Jednym z dokumentów w działalności gospodarczej jest faktura VAT. Na jej podstawie przedsiębiorcy rozliczają się w KPiR. Czasami może zdarzyć się, że dokument dotrze do firmy z dużym opóźnieniem. W trakcie roku podatkowego nie ma to większego znaczenia. Jednak co w sytuacji kiedy przedsiębiorca otrzyma fakturę w następnym roku podatkowym? Jak ustalić prawidłowy moment zaliczenia wydatku do kosztów na podstawie otrzymanej faktury i w jaki sposób ująć ją w KPiR?
Kiedy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Aby wydatki w działalności gospodarczej mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą mieć nierozerwalny związek bezpośredni i pośredni z uzyskanym przychodem. Tak więc kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu. Ważny jest też termin ich powstania. Koszty uzyskania przychodów mogą być odliczone tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Powyższe dotyczy wszystkich podatników, którzy prowadzą księgowość w formie Książki Przychodów i Rozchodów. Podatnik powinien ująć koszty zgodnie z datą wystawienia dokumentu (faktury, rachunku). Jeżeli faktura dotrze do podatnika z opóźnieniem, ale w tym samym roku podatkowym, to wtedy koszt można zaksięgować pod datą jego otrzymania. Wyjątek od tej reguły stanowią towary handlowe. A co w sytuacji jeżeli faktura wpłynie do nabywcy z dużym opóźnieniem, czasami nawet rocznym?
Księgowanie faktury z poprzedniego roku podatkowego
Stosując się do zasad podatku dochodowego od osób fizycznych przyjmuje się, że podstawowym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. W myśl tej zasady w KPiR ujmuje się przychody i poniesione koszty w sposób narastający w ciągu roku, które następnie rozlicza się w deklaracji rocznej. W ciągu roku w danym okresie podatnik powinien odprowadzać do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy, które wynikają z uzyskanego dochodu. Faktura otrzymana z opóźnieniem już po zamknięciu okresu rozliczeniowego, ale jeszcze w tym samym roku, który nie został rozliczony pozwala ująć koszty z datą ich poniesienia. Jeżeli faktura z poprzedniego roku dotyczy zakupu towarów, to wymagane jest sporządzenie szczegółowego opisu danego towaru. W sytuacji kiedy towar został dostarczony już do firmy, a jedynie faktura nie została zaksięgowana, to podstawą zapisu w księdze będzie opis szczegółowy.
Metody ewidencjonowania kosztów w KPiR
Podatnicy, którzy prowadzą KPiR mogą ewidencjonować koszty za pomocą metody:
uproszczonej, inaczej kasowej
memoriałowej.
Metoda uproszczona (kasowa) Koszty ujmuje się w KPiR zgodnie z datą ich poniesienia i nie ma tu znaczenia okres, którego dotyczą. Faktura zakupowa z poprzedniego roku dotycząca bieżącego roku podatkowego powinna być ujęta zgodnie z datą jej wystawienia. Przy zakupie towarów handlowych i materiałów podstawowych nie ma znaczenia metoda ujmowania kosztów w KPiR. Zawsze należy je ująć w dacie ich otrzymania. W ich przypadku nie można zapominać, że podlegają one obowiązkowej inwentaryzacji na koniec roku.
Metoda memoriałowa Koszty dzieli się na bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie ewidencjonuje się w dacie uzyskania przychodów. Z kolei koszty pośrednie należy ująć w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego. Kiedy koszty pośrednie wykraczają poza rok podatkowy i trudno jest określić jaka część dotyczy danego roku, to podatnik musi dokonać podziału kosztów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
PRZYKŁAD 1 Podatnik dokonuje kwartalnego rozliczenia za podatek dochodowy. W grudniu, kiedy III kwartał roku został już zamknięty, a zaliczka na podatek opłacona, otrzymał od sprzedawcy fakturę kosztową z datą wrześniową. W tej sytuacji nie mógł już ująć powyższej faktury we właściwym okresie, ale mógł zaksięgować koszt w grudniu.
Uwaga: Księgując opóźnione koszty za datę ewidencji przyjmuje się początek danego okresu, np.: pierwszy dzień miesiąca, w którym dotarła faktura.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca w połowie grudnia kupił towar handlowy, ale razem z nim nie otrzymał faktury, ponieważ zgodnie z przepisami sprzedawca na jej wystawienie miał czas do 15 dnia kolejnego miesiąca. Jak należy ująć dany wydatek w KPiR?
Odpowiedź: W przypadku kiedy towar dotrze do nabywcy przed otrzymaniem faktury, to ma on obowiązek sporządzić szczegółowy opis posiadanego towaru. Na jego podstawie musi ująć koszt w KPiR w kolumnie 10 („Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych”).
Na szczególną uwagę zasługują też faktury, które zakresem obejmują wydatki ponoszone na przełomie roku, jak na przykład: wydatki za usługi telekomunikacyjne (abonament nalicza się za okres wystawienia faktury, a rozmowy są rozliczane za miesiąc poprzedni). W tym przypadku wydatki należy odpowiednio podzielić na lata podatkowe, których dotyczą.
Długi termin na złożenie zeznania rocznego
Zeznanie roczne składa się co roku do dnia 30 kwietnia za rok poprzedni. Taki długi termin jest spowodowany otrzymywaniem faktur z opóźnieniem. Jest to czas dany podatnikowi, aby mógł je zaksięgować w poprzednim roku podatkowym zanim złoży roczną deklarację podatkową. W przypadku kiedy podatnik otrzyma faktury już po złożeniu zeznania rocznego, to będzie musiał dokonać korekty.
