Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga współpracy pomiędzy pracownikami, a pracodawcą oraz pełnego zaangażowania w sprawy firmy z ich strony. W zarządzaniu przedsiębiorstwem można stosować metodę MBO znaną też jako zarządzanie przez cele. Zastosowanie tej metody w firmie pozwala na pełne zaangażowanie każdego pracownika w proces związany z tworzeniem celów. Dzięki temu pracownicy mają możliwość rozwoju poprzez aktywne uczestnictwo w kształtowaniu przyszłości firmy.
MBO, czyli zarządzanie przez cele z ang. management by objectives jest systemem zarządzania stosowanym przez organizacje, który ma pomóc przedsiębiorstwom w tworzeniu celów, co z kolei ma przełożyć się na większą motywację i produktywność. System zarządzania MBO umożliwia nie tylko wyznaczanie celów, ale pozwala także mierzyć postępy ich realizacji. Dzięki systemowi pracownicy otrzymują możliwość rozwoju i mogą w sposób aktywny uczestniczyć w formowaniu przyszłości firmy.
Klasyczna postać MBO realizowana jest na pięciu etapach: 1. określenie celów organizacji 2. określenie celów pracowników 3. monitorowanie postępów 4. ewaluacja 5. nagradzanie.
Podsumowując, stwierdza się, że zarządzanie przez cele jest metodą zarządzania organizacją, gdzie określane są cele, które muszą być zrozumiałe i ustalone wspólnie przez pracowników oraz kierownictwo. Cele indywidualne poszczególnych pracowników muszą współgrać z celami organizacji. W założeniu metoda pozwala określić wyraźne, mierzalne i realistyczne cele, które mają pomóc firmom oraz zespołom skupiać się na organizacji oraz pozwala pobudzać do działania różne innowacje, a także pomaga zwiększyć wydajność w firmie.
MBO – trochę historii
System MBO został opracowany ok. 70 lat temu i do dzisiaj sprawdza się doskonale. Za jego największego popularyzatora uważa się Petera Druckera, który rozpowszechnił system w swojej książce „Praktyka zarządzania”. Przez lata metoda MBO sprawdziła się i odniosła sukces. Przez okres trwający od momentu powstania aż do teraz pojawiło się wiele różnych publikacji i książek poświęconych tej tematyce. Według Druckera skuteczne zarządzanie polega na wyraźnym określeniu celów organizacji, które muszą zostać podane do wiadomości i muszą być zrozumiałe dla wszystkich.
Cele stosowane w systemie zarządzania
System MBO opiera się głównie na celach, które mają służyć nie tylko do kierowania działaniami, ale także mają oceniać postępy realizacji poszczególnych etapów i kształtowania kultury organizacyjnej. W celu ich monitorowania oraz optymalizacji wykorzystuje się metodę SMART, czyli:
Specific – dotyczy konkretnych działań, które muszą być dokładnie określone
Measurable – jest mierzalny co oznacza, że można go łatwo przełożyć na liczby określające stopień realizacji
Achievable – czyli możliwy do osiągnięcia
Relevant – odpowiada misji i celom organizacji
Time-bound – jest ograniczony czasowo, czyli ma ustalony czas realizacji.
Jeżeli wyzwania, które stoją przed całą organizacją rodzą się na podstawie decyzji o charakterze strategicznym, to w przypadku pracowników punkt docelowy ich pracy musi być określany w sposób dwustronny.
Wyznaczone cele powinny:
być jasno zdefiniowane i łatwe do zrozumienia. Chodzi o uniknięcie niejasności bądź nieporozumień. Cele powinny wyraźnie określać oczekiwane wyniki i służyć jako konkretne wskazówki do działania
posiadać konkretne wskaźniki pozwalające ocenić postęp i ostateczne osiągnięcia, co ma pozwolić pracownikom i kierownictwu monitoring skuteczności działań
być ambitne, ale jednocześnie realistyczne, ponieważ nierealistyczne mogą demotywować pracowników. Natomiast zbyt łatwe mogą nie stymulować wystarczającego wysiłku oraz innowacji
być zgodne z misją, wartościami i strategicznymi priorytetami organizacji, a także przyczyniać się do ogólnego rozwoju firmy i mieć znaczenie dla zespołów oraz jednostek odpowiedzialnych za ich realizację
mieć jasno określony termin realizacji, ponieważ ustalanie ram czasowych pomaga zespołom organizować ich priorytety, zarządzać czasem i zasobami oraz motywuje do działania i realizacji zadań w ustalonym terminie.
Jednocześnie cele strategiczne i operacyjne powinny zostać dopasowane do nowych wyzwań lub informacji. Oczywiście w miarę możliwości. Cele powinny być ustalane we współpracy z podmiotami, które będą je realizować. Dzięki temu zwiększa się poczucie odpowiedzialności oraz posiadania zarówno u pracowników, jak i u kierowników.
Jak wprowadzić zarządzanie przez cele do firmy?
Przed wprowadzeniem MBO do firmy najpierw warto zaznajomić się oraz poznać jaką misję i wizję zamierza wprowadzić firma, a także przedstawić cele strategiczne. Największym zaangażowaniem powinno wykazać się kierownictwo najwyższego szczebla. Dopiero później podjęte decyzje mogą zostać przedstawione pozostałym pracownikom, aby mogli je zrozumieć i zaakceptować. Od zaangażowania każdego z nich zależy bowiem sukces całej organizacji. Jednocześnie każdy pracownik powinien czuć, że jest najważniejszy, a jego głos się liczy. Z kolei cele mają wpływ na pracę i rozwój pracowników. MBO jest systemem, w którym łączą się różne metody. Jednak najważniejsze jest ustalenie celów danej organizacji co oznacza, że w tym zakresie musi zaistnieć współpraca pomiędzy pracownikami, a kierownictwem organizacji. Należy udowodnić też, że cele są realne. Ich wspólne ustalanie powinno sprzyjać zaangażowaniu oraz wzięciu wspólnej odpowiedzialności. Do tego nie wolno zapominać o regularnym sprawdzaniu jak realizowane są ustalone cele. Dzięki temu można z łatwością zobaczyć, które obszary działania powinny zostać poprawione i ewentualnie można zastosować wobec nich nową strategię, jeżeli będzie taka potrzeba.
Do realizacji zarządzania przez cele potrzebni są pracownicy posiadający konieczne umiejętności oraz wiedzę, dlatego kierownictwo jednostki powinno zainwestować przede wszystkim w szkolenia podnoszące poziom wiedzy i rozwijające umiejętności pracowników. Niemniej istotne jest również zapewnienie możliwości jak najlepszego komunikowania się wewnątrz organizacji na wszystkich poziomach zatrudnienia. Postawione cele muszą być zrozumiałe dla wszystkich, a wszelkie problemy powinny być rozwiązywane jak najszybciej.
Wprowadzenie zarządzania przez cele – korzyści dla jednostki
Dzięki systemowi zarządzania przez cele dana jednostka może łatwiej określić i zrealizować własne cele, a także ustalić to co jest dla niej najważniejsze. Poprzez wskazanie czytelnych celów w jednostce osoby nią zarządzające mogą z łatwością przekazywać menadżerom, a ci następnie mogą informować o tym w sposób kaskadowy pozostałych podległych pracowników. Oznacza to, że każdy z pracowników pracuje na sukces firmy i każdy ma świadomość celu do jakiego dąży. Innym znaczącym elementem zarządzania przez cele jest wypracowywanie osobistych celów przez poszczególnych pracowników, które powinny być uzgodnione z osobami zarządzającymi posiadającymi większą wiedzę na temat celów danej jednostki. Duże znaczenie ma możliwość połączenia indywidualnych priorytetów pracownika zgodnych z jego ambicjami z celami jednostki, aby wszystko ze sobą dobrze współgrało. Taka zależność w dużym stopniu może wpłynąć na motywację. MBO daje również możliwość oceniania działań pracownika. W przypadku wzięcia pod uwagę celów jakie pracownik wypracuje indywidualnie łatwiej jest zmierzyć ich realizację oraz można sprawdzić jak dokładnie zostały wykonane zadania, a pracownik, który jest oceniany nie odczuwa, że kontroli niezależnie od niego podlegają zagadnienia, na które nie ma on wpływu.
Największe zalety wynikające z wprowadzenia MBO:
poprawa wydajności i efektywności w jednostce
większa świadomość strategiczna jednostki
czytelne przekazywanie celów za pomocą metody kaskadowej
dobra komunikacja pomiędzy przełożonymi, a pracownikami
współgranie podejmowanych celów osobistych z celami jednostki
większe zaangażowanie i motywacja pracowników, czyli zwiększenie produktywności
bardziej skuteczna ocena działań i zaangażowania
większa motywacja prowadząca do osiągnięcia celów
większa satysfakcja z pracy
System MBO – co może go ograniczać?
System MBO jest dość specyficzny i wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Przede wszystkim nie każda firma może pozwolić sobie na jego wprowadzenie. Poza tym w początkowym okresie korzystania z systemu nie wszystkie jego funkcjonalności są dostępne i w związku z tym metoda nie jest w pełni wykorzystywana. Wprowadzenie zarządzania przez cele może zajmować wiele zasobów, zwłaszcza wtedy, kiedy osoby zarządzające oraz menadżerowie przyzwyczajeni są do innych metod zarządzania stosowanych wcześniej. Po wprowadzeniu MBO muszą przejść na inny sposób rządzenia polegający na dokonywaniu dogłębnych analiz strategicznych, a dodatkowo muszą nauczyć się poszerzania określonych kompetencji interpersonalnych, a to niestety nie wszystkim się udaje. Wymienione powyżej kwestie sprawiają, że system nie będzie w pełni wykorzystywany, a menadżerowie przyzwyczajeni do starych sposobów zarządzania nie będą dążyć do wspólnego wyznaczania celów, a raczej zaczną przekonywać pracowników, że tylko cele oraz zamysły kierownika są właśnie tymi, które powinny być ważne osobiście dla każdej osoby z zespołu. Takie rozumowanie jest zaprzeczeniem idei jaka przyświeca MBO i może mieć wpływ na zaangażowanie oraz motywację pracowników.
Podobnie, nie można wiązać wynagrodzenia z celami indywidualnymi, ponieważ nawet jeżeli cele osobiste i firmowe są ze sobą idealnie zgrane, to np. może zdarzyć się, że pracownik będzie bardziej zainteresowany wypracowaniem premii w pełnej wysokości, a nie będą interesowały go potrzeby organizacji.
Podsumowanie
Zarządzanie przez cele:
może prowadzić do zaniedbania strategii długoterminowych, jeżeli menadżerowie i pracownicy będą skupiać się przede wszystkim na krótkoterminowych celach
może prowadzić do frustracji i demotywacji, jeżeli pracownicy będą zdania, że ustalone cele są dla nich zbyt ambitne lub nieosiągalne. Tylko pracownicy, którzy będą brali udział w ustalaniu celów mogą czuć się odpowiedzialni za ich osiągnięcie
czasami pracownicy mogą próbować manipulować wynikami lub używać niezbyt etycznych środków do osiągnięcia celów zwłaszcza w przypadkach, kiedy wyniki będą uzależniały otrzymanie premii lub awansu
ustalanie, monitorowanie i przegląd celów, wiąże się z poświęceniem dużej ilości czasu, a także narzędzi, których koszt może być spory dla organizacji
czasami zarządzanie przez cele może prowadzić do konkurencji pomiędzy pracownikami lub działami, co z kolei może wywołać konflikty wewnątrz zespołu.
