usług, wliczonych do transakcji, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej konkretnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z wyszczególnieniem kwot zgodnych z obowiązującymi stawkami podatku,
• kwota należności ogółem.

Faktury nie trzeba podpisywać, ale nie ma ku temu przeciwwskazań.

Podatnik ma obowiązek wskazania sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, a także czytelności faktury. Przyjrzyjmy się bliżej tym określeniom. Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości podmiotu odpowiadającego za dostarczenie towarów albo wyświadczenie usług bądź wystawienie faktury. Integralność treści to pewność, że w dokumencie nie zostały zmienione dane, które muszą zostać w niej wpisane. Wymienione kwestie są możliwe do zweryfikowania poprzez kontrole biznesowe pozwalające na wykonanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług.

Czy wymaga się upoważnienia do podpisywania faktur?

Posiłkując się Kodeksem cywilnym, osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa dedykowanym do obsługi publiczności jest traktowana, jakby otrzymała umocowanie do wykonywania czynności prawnych, które z reguły są wykonywane z osobami korzystającymi z usług przedsiębiorstwa.

Stanowisko Sądu Najwyższego wskazuje [Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 5 grudnia 2003 roku, IV CK 286/02] :

[…] odnosi się do wszystkich osób, które mają faktyczną możliwość dokonywania czynności prawnych w obiektach przedsiębiorstwa i ma zastosowanie zawsze, gdy przedsiębiorstwo nie poinformowało w sposób wyraźny swoich klientów, o tym, że konkretne osoby czynne w jego lokalu nie są umocowane do zawierania umów

PRZYKŁAD 1
Zatrudniona przez przedsiębiorstwo osoba odpowiada za obsługę klientów. Swoją pracę wykonuje zdalnie, a do kontaktu używa adresu mailowego w domenie pracodawcy. Czy pracownik jest określany jako osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa, jeżeli nie podpisano z nim upoważnienia do podpisywania faktur?

Praca w lokalu przedsiębiorstwa jest uwarunkowana panującymi warunkami oraz rozwojem technologii. Posiłkując się podaną powyżej interpretacją, umocowanie pracownika będącego osobą czynną w lokalu przedsiębiorstwa dotyczy także zdalnej obsługi klientów, a w tym komunikacji mailowej ze służbowego adresu e-mail w domenie przedsiębiorstwa. Pracownik ma prawo wystawiać i podpisywać faktury VAT w imieniu pracodawcy. Jednak nie ma przeciwwskazań, żeby pracodawca podpisał specjalne upoważnienie z zatrudnioną osobą, chociaż nie jest to konieczne.

Data publikacji: 2023-03-10, autor: FakturaXL