Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy dany wydatek mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Pozostaje też sprawa prawidłowego ujęcia kosztu w odpowiedniej kolumnie PKPiR.
KPiR jest narzędziem pozwalającym na rozliczanie się z urzędem skarbowym w zakresie podatków. Mogą z niej korzystać osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki jawne i spółki partnerskie. Przeznaczona głównie dla firm, które nie osiągają wysokiego zysku. W KPiR zapisywane są na bieżąco operacje gospodarcze, zarówno przychody jak i wydatki firmowe.
Księga Przychodów i Rozchodów – wpisy
Do KPiR wpisujemy:
przychody
zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
ponoszone wydatki związane z prowadzeniem działalności
koszty prac badawczo-rozwojowych.
Księga Przychodów i Rozchodów – czego się nie wpisuje
Do KPiR nie wpisujemy:
zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów bądź wykonania usługi (nie występuje ani przychód ani koszt uzyskania)
koszty inwestycji w czasie jej realizacji (wpis możliwy dopiero po zakończeniu inwestycji jako odpis amortyzacyjny)
obrót opakowaniami zwrotnymi wydawanymi za kaucją (nie są one własnością podatnika i dlatego nie mogą stanowić przychodu)
jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej, jak np.: dotacja z UP lub inne dotacje z UE.
Księga Przychodów i Rozchodów – formy prowadzenia
PKPiR można prowadzić w dwóch formach: tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej. Podatnik może wybrać jedną z nich. Forma tradycyjna
kolumna 10 – wpisuje się wartość zakupionych towarów i usług wg cen zakupu
kolumna 13 – ujmuje się w niej większość pozostałych kosztów, które nie stanowią materiałów, czy towarów, jak między innymi: koszty czynszu, mediów, usług telekomunikacyjnych, materiały biurowe, paliwo do samochodów, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca tworzy w swojej firmie nowe stanowisko pracy, kupuje maszynę, to wydatki jakie poniesie na te cele także ujmuje w kolumnie 13. Forma elektroniczna Prowadzona jest w podobny sposób jak forma tradycyjna, z tą różnicą, że w systemie teleinformatycznym, który daje większe możliwości w postaci edycji czy generowania pliku JPK_PKPiR. Jest to najbardziej popularna i zalecana forma prowadzenia KPiR.
KPiR w formie elektronicznej na przykładzie programu Faktura XL
Prowadzenie PKPiR w programie Faktura XL odbywa się online w formie elektronicznej i jest bardzo proste i intuicyjne. Tworzenie zapisów w księdze i obsługa nie wymaga wiedzy specjalistycznej z zakresu księgowości. Program wykonuje większość operacji automatycznie, można zatem prowadzić ewidencję KPiR online samemu. Faktury wystawiane i wprowadzone do programu w dziale Koszty (faktury zakupowe) automatycznie dodają się do KPiR, która znajduje się w dziale Raporty:
Księga posiada też opcję dodawania, przestawiania, edycji i usuwania wybranych pozycji. Działa to podobnie jak prowadzenie ewidencji w komórkach programu Excel. Wystarczy kliknąć w wybraną komórkę, aby przeszła ona w tryb edycji i można uzupełniać wtedy wprowadzić dane w odpowiednich kolumnach KPiR.
Wygenerowana księga jest zgodna z przepisami i pozwala na utworzenie Jednolitego pliku Kontrolnego dla Księgi przychodów i rozchodów JPK_PKPiR od razu w programie, który można wysłać do Urzędu Skarbowego na życzenie w razie kontroli.
