Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą ponosi różne koszty, które powinny być właściwie zaksięgowane w KPiR. Ujęcie w odpowiedniej kolumnie ma ogromne znaczenie ze względu na remanent przeprowadzany na koniec i początek roku podatkowego, gdzie pod uwagę bierze się jedynie pozycje z kolumny 10 (materiały i towary).
Definicja materiałów i towarów została zawarta w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów. Zgodnie z par. 3 ust. 1 lit. b rozporządzenia, materiałami podstawowymi określa się surowce, które w procesie produkcji lub podczas świadczenia usług są głównym produktem gotowego wyrobu. Zgodnie z tym stwierdzeniem za materiał podstawowy można uznać np. mąkę w piekarni. W grupie tej znajdują się też części składowe, z których montowane są gotowe wyroby, jak np. w przypadku producenta lamp są to żarówki i klosze, a dla producenta komputerów będą to płyty główne, procesory, czy obudowy. Takim materiałem mogą też być elementy ściśle złączone z towarem, jak: puszki u producenta napojów, czy etykiety określające towar i jego właściwości, opakowania wielokrotnego użytku, które nie stanowią w firmie środków trwałych, jak przykładowo palety.
W kolumnie 10, oprócz materiałów podstawowych ujmuje się także materiały pomocnicze. Zaliczają się do nich surowce, które nie stanowią podstawy danego wyrobu, ale podczas produkcji oddają swoje właściwości wyrobowi. Przykładowo, w zakładzie stolarskim materiałem pomocniczym będzie klej, a u lekarza wata, czy strzykawki. W kolumnie 10 oprócz wymienionych pozycji, podatnik powinien ujmować również towary handlowe służące do dalszej odsprzedaży. Mogą to być np. owoce i warzywa w warzywniaku, czy książki w księgarni.
Pozostałe wydatki oraz materiały i towary
Do ujmowania większości pozostałych kosztów niestanowiących materiałów i towarów służy kolumna 13 KPiR. Do podstawowych wydatków, które księgowane są w tym miejscu należą między innymi: koszty czynszu, mediów, usług telekomunikacyjnych, materiały biurowe, paliwo do samochodów, składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy, odpisy amortyzacyjne środków trwałych.
W kolumnie 13 ujmuje się także wydatki poniesione na wyprodukowanie w firmie produktu, czy stworzenie nowego miejsca pracy. Przykładowo przedsiębiorca ponosi wydatki na zakup części potrzebnych do zbudowania stacji napełniania butli gazem. Niezależnie od tego czy wydatki przekroczą 10 000 zł netto (czynni podatnicy VAT) lub brutto (podatnicy zwolnieni z VAT), czy nie, maszyna będzie musiała być zamortyzowana jako środek trwały wytworzony we własnym zakresie. Przy mniejszych kosztach będą one mogły być ujęte w księdze jednorazowo w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Niektóre wydatki mogą zostać zaksięgowane w jednej z dwóch dodatkowych kolumn: 11 i 12. Kolumna 11 służy do ujmowania kosztów ubocznych zakupu towarów i usług, jak: transport, wysyłka, ubezpieczenie. Nie jest to miejsce, w którym ujmuje się koszty uboczne dotyczące innych wydatków, dlatego całość kwoty z faktury lub rachunku powinna znaleźć się w kolumnie 13 KPiR. Natomiast w kolumnie 12 księguje się koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz w ramach umów cywilnoprawnych.
