Przedsiębiorcy, którzy prowadzą Książkę Przychodów i Rozchodów mogą ujmować koszty za pomocą 2 metod: uproszczonej inaczej kasowej oraz memoriałowej. Którą metodę wybrać, która jest lepsza?
Przedsiębiorca rozliczający się za pomocą KPiR ujmuje koszty w oparciu o dwie dostępne metody: memoriałową lub uproszczoną. Nieważne, którą z nich wybierze, najważniejsze jest to, aby konsekwentnie stosował ją cały rok i nie zmieniał w trakcie roku podatkowego. Zmiany może dokonać na początku nowego okresu. Nie musi o tym powiadamiać urzędu skarbowego.
Przy ujmowaniu kosztów w KPiR ważne jest, aby odróżnić przepisy mówiące o podatku dochodowym od tych regulujących rozliczanie podatku VAT. Metoda kasowa w PIT różni się od metody kasowej stosowanej w przypadku podatku VAT.
Metoda uproszczona (kasowa)
Sama nazwa wskazuje na prostotę tej metody. Jej zadaniem jest ułatwienie rozliczenia podatnikom. Główną zasadą obowiązującą w metodzie uproszczonej jest, aby wszystkie koszty poniesione w danym roku podatkowym były potrącane w tym samym roku, niezależnie jakiego okresu dotyczą. Przedsiębiorca, który wybierze metodę kasową nie musi dzielić kosztów na te związane bezpośrednio i pośrednio z przychodami. Wszystkie traktowane są w taki sam sposób. Uproszczenie nie dotyczy każdego rodzaju kosztów. Wyłączone są między innymi: wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, czy zaliczki na podatek dochodowy. Koszty te księguje się w dacie faktycznej zapłaty.
Dobrym przykładem na zastosowanie metody uproszczonej w KPiR jest księgowanie kosztu z polisy ubezpieczeniowej za dwa lata podatkowe. Przy zastosowaniu metody memoriałowej koszt musiałby być podzielony proporcjonalnie na lata podatkowe, których dotyczy (księgowanie w częściach i tylko we właściwych okresach). Stosując metodę uproszczoną wydatek ujmowany jest w całości w dacie wystawienia polisy.
Metoda memoriałowa
Metoda memoriałowa wymaga od podatnika rozdzielenia kosztów bezpośrednio związanych z przychodem uzyskanym w danym roku od tych związanych pośrednio. Jest to bardzo ważne, ponieważ dzięki temu można prawidłowo zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów w KPiR.
Koszty pośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury z wyjątkiem tych, które dotyczą przełomu roku. Wtedy muszą być ujęte proporcjonalnie w roku podatkowym, którego dotyczą.
Koszty bezpośrednie, które zostały poniesione w danym roku podatkowym lub w roku następnym, ale do momentu złożenia zeznania podatkowego ujmuje się w roku, w którym zostały osiągnięte przychody.
Dobrym przykładem wydatku pośredniego jest faktura za rozmowy telefoniczne wystawiona w styczniu, która obejmuje rozmowy telefoniczne za grudzień i abonament za styczeń. W tym wypadku koszty dzielimy i zaliczamy go do odpowiedniego okresu. Powyższe dotyczy jedynie przełomu lat, a nie okresów z jednego roku podatkowego. Zgodnie z tym faktura wystawiona w kwietniu dotycząca usług z marca będzie księgowana w KPiR w dacie wystawienia.
Podsumowanie
To od podatnika zależy, którą metodę ujmowania kosztów w KPiR wybierze. Przed podjęciem decyzji powinien przeanalizować wszystkie za i przeciw (konsekwencje i poziom trudności). Bardzo ważne jest, aby wybraną metodę stosował konsekwentnie przez cały rok podatkowy.
