Obowiązek numerowania wpisów KPiR

Przedsiębiorcy oraz księgowi poświęcają sporo czasu na numerowanie dowodów księgowych w KPiR, dlatego coraz częściej pojawia się pytanie, czy takie działanie jest obligatoryjne, czy można z niego zrezygnować? Odpowiadamy na to pytanie i dodatkowo zastanowimy się, jakie konsekwencje grożą przedsiębiorcy, który zrezygnuje z numerowania dokumentów.

PKPiR – dla kogo?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest przeznaczona do ewidencjonowania operacji gospodarczych. Korzystając z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dowiadujemy się, że PKPiR jest dedykowana osobom fizycznym, przedsiębiorstwom w spadku, spółkom cywilnym osób fizycznych, spółkom cywilnym osób fizycznych i przedsiębiorstwom w spadku, spółkom jawnym osób fizycznych oraz spółkom partnerskim wykonującym działalność gospodarczą, gdzie przychody netto ze sprzedaży we wcześniejszym roku podatkowym były mniejsze od 2 000 000 euro. Do przeliczenia wykorzystuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Kiedy limit zostanie przekroczony, wymienione podmioty mają obowiązek przejść na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Obowiązek zaczyna się w kolejnym roku podatkowym. Jednak nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby zmianę wprowadzić wcześniej.

PKPiR jest dedykowana również dla osób:

• prowadzących działalność na podstawie umów agencyjnych oraz umów na warunkach zlecenia,
• prowadzących działy specjalne produkcji rolnej w przypadku, gdy podmiot zgłosił chęć jej prowadzenia,
• duchownych, którzy nie zdecydowali się na płacenie zryczałtowanego podatku dochodowego od osób duchownych.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest wybierana przede wszystkim przez właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych decydujących się na skalę podatkową albo podatek liniowy. Sposób uzupełniania księgi jest uwarunkowany przepisami prawa, a dokładnie załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozdział 2 został poświęcony zasadom uzupełniania PKPiR.

Na podstawie księgi podmioty są w stanie określić, czy w firmie zanotowano dochód, czy stratę, obliczyć podstawę opodatkowania oraz wysokość należnego podatku za rok podatkowy, również za okres sprawozdawczy. Z wykorzystaniem księgi można obliczyć również wysokość odpisów amortyzacyjnych poprzez ewidencjonowanie informacji o środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych.

Numerowanie dowodów księgowych w PKPiR – czy jest taki obowiązek?

Dokumenty stanowią podstawę do prowadzenia wpisów w KPiR, dlatego przed uzupełnieniem księgi trzeba nadać im odpowiedni numer.

Takie stanowisko zostało przedstawione w pkt 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów – załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgo przychodów i rozchodów, precyzując, kolumna 1 księgi („L.”) jest dedykowana kolejnym numerom zapisów. Na podstawie takich informacji dowiadujemy, że się numer służy do oznaczania dowodów będących podstawą do wykonywania zapisów. Przepisy informują, że numerowanie dowodów księgowych w KPiR to nic innego jest wpisywanie na dokumenty liczby, które są zgodne ze wpisami w księdze.

Numer widniejący w księdze musi zgadzać się z numerem na fakturze. Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dowodów w sposób, który nie będzie stanowił przeszkody do odnalezienia poszczególnych dokumentów.

Wymagane jest zachowanie ciągłości, ale ustawodawca zabrania powtarzania numerów. Oznacza to, że numer na każdym dokumencie za dany rok jest inny.

Art. 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów również potwierdza obowiązek numerowania PKPiR. Za podstawę do wprowadzania zapisów w księdze są numery umożliwiające połączenie zdarzeń widniejących w księdze z oryginalnymi dokumentami.

Brak numerowania dowodów księgowych w księdze PKPiR – jakie grożą konsekwencje?

Ustawodawca nie przewiduje sankcji za brak numerów w księgach podatkowych, co nie oznacza, że przedsiębiorcy powinny zrezygnować z tego obowiązku. Kiedy dokumenty nie są ponumerowane sposób prowadzenia PKPiR może zostać określone jako sprzeczny z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nieprzestrzeganie objaśnień do podanego wzoru. Księga bez numerów staje się po prostu wadliwa.

Takie stanowisko potwierdza również art. 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Numerowanie dowodów księgowych w PKPiR – jakie obowiązują zasady?

Ustawodawca nie narzuca sposobu numerowania dowodów księgowych w PKPiR. Wymagane jest zachowanie ciągłości. Należy także pamiętać, że całkowicie zabrania się powtarzania numerów. Konieczne, aby pod jednym numerem widniała tylko jedna pozycja.

W praktyce można stosować narastające numery od początku roku bądź osobno dla każdego miesiąca. Przepisy nie zabraniają zmian w księdze. Numeracja roczna może zostać przekształcona w inny sposób. Jednak zmiany muszą zostać wprowadzone razem z początkiem nowego roku podatkowego.

Stosując numerację roczną, pierwszy dokument otrzymuje numer 1, a następne dowody to kolejne i tak od 1 stycznia aż do końca roku podatkowego, który w Polsce jest zgodny z rokiem kalendarzowym.

Numeracja miesięczna odbywa się w nieco inny sposób, a mianowicie prowadzi się ją od 1 dnia miesiąca aż do ostatniego, gdzie 1 dokument w 1 dniu miesiąca to cyfra 1, a następne otrzymywane czy wystawianie w tym miesiącu dokumenty to kolejne cyfry.

Ustalono jednak pewne zasady w stosunku do numeracji miesięcznej, a mianowicie wymaga się, aby każdy numer był inny, stąd numer porządkowy powinien być łamany przez cyfrę oznaczającą miesiąc (np. 4/01).

Interpretacja indywidualna  (sygn. 0112-KDIL3-1.4011.376.2017.2.AA) z 22 lutego 2018 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że podmiot może stosować zarówno interpretację miesięczną, jak i roczną:

Fragment interpretacji:

[…] żadne przepisy podatkowe nie regulują jednakże szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów […].

[…] podatnik może np. stosować numerację roczną lub miesięczną. Roczna polega na tym, że od dnia 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową Natomiast w przypadku numeracji miesięcznej wskazane jest wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery nie powtarzały się. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07 itd.

Data publikacji: 2022-10-14, autor: FakturaXL