Kiedy wykazać fakturę zaliczkową w KPiR i ewidencji VAT?
W obrocie gospodarczym funkcjonuje pojęcie zaliczki, która wpłacana jest na poczet wykonywanych usług lub przyszłej dostawy towarów. Stanowi zabezpieczenie wykonania wymienionych czynności. Niektórzy przedsiębiorcy mają problem ze sposobem ujęcia faktury zaliczkowej w rozliczeniach, zarówno w podatku PIT, jak i VAT.
Art. 106f ustawy o VAT wskazuje na elementy jakie musi zawierać faktura zaliczkowa. W większości są to te same dane, które umieszcza się na zwykłej fakturze VAT.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać takie elementy, jak:
data wystawienia
kolejny numer jednoznacznie identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska lub nazwa firmy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy
adresy prowadzenia działalności obu stron biorących udział w transakcji
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
numer, za pomocą którego nabywca identyfikowany jest na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury
kwota otrzymanej zapłaty
kwota podatku
dane dotyczące zamówienia lub umowy, jak: nazwa, czyli rodzaj towaru bądź usługi
cena jednostkowa netto
ilość zamówionych towarów
wartość netto zamówionych towarów lub usług
stawki podatku
kwoty podatku
wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Faktura zaliczkowa – czy ujmuje się ją w KPiR?
Faktur zaliczkowych nie ujmuje się w KPiR ani po stronie przychodu ani po stronie kosztu. W ich przypadku zarówno podatek VAT, jak i podatek dochodowy rozliczane są w innym momencie. Podatek dochodowy ujmuje się dopiero w chwili wystawienia/otrzymania faktury końcowej lub po zakończeniu świadczenia usług bądź dostawy towarów. Z kolei do rozliczenia podatku VAT dochodzi w momencie zapłaty/otrzymania zaliczki.
Rozliczenie faktury zaliczkowej po stronie sprzedawcy
Obowiązkiem sprzedawcy, który otrzyma zaliczkę na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług jest wystawienie faktury zaliczkowej po każdym otrzymaniu zaliczki. Otrzymana zaliczka nie ma wpływu na opodatkowanie podatkiem dochodowym. Obowiązek podatkowy powstaje jedynie po stronie VAT już w chwili otrzymania zaliczki oraz przed momentem wykonania faktycznej sprzedaży. Czynności te wymagają wystawienia faktury zaliczkowej, ale tylko przez podatnika VAT czynnego. Podatnik zwolniony nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, co oznacza, że transakcje rozlicza dopiero po wykonaniu usługi lub dokonanej dostawie towarów, a sprzedaż dokumentuje za pomocą zwykłej faktury bez VAT. Fakturę zaliczkową wystawia się w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedawca otrzymał od nabywcy część lub całość zapłaty, ale nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności.
Ewidencjonowanie faktury zaliczkowej
W związku z tym, że samo otrzymanie zaliczki i wystawienie faktury zaliczkowej na poczet przyszłych dostaw towarów lub wykonania usług nie oznacza przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, to zaliczek nie ujmuje się w książce przychodów i rozchodów. Obowiązek podatkowy w podatku dochodowym powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury, również końcowej lub ostatniej faktury zaliczkowej w taki sposób, aby łączna wartość tych faktur wyniosła 100% należności za towar lub usługę bądź uregulowania należności. Sprzedawca ma obowiązek ująć fakturę zaliczkową w rejestrze sprzedaży VAT. Do KPiR dodaje dopiero fakturę końcową, z której powinien rozliczyć część z podatku VAT, która nie została ujęta w fakturach zaliczkowych.
Rozliczenie faktury zaliczkowej w ewidencji nabywcy towaru/usługi
Odbiorca podobnie jak i wystawca nie ujmuje faktury zaliczkowej po stronie kosztów uzyskania przychodu w momencie jej zapłaty, ponieważ podstawy zaliczenia kosztu do KPiR nie stanowi faktura zaliczkowa, a jedynie faktura końcowa. W przypadku naliczonego podatku VAT, podatnik ma prawo do odliczenia zapłaconej zaliczki po stronie kosztów zgodnie z obowiązującymi zasadami ogólnymi, czyli w momencie jej otrzymania. Zarówno kupujący, jak i sprzedawca ewidencjonują fakturę zaliczkową w rejestrze VAT, a w książce przychodów i rozchodów dopiero w momencie otrzymania faktury końcowej.
Brak sprzedaży, a zwrot zaliczki
W sytuacji, kiedy nie dojdzie do sprzedaży z różnych powodów, np. kiedy nabywca po wpłaceniu zaliczki zrezygnuje z zakupu towaru lub usługi, to w takiej sytuacji wystawia się fakturę korygującą. Jest to bardzo ważne, ponieważ otrzymana zaliczka została ujęta w ewidencji VAT i można ją wycofać z ewidencji jedynie za pomocą faktury korygującej.
Podsumowanie
Faktury zaliczkowe nie są ujmowane w książce przychodów i rozchodów w chwili zapłaty i przyjęcia ani po stronie kosztów, ani przychodów. Dopiero finalizacja umowy w postaci wydania towarów lub wykonania usług na podstawie wystawionej faktury końcowej lub wszystkich faktur zaliczkowych pozwala na ich ujęcie w KPiR. Natomiast po stronie VAT zaliczka musi być rozliczona już w momencie jej otrzymania.
