Przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników zależy głównie na tym, żeby dany pracownik był efektywny w swojej pracy. Na efektywność wpływ ma kilka czynników. Jak można zwiększyć efektywność pracowników? Czy dobrym sposobem na jej zwiększenie będzie podwyżka wynagrodzenia, czy raczej warto poszukać innych bardziej skutecznych sposobów?
Efektywność pracy postrzegana jest jako stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych efektów. Przykładowo efektywność pracy zespołowej jednego działu sprzedaży można zmierzyć przez:
liczbę wykonanych telefonów na godzinę
liczbę pozyskanych klientów w danym miesiącu
łączną wartość pozyskanych transakcji w okresie kwartalnym.
Przy wysokiej efektywności pracowników pożądane efekty pracy osiągane są przy proporcjonalnie małych nakładach. Pracownik efektywny powinien potrafić mądrze gospodarować swoim czasem. Poniżej kilka strategii, które zastosowane mogą pomóc zwiększyć efektywność pracowników. Są to:
ustalenie celu pracy
zachęcanie pracowników do przyjęcia odpowiedzialności za wykonaną przez siebie pracę
zapewnienie lepszej komunikacji w zespole
stworzenie środowiska otwartej komunikacji z kierownictwem
odpowiednio dobre wdrożenie nowych pracowników
poprawienie formuły spotkań
właściwe docenianie pracowników
rozwijanie kompetencji pracowników
wyposażenie pracowników w odpowiednie narzędzia
zaoferowanie elastycznego czasu pracy.
Efektywność, a wydajność pracownika
Efektywność, a wydajność pracownika to dwa różne pojęcia. W skrócie można powiedzieć, że:
efektywność pracownika oznacza to jak szybko potrafi on zrealizować cel
wydajność pracownika oznacza to jak dużo pracy jest on w stanie wykonać w określonym czasie.
Przykładowo wydajność pakowaczki można zmierzyć przez ilość paczek jakie spakowała w ciągu 8 godzin pracy. Natomiast efektywność pracowników nie polega na wykonywaniu większej ilości zadań w krótkim czasie, a na wykonaniu takich samych zadań przy mniejszym nakładzie pracy. Dzięki temu umiejętności oraz czas nie są marnowane.
Poprawa efektywności pracy
Dla firmy i samego przedsiębiorcy efektywność pracy pracowników oznacza przede wszystkim sukces przedsiębiorstwa. Pracownik wykonujący swoją pracę sumiennie jest świadomy tego, że dzięki jego pracy, jego zaangażowaniu firma się rozwija. Jednak czasami efektywność może nie działać pozytywnie na pracownika. Ma na to wpływ wiele czynników, jak np. złe nastawienie ludzi, źle przygotowane stanowisko pracy czy za duża ilość obowiązków przypadająca na pracownika w stosunku do otrzymywanego przez niego wynagrodzenia. Są to wystarczające powody, aby znaleźć drogę i sposoby pozwalające zwiększyć motywację do pracy, co może przełożyć się na lepsze wyniki.
Skuteczne sposoby na poprawę efektywności pracy pracowników
Sposobów na zwiększenie efektywności pracy jest wiele. Stosując je pracodawca musi mieć jednak świadomość, że nie muszą one jednakowo działać na każdego pracownika. W związku z tym może warto wprowadzić w życie niektóre z wymienionych poniżej zasad, które charakteryzuje najwyższy stopień oddziaływania na pracowników.
Pracodawca przykładowo może zadbać o:
stworzenie odpowiedniego miejsca pracy Pracodawca powinien pomyśleć o tym, żeby pracownik posiadał odpowiednie dla siebie miejsce pracy z dobrze dobranym biurkiem i wygodnym fotelem. Jest to o tyle ważne, że źle dobrany sprzęt biurowy może spowodować u niego problemy zdrowotne, co może negatywnie odbić się na wykonywaniu obowiązków służbowych przez pracownika
urządzenia biurowe pod ręką – dobra organizacja i właściwe rozmieszczenie sprzętów biurowych Dobrze, jeżeli pracownik będzie posiadał na swoim biurku w zasięgu ręki wszelkie akcesoria niezbędne do pracy, takie jak np. długopisy, ołówki, karteczki do zapisywania, dziurkacz, zszywacz. Akcesoriami pomocnymi w pracy mogą być też kalendarze, notesy i inne podobne. Pracownikowi można pomóc we właściwym wykonywaniu zadań pracowniczych, dlatego dobrze jest ustalić kolejność ich wykonywania już od momentu przyjścia do pracy. W pierwszej kolejności należy skupić się na najważniejszych zadaniach, bowiem największym błędem jest robienie wszystkiego na raz. Najtrudniejsze zadania najlepiej jest wykonywać zaraz po przyjściu do pracy, kiedy pracownik jest mniej zmęczony. Każdy pracownik powinien nauczyć się dobrej organizacji i zarządzania czasem pracy. Dzięki temu będzie mógł wykonywać ją w sposób efektywny, co pozwoli mu zakończyć powierzone zadania w godzinach pracy
przerwa na odpoczynek Każdy pracownik potrzebuje chwili na odpoczynek od zajęć służbowych w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy. Przepracowany pracownik, to mało efektywny pracownik bez motywacji do lepszej pracy, który może popełniać błędy. Dobrym pomysłem jest stworzenie miejsca, w którym pracownicy będą mogli odpocząć i dodatkowo odstresować się oraz zregenerować
dbałość o ładny wygląd miejsca pracy Na efektywność pracownika duży wpływ może mieć otoczenie, w którym przebywa podczas wykonywania obowiązków służbowych. Warto więc wyposażyć pokój w meble nie tylko funkcjonalne, ale i przyjemne dla oka. Wyposażenie biura można uzupełnić o ciekawe rośliny, a nawet oświetlenie, dzięki którym wnętrze będzie bardziej przyjemne i przytulne, zachęcające do pracy. Warto też zadbać o czystość pomieszczenia i o odpowiednią temperaturę, która nie powinna być ani za niska ani za wysoka. Dobrym rozwiązaniem może być instalacja klimatyzacji.
Na efektywność pracownika duży wpływ mają także sami menadżerowie i przedsiębiorcy, którzy odpowiedzialni są za stworzenie pracownikowi takich warunków pracy, które pozwolą mu dobrze czuć się w pracy. Pracownik musi mieć poczucie dowartościowania. Kadra kierownicza powinna umiejętnie zarządzać posiadanym personelem w taki sposób, aby pracownicy chętnie i dobrze pracowali, co niewątpliwie będzie przekładało się na sukces i tym samym pokonanie konkurencji. Bardzo ważnym czynnikiem jest też właściwe zmotywowanie zatrudnionych osób do jeszcze lepszej pracy i to nie tylko w postaci odpowiedniego wynagrodzenia, ale również za pomocą przyznawanych premii czy benefitów w formie przykładowo biletów do kina, karnetów na siłownię, prezentów świątecznych dla dzieci itp. Na niektórych pracowników motywująco może wpływać też możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, konferencjach czy sympozjach.
Dobra komunikacja jako czynnik podnoszący efektywność pracownika
W pracy liczy się szybkie i prawidłowe przekazywanie informacji, a także mówienie o tym co przeszkadza, a co pomaga w pracy. Każdy pracownik powinien dokładnie wiedzieć za co odpowiada, kto jest jego przełożonym itp. Konsekwencją braku dobrej komunikacji mogą być popełniane błędy. Razem z dobrą komunikacją w parze powinna iść miła atmosfera. Pracownicy będą bardziej efektywni, jeżeli będą pracowali w przyjaznym zespole, w którym wszyscy są życzliwi i pomocni. Wszyscy pracownicy muszą być traktowani przez przedsiębiorcę lub menadżera na równi z kulturą i szacunkiem. Przedsiębiorca powinien dać do zrozumienia, że praca każdego z pracowników jest równie ważna.
Efektywność pracy – wskazówki dla pracowników
planowanie pracy
przerwa na odpoczynek
rozpoczynanie pracy od wykonywania zadań, a nie od przeglądania poczty
