Czasami może zdarzyć się, że podatnik otrzyma zakupione towary przed wystawieniem faktury dokumentującej ich zakup. W takiej sytuacji zastosowanie ma przepis zawarty w par. 16 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia PKPiR. Wynika z niego, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest za pomocą faktury od dostawcy został dostarczony do firmy podatnika lub został nim dokonany obrót przed otrzymaniem faktury vat, to w takiej sytuacji podatnik powinien sporządzić szczegółowy opis materiału lub towaru, który otrzymał.
Opis musi zawierać takie informacje:
imię i nazwisko (nazwa firmy) oraz adres dostawcy
ilość, rodzaj oraz cena jednostkowa
wartość materiału lub towaru handlowego.
Następnie przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać zapisu w księdze przychodów i rozchodów na podstawie opisu. Potwierdzony opis należy przechowywać jako dowód zakupu. Dopina się go do otrzymanej faktury. Jeżeli wystąpi różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze, to powinna ona być wpisana do księgi w dniu otrzymania dokumentu. Otrzymanie materiału lub towaru oraz faktury na ten towar w tym samym miesiącu wymaga dołączenia opisu do otrzymanej faktury i dokonania zapisów w księdze na jej podstawie.
Par. 17 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR
wskazuje, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych powinien być wpisany do księgi zaraz po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeżeli chodzi o pozostałe wydatki to ich zapisu dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym uwzględniając zasady określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
