Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej prowadzą księgowość w oparciu o Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów, czyli tzw. księgowość uproszczoną. Jest to najprostsza forma rozliczania firmy.
Zgodnie z przepisami rozliczeń za pomocą PKPiR nie może prowadzić każdy przedsiębiorca. Jest to forma przeznaczona dla tych właścicieli firm, którzy spełniają wymienione warunki:
rozliczają podatek na zasadach ogólnych wg skali podatkowej: 17% i 32%
stosują rozliczenie za pomocą podatku liniowego w wysokości 19%
prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą
prowadzą działalność w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku
osiągają przychody netto z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej
osiągają przychody ze spółki, które w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 2 mln euro przeliczonych wg średniego kursu NBP ogłaszanego na pierwszy dzień roboczy października.
W 2022 roku limit, który uprawnia do prowadzenia KPiR wynosi 9 188 200 zł.
Co wpisuje się do Książki Przychodów i Rozchodów?
Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów służy do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Dokumentuje się w niej przychody i koszty podatkowe, takie jak:
przychody ze sprzedaży towarów i usług, a także pozostałe przychody z działalności gospodarczej
wydatki poniesione w związku z osiąganiem przychodów lub zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów, które nie znajdują się w katalogu wykluczonych kosztów uzyskania przychodów z art. 23 ustawy o PIT. W szczególności chodzi o zakup towarów handlowych, materiałów, koszty uboczne związane z wymienionymi zakupami, a także pozostałe wydatki (koszty wynagrodzeń, składki ZUS, odpisy amortyzacyjne środków trwałych znajdujących się w ewidencji środków trwałych oraz inne wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Książka Przychodów i Rozchodów – obowiązki i zapisy
Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia danego roku lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Każdy rok podatkowy kończy zamknięcie książki. W tym celu podatnik powinien prawidłowo ustalić osiągnięty dochód lub poniesioną stratę na koniec roku. Zamknięcie książki wiąże się z podsumowaniem kwot w kolumnach od 7 do 14. Podatnik ma do wyboru 2 sposoby zależnie od wybranej metody prowadzenia PKPiR w roku podatkowym:
przedsiębiorca dokonuje zapisów w sposób narastający od początku roku Podatnik w każdym miesiącu podsumowuje dane za każdy miesiąc, a potem sumuje je w sposób narastający od początku roku. Kolumny od 7 do 14 sumowane są na ostatni dzień grudnia, tym samym ma miejsce roczne podsumowanie Książki Przychodów i Rozchodów
przedsiębiorca nie dokonuje podsumowania wartości poszczególnych kolumn narastająco w trakcie roku podatkowego W tej sytuacji zamknięcie księgi na koniec roku wymaga sporządzenia zestawienia rocznego na oddzielnej stronie księgi (podsumowanie kolumn od 7 do 14 za poszczególne miesiące i ustalenie ich łącznej wartości).
Zamknięcie roku podatkowego w PKPiR, a spis z natury
Podatnicy, którzy prowadzą PKPiR mają obowiązek sporządzenia na koniec każdego roku podatkowego, spisu z natury. W tym przypadku spis z natury wykonany na koniec roku jest jednocześnie spisem z natury na początek roku następnego. Zgodnie z art. 28 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów spis z natury powinien zostać sporządzony starannie i w sposób trwały, a po zakończeniu powinien zostać podpisany przez osoby go wykonujące.
Składniki majątku ujmowane w spisie z natury
towary handlowe
materiały podstawowe i pomocnicze
półwyroby
produkcja w toku
wyroby gotowe
braki i odpady.
Do spisu z natury wlicza się również towary będące własnością przedsiębiorcy, które na dzień sporządzania spisu znajdowały się poza firmą oraz towary obce umieszczone w danym miejscu. Jeżeli w firmie na dzień sporządzania spisu nie będzie żadnego z wymienionych składników majątku, to w takiej sytuacji podatnik powinien sporządzić zerowy spis z natury.
Jakie informacje powinien zawierać spis z natury?
W zasadzie nie ma jednolitego wzorca spisu z natury. Przedsiębiorca może go sporządzić wg własnych potrzeb. Powinien jednak zawierać przynajmniej niżej wymienione informacje:
imię i nazwisko przedsiębiorcy (właściciela firmy)
data sporządzenia spisu
kolejny numer pozycji arkusza spisu z natury
nazwa towaru i innych składników majątku ujętych w remanencie
jednostka miary
ilość towaru na dzień spisu
cena w złotówkach i groszach za jednostkę
wartość towaru
łączna wartość spisu z natury
klauzula: „Spis zakończono na pozycji….”
podpisy osób sporządzających spis
podpis przedsiębiorcy lub wspólników jeżeli tacy są.
Spis z natury - wycena
Sporządzony spis z natury musi zostać poddany wycenie w terminie 14 dni licząc od dnia zakończenia spisu. Poszczególne składniki majątku wycenia się zgodnie z określonymi zasadami:
towary i materiały – wg cen zakupu lub nabycia bądź cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu o ile są one niższe od cen zakupu lub nabycia
półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji – wg kosztów wytworzenia
odpady użytkowe, które podczas działalności straciły pierwotną wartość użytkową – wg wartości jaka wynika z oszacowania, które będzie uwzględniało ich przydatność do dalszego użytkowania.
Wyceny niezakończonej produkcji w działalności usługowej i budowlanej dokonuje się według kosztów wytworzenia, jednak nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich jakie zostały zużyte do tej produkcji. W przypadku czynnych podatników VAT składniki majątku w spisie z natury wyceniane są w oparciu o ceny zakupu netto. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT dokonują wyceny na podstawie cen zakupu brutto.
W księdze przychodów i rozchodów wartość remanentu ujmowana jest w ostatniej pozycji w danym roku. Spis z natury umieszcza się w książce przychodów i rozchodów:
zgodnie z poszczególnymi rodzajami składników
w jednej pozycji będącej sumą poszczególnych rodzajów składników pod warunkiem, że na podstawie spisu stworzono oddzielne i szczegółowe zestawienie.
Do książki wpisuje się również zerowy spis z natury.
Zamknięcie Książki Przychodów i Rozchodów, ustalenie rocznego dochodu lub straty
Na koniec roku podatkowego Książka Przychodów i Rozchodów musi zostać zamknięta, ale najpierw podatnik musi ustalić wysokość dochodu lub straty z działalności.
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, dochodem osiąganym w działalności gospodarczej jest różnica pomiędzy przychodem, a kosztami uzyskania przychodów, którą:
powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego, a początkowego. Wartość remanentu końcowego musi być wyższa od wartości remanentu początkowego
pomniejsza się o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego, a końcowego. Wartość remanentu początkowego musi być wyższa od końcowego.
Podatnicy prowadzący książkę przychodów i rozchodów określają dochód w sposób wskazany w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Aby określić dochód podatnik musi na oddzielnej stronie księgi:
w kolumnie 9 określić wartość przychodu osiągniętego w danym roku podatkowym
określić wysokość poniesionych kosztów uzyskania przychodów w danym roku podatkowym.
Wysokość kosztów określa się następująco:
do wartości spisu z natury z początku roku należy doliczyć wartość zakupu towarów handlowych ujętych w kolumnach 10 i 11, a następnie wynik pomniejszyć o wartość spisu z natury z końca roku podatkowego
otrzymaną kwotę należy powiększyć o kwotę wydatków wskazanych w kolumnie 14 i pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w części, w której wydatki związane z wynagrodzeniami w naturze księgowane są w innych kolumnach KPiR, jak przykładowo zakup towarów wykorzystywanych do przygotowywania posiłków dla pracowników
wartość przychodu z kolumny 9 należy pomniejszyć o wysokość kosztów uzyskania przychodu poniesionych w roku podatkowym, które zostały wyliczone w sposób wskazany powyżej. Różnica wynikająca z wyliczenia jest dochodem osiągniętym w danym roku.
Tak ustalony dochód lub stratę, podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczający się za pomocą PKPiR, wykazuje w zeznaniu rocznym PIT-36 przy zasadach ogólnych lub PIT-36L przy podatku liniowym. Zeznanie roczne za poprzedni rok podatkowy składa się do 30 kwietnia roku następnego.
