W przypadku kiedy pierwotnie wykazane przychody ulegną nagłemu zmniejszeniu lub zwiększeniu pod wpływem wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń mających miejsce w kolejnych okresach rozliczeniowych, to sprzedawca musi dokonać korekty sprzedaży.
Przychodem z działalności gospodarczej są kwoty należne nawet jeżeli nie zostały faktycznie otrzymane. Pomniejsza się je jedynie o wartość zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Dla czynnych podatników VAT przychodem jest kwota pomniejszona o wartość należnego podatku VAT. Datę powstania przychodu stanowi dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi lub częściowego wykonania usługi.
Jednak nie może to być później niż dzień:
wystawienia faktury
uregulowania należności.
Na podstawie daty powstania przychodu, podatnik może zaksięgować w KPiR określone zdarzenia gospodarcze dotyczące sprzedaży towarów lub usług.
Księgowanie faktur korygujących in minus
Jeżeli po zaksięgowaniu przychodu, przedsiębiorca otrzyma zwrot towaru lub kontrahent wycofa się z umowy bądź wystąpi błąd spowodowany oczywistą pomyłką, to zgodnie z zapisami ustawy o podatku dochodowym należy dokonać korekty przychodu. Na początku trzeba określić powód dokonywanej korekty:
błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka
inny powód, np.: zwrot towaru lub rabat udzielony po sprzedaży.
Jest to bardzo ważne, ponieważ od tego zależy sposób księgowania korekty sprzedaży w KPiR.
Jeżeli powodem wystawienia korekty sprzedaży jest błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka, to zapis korygujący należy wprowadzić pod datą wystąpienia zdarzenia pierwotnego, czyli pod datą wystawienia pierwotnej faktury sprzedaży.
PRZYKŁAD 1 Podatnik prowadzi działalność będąc właścicielem hurtowni zabawek. 22 kwietnia 2020 roku sprzedał 100 sztuk lalek. Przy wystawianiu faktury pomylił się w ilości sprzedanych zabawek i wpisał ilość 110 sztuk zamiast 100. Wykazał przychód do opodatkowania zgodnie z ilością widniejącą na fakturze. Błąd zauważył dopiero w kolejnym miesiącu (maju) i wystawił fakturę korygującą. Kiedy powinien zaksięgować w KPiR korektę i czy może skorygować przychód na bieżąco?
Odpowiedź: Nie może, ponieważ korekta dotyczy oczywistej pomyłki i podatnik ma obowiązek ujęcia jej w okresie pierwotnym, w którym została wystawiona faktura pierwotna, czyli w kwietniu.
Ale jeżeli dodatkowo powodem korekty (zmniejszenia przychodu) byłby zwrot towaru lub rabat bądź inna podobna czynność, to fakturę korygującą należy zaksięgować w dacie wystawienia faktury korygującej przez:
zmniejszenie wartości przychodu, kiedy wartość przychodu jest wystarczająca
zwiększenie wartości kosztu, kiedy przychód jest niewystarczający.
PRZYKŁAD 2 Firma w maju 2020 roku sprzedała towar na rzecz pewnej spółki. W lipcu 2020 roku, spółka zwróciła zakupiony towar. Sprzedawca w celu udokumentowania transakcji wystawił fakturę korygującą. W jakim okresie powinien ją ująć?
Odpowiedź: W zasadzie jeżeli korekta dotyczy zwrotu towarów, to powinna być zaksięgowania w okresie bieżącym, dlatego też transakcja na gruncie podatku VAT powinna być ujęta w lipcu 2020 roku.
Księgowanie faktur korygujących in plus
W przypadku księgowania faktur in plus stosuje się takie same zasady jak przy księgowaniu faktur korygujących in minus. Na początku należy określić powód wystawienia korekty. Pozwoli to podjąć decyzję, czy faktura ma być zaksięgowana w dacie wystawienia faktury korygującej (podwyższona cena z powodu wystąpienia zdarzenia, które miało miejsce po sprzedaży), czy pod datą faktury pierwotnej (wystąpienie błędu rachunkowego lub oczywistej pomyłki na fakturze pierwotnej).
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca wykonał usługę informatyczną na rzecz innej firmy w lipcu 2020 roku i wystawił fakturę. W sierpniu 2020 roku zauważył, że przy wystawianiu dokumentu popełnił błąd. W wyniku pomyłki miał obowiązek skorygowania przychodu na plus. Czy będzie mógł ująć fakturę korygującą w sierpniu 2020 roku?
Odpowiedź: Nie będzie mógł, ponieważ korekta dotyczyła błędu rachunkowego. W tym wypadku przychód należy skorygować w okresie faktury pierwotnej, czyli w lipcu. Dodatkowo, przedsiębiorca ma obowiązek uregulowania powstałego zobowiązania podatkowego i naliczonych odsetek z tytułu zapłaty zaległej części zobowiązania w zakresie podatku dochodowego.
Korekta sprzedaży – prawidłowa data księgowania
Faktura korygująca sprzedaż musi być ujęta w prawidłowej dacie. Ma to znaczenie zarówno w podatku VAT, jak i w księgach podatkowych prowadzonych dla podatku dochodowego. Od prawidłowości daty zależy ustalenie właściwych należności podatkowych. Faktura korygująca in plus wykazana w bieżącym okresie, w przypadku kiedy dotyczyła błędu rachunkowego powinna być zaksięgowania w KPiR w dacie wstecznej (razem z fakturą pierwotną), ponieważ w innym wypadku spowoduje zaniżenie należności podatkowej za okres, w którym została wystawiona faktura pierwotna. Jeżeli urząd skarbowy wykryje nieprawidłowość, to może obciążyć podatnika odsetkami.
Podsumowanie
W świetle ustawy o VAT faktura korygująca in plus nie musi być zaakceptowana przez nabywcę. Jego akceptacji wymaga jedynie faktura korygująca in minus. Z kolei jeżeli chodzi o moment księgowania w KPiR, to urząd skarbowy zaleca postępowanie zgodnie z zasadami podobnymi do tych jakie stosowane są w przypadku podatku dochodowego, gdzie za datę księgowania przyjmuje się powód wystawienia korekty. Potwierdzeniem na to jest wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) z Wrocławia z dnia 21 lutego 2018 roku o sygn. akt ISA/Wr1262/17, gdzie można przeczytać:
sposób rozliczenia przez sprzedawcę faktur korygujących zwiększających kwotę podatku VAT należnego uzależniony jest od okoliczności powodujących konieczność dokonania korekt faktur pierwotnych. W przypadku, gdy przyczyna korekty istniała już w chwili wystawienia faktur pierwotnych (błąd, pomyłka), korekt podatku należnego należy dokonać wstecz, tj. w miesiącu, w którym w wyniku błędu zaniżony został podatek należny. W przypadku natomiast, gdy przyczyna korekty powstaje w terminie późniejszym (np. następuje uzgodniona zmiana ceny), korekta "in plus" powinna zostać ujęta na bieżąco, tj. w rozliczeniu za okres, w którym powstała przyczyna korekty.
KPiR w programie do faktur: FakturaXL
Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w programie FakturaXL odbywa się w formie elektronicznej i jest bardzo proste. Nie wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy z zakresu księgowości, program wykonuje większość czynności za nas sam. Faktury wystawiane w programie oraz wprowadzane w dziale Koszty (faktury zakupowe) automatycznie pojawiają się w KPiR, która znajduje się w dziale Raporty:
Księga posiada również opcję dodawania, edycji, przesuwania i usuwania wybranych pozycji. Całość działa na podobnej zasadzie jak prowadzenie ewidencji w Excelu. Wystarczy kliknąc na komórkę, a przechodzi ona do edycji i można uzupełniać odpowiednie komórki w kolumnach KPiR.
