Jak zaksięgować towar handlowy w kolumnie 10 KPiR?
Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie Książki Przychodów i Rozchodów powinni ujmować w niej każdy zakup towaru handlowego zakupionego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Pomimo, że wydaje się to być prostą czynnością to czasami podatnicy mają problem z prawidłowym ujęciem poszczególnych zakupów w KPiR.
Aby dobrze zaksięgować towar handlowy w księdze przychodów i rozchodów warto najpierw zapoznać się co dokładnie oznacza pojęcie towar handlowy. Za towary handlowe uważane są wszelkie wyroby zakupione i przeznaczone do dalszej sprzedaży w stanie nieprzerobionym, czyli służące do dalszej odsprzedaży. Za towary handlowe uznawane są również produkty uboczne pozyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.
Wykorzystywanie zakupionych towarów handlowych w firmie
Towary handlowe nabywane są w celu ich dalszej sprzedaży. Czasami przedsiębiorca może podjąć decyzję o wykorzystaniu części zakupionych towarów na potrzeby prowadzonej działalności. W takiej sytuacji przychód jaki zamierzał uzyskać ze sprzedaży nie zostanie osiągnięty. W związku z tym, aby książka przychodów i rozchodów była rzetelna to przedsiębiorca powinien prawidłowo udokumentować czynność przeniesienia zakupionych towarów handlowych na potrzeby prowadzonej działalności i dodatkowo dokonać korekty w KPiR w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych”. Natomiast poniesiony koszt na zakup towarów powinien ująć w kolumnie 13 KPiR „Pozostałe wydatki”. Jeżeli chodzi o podatek VAT, to czynność przesunięcia towaru handlowego na potrzeby działalności gospodarczej nie wywołuje korekty VAT naliczonego przy zakupie towaru handlowego. Przeniesienie towarów na potrzeby firmy dokumentuje się za pomocą dowodu wewnętrznego lub dokumentu magazynowego „RW”.
Dokumenty należy sporządzić w momencie pobrania towaru handlowego. Powinny na nich znaleźć się niżej wymienione dane:
numer kolejny dokumentu
opis zdarzenia
data
nazwa przekazywanego towaru
wartość przekazywanego towaru.
Zakup towarów handlowych przez przedsiębiorcę, jak księgować?
Podatnik kupując towary handlowe powinien ująć je w podatkowej książce przychodów i rozchodów zgodnie z ceną zakupu zaraz po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Księguje je w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych”. Zasada ta dotyczy wszystkich podatników bez względu na przyjętą metodę księgowania kosztów. Wydatek poniesiony na zakup towarów handlowych stanowi dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Sposób prowadzenia KPiR został omówiony w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia książki przychodów i rozchodów. W par. 3 pkt 2 tego rozporządzeniaznajduje się zapis mówiący, że: „cena zakupu - cenę, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika”.
Rozporządzenie zawiera także wykaz dowodów księgowych na podstawie, których przedsiębiorca może zaksięgować dany zakup w książce przychodów i rozchodów. Należą do nich między innymi:
Jeżeli towar handlowy został zakupiony za gotówkę, to w takiej sytuacji faktura powinna zawierać adnotację „Zapłacono gotówką” lub informację, że do faktury VAT zostało wystawione KP. Nie wystarczy sama informacja, typu: „sposób zapłaty – gotówka”.
Zakup towarów handlowych – faktura po otrzymaniu towaru
Jak mówią przepisy towary handlowe powinny zostać ujęte w KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, a co w przypadku, kiedy przedsiębiorca otrzyma towar jeszcze przed fakturą? Takie sytuacje mają miejsce dość często, ponieważ sprzedawca ma czas na wystawienie faktury do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towaru lub wykonana usługa. W tej sytuacji sposób postępowania powinien być zgodny z zapisem zawartym w par. 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca powinien sporządzić szczegółowy opis zakupionego towaru handlowego i na tej podstawie dokonać zapisu w książce podatkowej. W opisie muszą znaleźć się takie informacje, jak:
imię i nazwisko (firma)
adres dostawcy
data i podpis osoby przyjmującej towar
ilość i rodzaj zakupionego towaru handlowego
cena jednostkowa
wartość towaru handlowego.
Przedsiębiorca musi przechowywać opis razem z innymi dokumentami firmy, ponieważ dokumentuje on zapis dokonany w KPiR. Po otrzymaniu faktury podatnik powinien dołączyć opis do faktury. Po otrzymaniu dokumentu musi sprawdzić, czy wszystkie informacje zawarte na fakturze zgodne są ze sporządzonym opisem, a zwłaszcza czy zgadzają się kwoty. Czasami może zdarzyć się, że wartość na fakturze będzie różniła się od tej ujętej w KPiR. Różnica powinna być zaksięgowana w książce przychodów i rozchodów w dacie otrzymania faktury.
Zakup towarów handlowych – koszty uboczne zakupu
Z zakupem każdego towaru handlowego związane są tzw. koszty uboczne, które przedsiębiorca musi ponieść. Należą do nich:
należność za transport
załadunek
rozładunek
koszty ubezpieczenia, np. ubezpieczenie w drodze.
Koszty uboczne ujmowane są w kolumnie 11 „Koszty uboczne zakupu”. Koszty związane z ubezpieczeniem księgowane są na podstawie polis i innych dokumentów wystawionych przez ubezpieczalnie. Wyjątek stanowią jedynie koszty transportu, które księguje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”, ponieważ nie są one związane z zakupem towarów.
Jeżeli przedsiębiorca pomyli się i przypisze wydatek poniesiony na transport do innej kolumny to nie musi martwić się tym, ponieważ i tak nie ma to większego znaczenia, zwłaszcza nie ma wpływu na prawidłowe wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Warto jednak zwrócić uwagę na to, aby dokonywać zapisów w książce podatkowej zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów. Tylko wtedy książka zostanie uznana za rzetelną.
Zakup towaru handlowego od osoby prywatnej - dokument
Czasami może zdarzyć się, że przedsiębiorca zakupi towar od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji dokumentem potwierdzającym zakup powinna być umowa sprzedaży. Musi ona zawierać przynajmniej takie dane jak:
dane sprzedawcy lub wskazanie stron transakcji razem z nazwami i adresami
datę sporządzenia umowy i datę dokonania faktycznego zakupu o ile różni się ona od daty sporządzenia umowy
przedmiot zakupu, jego wartość oraz ilość, jeżeli jest wymierna w jednostkach naturalnych
podpisy obu stron.
Umowa powinna być sporządzona w dwóch jednakowych egzemplarzach. Tak sporządzona stanowi podstawę do ujęcia zakupu w książce podatkowej.
