Ujęcie faktury kosztowej w KPiR zgodnie z datą jej otrzymania

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych mają obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Muszą dokonywać w niej zapisów zgodnie z obowiązującymi terminami. Data zapisu wpływa przede wszystkim na moment powstania obowiązku podatkowego od przychodów uzyskanych w działalności gospodarczej, a także na daty rozliczeń dokonywanych od poniesionych kosztów. W związku z tym nieprawidłowe ujęcie przychodów i kosztów w KPiR sprawia, że kwota zobowiązania podatkowego może zostać źle wyliczona.

Rozliczanie przychodów w PKPiR - metoda memoriałowa i uproszczona, różnice

Podatnicy, którzy rozliczają się na podstawie podatkowej książki przychodów i rozchodów mają do wyboru jedną z dwóch metod rozliczania kosztów. Mogą stosować metodę memoriałową lub kasową (uproszczoną). Przy obu obowiązują takie same zasady rozpoznawania przychodów. Różnice dotyczą jedynie rozliczania kosztów. Przy metodzie kasowej koszty bezpośrednie, czyli bezpośrednio związane z przychodami oraz koszty pośrednie, czyli inne niż bezpośrednie ujmowane są w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy mogą odliczać od przychodów koszty uzyskania przychodów tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały one poniesione z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10 ustawy. 

Druga z metod, memoriałowa również stosowana przez podatników prowadzących podatkową książkę przychodów i rozchodów polega na oddzieleniu kosztów związanych z jednym rokiem podatkowym.

Podatnik, który wybierze tę metodę rozliczania kosztów musi dokonać ich podziału na dwa rodzaje wydatków, czyli: 

• bezpośrednio związane z przychodem
• pośrednio związane z przychodem.

Zasady obowiązujące w metodzie memoriałowej zostały zawarte w art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nimi podatnik cały czas musi prowadzić książkę w taki sposób, aby z łatwością można było wydzielić koszty uzyskania przychodów odnoszące się tylko do danego roku podatkowego. Przy stosowaniu tej metody wykorzystywana jest zasada memoriału, której zadaniem jest zapewnienie współmierności przychodów i kosztów w danym roku, co oznacza, że podatnik musi ująć przychody i koszty w tym samym okresie rozliczeniowym. Tak więc koszty ponoszone przez przedsiębiorcę, które umożliwiają mu osiągnięcie przychodu powinny zostać ujęte w tym samym okresie sprawozdawczym, w którym zostały wykazane przychody. Koszty uzyskania przychodów, które są bezpośrednio związane z przychodami i zostały poniesione w poprzednich latach przed danym rokiem podatkowym oraz w roku podatkowym muszą zostać potrącone w takim samym roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. 


Art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

Z kolei koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami potrąca się w dacie ich poniesienia. W przypadku, kiedy będą one dotyczyły okresu przekraczającego rok podatkowy i trudno będzie określić, która ich część odnosi się do konkretnego roku podatkowego, to w takiej sytuacji należy zastosować wyliczenie proporcjonalne do długości okresu, którego one dotyczą


Art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: 

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

PKPiR – ewidencja kosztów

Załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera wzór podatkowej książki przychodów i rozchodów razem z objaśnieniami. Księga podatkowa składa się z 17 kolumn. Każda kolumna służy do wykazywania w niej określonych danych. 
W kolumnie 2 ujmowane są dane pozwalające ustalić datę powstania obowiązku podatkowego oraz daty rozliczenia poniesionych wydatków dla celów podatkowych. Wpisuje się w niej dzień miesiąca wynikający z dokumentu na podstawie, którego dokonywany jest wpis. W kolumnie drugiej podatnik powinien wpisać datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu bądź datę zestawienia sprzedaży. Wpisanie niewłaściwej daty skutkuje ustaleniem nieprawidłowej kwoty zobowiązania podatkowego. 

Na podstawie zapisu zamieszczonego w art. 16 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik powinien każdy zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych ująć w księdze podatkowej natychmiast po otrzymaniu tych materiałów, a najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Pozostałe wydatki mogą być wpisywane do księgi raz dziennie po zakończeniu dnia, ale nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ustawy o PIT. 
W rzeczywistości często jest tak, że podatnik otrzymuje dowód będący podstawą do ujęcia wydatku w księdze podatkowej już po dacie jego wystawienia, co powoduje, że rodzą się wątpliwości, czy dany dowód na podstawie, którego ujmuje się dany koszt w księdze powinien być wykazany w PKPiR w miesiącu, w którym podatnik go otrzymał, czy raczej w miesiącu, w którym został wystawiony. Wątpliwości zarówno podatników, jak i biur rachunkowych w tej kwestii rozwiązuje art. 27 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim, jeżeli książkę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, to zapisy w niej dokonywane są chronologicznie na podstawie otrzymanych od podatnika dowodów wskazanych w art. 11-15, a także sum miesięcznych przychodów jakie wynikają z ewidencji, o której mówi art. 7 ust. 1 lub danych z zestawienia, które wymienia art. 19 ust. 2. Jednocześnie obowiązkiem podatnika jest przekazywanie do biura rachunkowego wszystkich dowodów zgodnie z postanowieniami zawartej umowy w czasie, który zapewnia prawidłowe i terminowe rozliczenia. Jednak nie może to być później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W związku z tym w tym miejscu pojawia się pytanie, w którym miesiącu powinien być zaksięgowany koszt w PKPiR, czy w miesiącu otrzymania przez podatnika dowodu potwierdzającego zakup lub przekazania go do biura rachunkowego, czy raczej w miesiącu jego wystawienia. W drugim przypadku takie ujęcie wydatku będzie wiązać się z koniecznością dokonania korekty w zapisach w PKPiR. W sytuacji, w której podatnik otrzyma dowód stanowiący podstawę do ujęcia wydatku w książce przychodów i rozchodów po dacie jego wystawienia w terminie przekraczającym ustawowy termin pozwalający wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, czyli przy nieuwzględnieniu tego dowodu w miesiącu, w którym został wystawiony to nie ma możliwości zaniżenia dochodu będącego podstawą do ustalenia należnej zaliczki na podatek dochodowy. W takim przypadku wystąpi raczej nadwyżka dochodu oraz nadwyżka kwoty zaliczki na podatek.   

Interpretacja ogólna Ministra Finansów dotycząca ujęcia wydatku w dacie otrzymania dowodu w PKPiR

W poz. 21 Dziennika Urzędowego Ministra Finansów została opublikowana interpretacja ogólna Ministra Finansów nr DD2.8202.3.2022 z dnia 23 lutego 2023 roku w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów dotycząca kosztów uzyskania przychodów. Celem wydania interpretacji była możliwość zapewnienia jednakowego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe w zakresie zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów przez podatników prowadzących podatkową książkę przychodów i rozchodów. 

Interpretacja Ministra Finansów opiera się głównie na treści przepisu art. 22 ustawy o PIT. Ust. 4 tego przepisu wskazuje, że koszty uzyskania przychodu potrącane są w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Podobny zapis zawierają ust. 5 do 5c art. 22 ustawy o PIT, które wskazują, że koszty uzyskania przychodów potrąca się w określonym roku podatkowym. Wynika z tego, że nie może to być inny okres rozliczeniowy jak tylko rok podatkowy, w którym wydatki te zostały poniesione, np. miesiąc lub kwartał. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla podatników prowadzących podatkową książkę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztów uzyskania przychodów uznaje się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania kosztu. Dzięki temu wydatek może zostać rozliczony przy obliczaniu dochodu bądź straty w danym roku podatkowym. Nie musi to być koniecznie dzień wystawienia takiego dowodu, na podstawie którego możliwe jest ujęcie wydatku w KPiR. Oznacza to, że nie ma przeszkód, aby dowód stanowiący podstawę do ujęcia kosztu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w terminie późniejszym mógł zostać ujęty w PKPiR w miesiącu jego otrzymania przez podatnika lub przekazania do biura rachunkowego. Ważne, aby powyższe sytuacje miały miejsce w danym roku podatkowym, w którym zgodnie z przepisami art. 22 ust. 4 lub ust. 5 – 5c ustawy o PIT dany koszt może zostać potrącony.  

W objaśnieniach wydanych do KPiR można przeczytać, że data zdarzenia gospodarczego wpisywana do kolumny drugiej książki składa się z dnia miesiąca jaki wynika z dokumentu na podstawie, którego dokonywany jest wpis, czyli jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu bądź data zestawienia sprzedaży. W związku z tym, jeżeli dany koszt zostanie ujęty w książce z późniejszą datą, to nie będzie to miało znaczenia dla daty jego poniesienia, o której mówi art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Chodzi o dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Jednocześnie jak wskazał Minister Finansów, jeżeli będzie miał miejsce opisany powyżej przypadek to podatnik może dodatkowo w kolumnie 17 „Uwagi” podać jakie były przyczyny późniejszego ujęcia kosztu w prowadzonej książce przychodów i rozchodów.

Data publikacji: 2023-10-11, autor: FakturaXL