Przedsiębiorcy opodatkowani wg skali podatkowej mają obowiązek prowadzenia Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów. W książce obok przychodów ujmuje się także poniesione koszty. Służą do tego określone kolumny.
Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów zobowiązani są prowadzić przedsiębiorcy spełniający trzy warunki wymienione poniżej:
rozliczają podatek na zasadach ogólnych:
wg skali podatkowej – stawka 12% i 32%
liniowo – stawka 19%
prowadzą działalność gospodarczą samodzielnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwa w spadku
osiągają przychody netto, czyli bez podatku VAT z działalności gospodarczej lub przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku wysokości 2,5 mln euro.
Książkę przychodów i rozchodów zakłada się:
na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego
na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego.
Ewidencja może być prowadzona:
w formie papierowej – wymaga zbroszurowania, czyli spięcia razem wszystkich stron, które muszą być kolejno ponumerowane
w formie elektronicznej za pomocą specjalnego programu komputerowego.
Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2023 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera wzór zgodnie, z którym należy założyć i prowadzić PKPiR. Dokumenty księgowe powinny zostać zapisane na twardym dysku komputera np.: w plikach PDF. Zgodnie z przepisami Książka Przychodów i Rozchodów musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy, a zapisy powinny być dokonywane na bieżąco w języku polskim i polskiej walucie.
Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów – co ujmuje się w książce?
Podstawowymi dokumentami, które ujmuje się w Książce Przychodów i Rozchodów są dowody księgowe. Należą do nich między innymi:
faktury VAT łącznie z fakturami RR, dokumentami celnymi oraz rachunkami wystawionymi zgodnie z właściwymi przepisami
inne dokumenty potwierdzające dokonaną operację gospodarczą zgodnie z jej faktycznym przebiegiem:
dzienne zestawienia dowodów, jak faktury dotyczące sprzedaży sporządzone w celu ich zaksięgowania zapisem zbiorczym
noty księgowe
dowody przesunięć
dowody opłat pocztowych
dowody wewnętrzne.
PKPiR – inne dodatkowe ewidencje
Przedsiębiorca zobowiązany do prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów musi dodatkowo prowadzić:
ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
ewidencję sprzedaży – tylko w sytuacji zlecenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu i w przypadku nieprowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej
ewidencję przebiegu pojazdów – w przypadku posiadania samochodu ujętego w środkach trwałych i wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej przy odliczaniu 100% wydatków poniesionych w związku z jego użytkowaniem
ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych – w przypadku prowadzenia działalności kantorowej.
PKPiR – sposoby ujmowania kosztów
Jak mówią przepisy dzień wystawienia faktury lub rachunku bądź innego dowodu na podstawie, którego można ująć dany wydatek w PKPiR uważany jest dzień poniesienia kosztu. Jeżeli koszt został poniesiony na przełomie roku, to w takiej sytuacji przedsiębiorca może wybrać jedną z dwóch metod ujmowania wydatków:
metodę memoriałową - koszty dzieli się na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem osiągniętym w danym roku (koszty bezpośrednie i koszty pośrednie). Od tego, do której kategorii został przypisany dany koszt zależy data w jakiej zostanie on ujęty w ewidencji
metodę kasową, inaczej uproszczoną – koszty ujmowane są w dniu ich poniesienia, czyli w momencie zapłaty. W tym przypadku kosztów nie dzieli się na bezpośrednie i pośrednie i nie można ich przyporządkować do danych przychodów.
Koszty bezpośrednie – wydatki przyporządkowane są do przychodu. Ujmuje się je w tym samym roku, w którym przedsiębiorca osiągnął odpowiadające im przychody, ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok. Przykładem kosztów bezpośrednich są: wydatki poniesione na maszyny oraz inne urządzenia wykorzystywane w działalności, materiały do produkcji w firmie.
Koszty pośrednie – nie można ich w sposób jednoznaczny przyporządkować do danego przychodu. Należy je ujmować na podstawie daty wystawienia faktury przez sprzedawcę. Przykładem kosztów pośrednich są: wydatki poniesione na najem, koszty utrzymania biura, szkolenia, reklamę oraz promocję.
PKPiR – ujmowanie wydatków w poszczególnych kolumnach
Książka Przychodów i Rozchodów zawiera 17 kolumn, w których ujmowane są informacje dotyczące operacji gospodarczych. Ewidencjonuje się w niej osiągnięte przychody i poniesione koszty. To co powinno się w niej znaleźć zostało określone we wzorze znajdującym się w załączniku nr 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Kolumna 1 - numer zapisów do księgi. Taki sam numer służy do oznaczania dowodu na podstawie, którego dokonuje się zapisu Kolumna 2 - data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu Kolumna 3 - numer faktury lub innego dowodu Kolumna 4 i 5 - dane kontrahentów Kolumna 6 - opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów lub wypłata wynagrodzeń za dany okres Kolumny od 7 do 9 – dotyczą przychodów Kolumna 10 - zakup materiałów oraz towarów handlowych wg cen zakupu Kolumna 11 - koszty uboczne zakupu, takie jak np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze Kolumna 12 - wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom Kolumna 13 - pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, jak np. czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę Kolumna 14 - suma wydatków z kolumn 12 i 13. Kolumna 15 - kolumna przeznaczona do ujmowania w niej innych zdarzeń gospodarczych niż te wymienione w kolumnach 1–13 Kolumna 16 - koszty działalności badawczo-rozwojowej Kolumna 17 - uwagi dotyczące treści zapisów z kolumn od 2 do 16. Można w niej również ujmować dane dotyczące pobranych zaliczek.
Określone rodzaje kosztów – ewidencjonowanie
Poszczególne rodzaje kosztów ujmuje się w przewidzianych dla nich kolumnach.
Materiały i towary handlowe Zakup materiałów i towarów handlowych do firmy ujmuje się w PKPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu na podstawie faktury o ile towar lub materiały zostały dostarczone razem z fakturą. Służy do tego kolumna 10. W przypadku, kiedy materiał lub towar handlowy dotarły do nabywcy przed otrzymaniem faktury od dostawcy, należy sporządzić szczegółowy opis i na tej podstawie ująć wydatek w książce. Opis powinien być przechowywany i dołączony do faktury otrzymanej w późniejszym terminie. Należy w nim zawrzeć ilość, rodzaj i cenę jednostkową towaru oraz dane dostawcy. Dodatkowe koszty związane z zakupem towarów handlowych i materiałów, takie jak przykładowo: koszty transportu, koszty pakowania, odpraw celnych, ubezpieczenia wpisuje się do kolumny 11 PKPiR „Koszty uboczne zakupu”. Jeżeli książkę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, to zapisy dokonywane są chronologicznie do 20 dnia następnego miesiąca.
Wynagrodzenia i składki ZUS Wynagrodzenia pracowników oraz współpracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych zlecenie i o dzieło ujmuje się w kolumnie 12 książki w kwocie brutto. Składki ZUS płacone na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wpisuje się do kolumny 13 książki przychodów i rozchodów „Pozostałe wydatki”. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie te wynagrodzenia, które zostały przez niego faktycznie opłacone. Ujmuje się je w dacie wypłaty. Do dowodów księgowych na podstawie, których możliwe jest ujęcie tych wydatków w księdze przychodów i rozchodów są przykładowo: listy płac lub rachunki wystawione na zleceniobiorcę w przypadku umów zlecenia bądź umów o dzieło. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę są dla przedsiębiorcy kosztem podatkowym w miesiącu, za który stały się należne i zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w przepisowym terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego, którym strony są połączone. W przypadku umów cywilnoprawnych wypłaty stają się kosztem uzyskania przychodu w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Jeżeli chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne wynikające z wypłaconych wynagrodzeń, to zalicza się je do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane ze składkami są należne. Warunek: składki muszą być opłacone w terminie wskazanym w przepisie, czyli do 15 dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń. Na przykład: termin zapłaty składek za styczeń upływa 15 marca, ale jeżeli zostaną one opłacone w terminie do 15 lutego, to zgodnie z zasadą memoriałową będą mogły zostać zaliczone do kosztów w miesiącu styczniu.
Działalność prowadzona we własnym mieszkaniu Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu ma prawo do odliczenia części wydatków mieszkaniowych poniesionych na czynsz, wodę lub energię. W tej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek określić jaka część lokalu wykorzystywana jest w prowadzonej działalności gospodarczej. Najczęściej stosowaną praktyką jest wydzielenie jednego pomieszczenia na potrzeby prowadzonej działalności. Za koszt uzyskania przychodu zostają uznane te wydatki, które przypadają proporcjonalnie na wydzieloną część mieszkania, np. może to być 1/3 mieszkania. Powyższe wydatki ujmuje się w książce przychodów i rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Za dowód może służyć dowód wewnętrzny.
Nieodliczony podatek VAT Podatek VAT naliczony może zostać zaliczony do kosztów podatkowych i ujęty w KPiR. W przypadku zwolnienia z VAT lub nabycia towarów i usług w celu wytworzenia bądź odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z podatku od towarów i usług, podatek może zostać zaliczony do kosztów w części, w której podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku od towarów i usług.
