Opierając się na § 8 ust. 1, dowiadujemy się, że podatnik ma obowiązek zbroszurowania księgi, a także ponumerowania jej kart po kolei. Pkt 1 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dostępnych w formie załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia wskazuje, że w kolumnie pierwszej należy wprowadzić kolejny numer zapisów do księgi, wymaga się również oznakowania jednakowym numerem dowodu będącego podstawą wykonania zapisu.
Analizując przepisy dotyczące numerowania dowodów księgowych, warto również posiłkować się art. 88 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podatnicy przygotowujący rachunki mają obowiązek stosowania numeracji oraz przechowywania kopii rachunków. W KPiR przechowuje się je w odpowiedniej kolejności – począwszy od daty wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W przepisach podatkowych nie znajdziemy bardziej szczegółowych informacji związanych z numeracją dowodów księgowych, a także informacji o sposobie numerowania. Te zasady pozwalają na swobodne działanie, ale przyczynia się także do występowania nieścisłości, co w efekcie prowadzi do konfliktów z urzędem skarbowym.Jak w praktyce numeruje się dokumenty księgowe?
Podatnicy najczęściej decydują się na roczną numerację dokumentów w KPiR, ale dostępna jest także opcja numeracji miesięcznej. Kiedy numeracja dowodów zaczyna się 1 stycznia, czyli wraz z początkiem roku albo rozpoczęciem działalności gospodarczej, trzeba zacząć od nadania pierwszemu dokumentowi numeru 1, a następnym przypisuje się kolejne numery. Ostatni numer zostaje nadany w ostatnim dniu roku podatkowego albo w dniu zakończenia bądź zawieszenia działalności, gdy takie decyzje zostały podjęte w ciągu roku.
To podatnik podejmuje decyzję, w jaki sposób odbywa się ewidencjonowanie dokumentów prowadzonej działalności gospodarczej w KPiR. Bardzo istotne, aby księga umożliwiała wykonanie jednoznacznej identyfikacji wpisanych do niej zdarzeń gospodarczych (to skuteczny sposób potwierdzenia rzetelności księgi). Wymaga się numerowania poszczególnych pozycji po kolei, żaden numer nie może się powtarzać, co oznacza, że w księdze nie mogą występować dwie bądź więcej pozycji oznaczonych tym samym numerem.
W przepisach nie znajdziemy szczegółowych informacji na temat formy numerowania dokumentacji, stąd wszystkie dodatkowe wskazówki zostały przygotowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w imieniu Ministra Finansów w interpretacji indywidualnej (nr sygn. ILBP1/415-676/11-2/AG), z której dowiadujemy się, że numeracja dowodów księgowych nie powinna być zmieniana w ciągu roku. Gdy przedsiębiorca pragnie wykonać modyfikacje, powinien je wprowadzić wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego.KPiR i numeracja wpisów w programie FakturaXL
Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w programie FakturaXL odbywa się w formie elektronicznej, jest bardzo proste i intuicyjne. Obsługa nie wymaga wiedzy specjalistycznej z zakresu księgowości i finansów. W KPiR stosowana jest numeracja roczna. Program wykonuje większość operacji automatycznie, można więc prowadzić ewidencję KPiR samemu.
Faktury wystawiane i wprowadzone do programu w dziale Koszty (faktury zakupowe) automatycznie dodają się do PKPiR, która znajduje się w dziale Raporty:
Księga posiada opcję przesuwania, dodawania, edycji i usuwania wybranych pozycji. Całość działa na podobnej zasadzie jak prowadzenie ewidencji w Excelu. Wystarczy kliknąc na komórkę, a przechodzi ona w tryb edycji i można uzupełniać odpowiednie komórki w kolumnach KPiR.
Utworzona księga powinna zostać zamknięta, wtedy jej numeracja jest zapisywana na stałe w danym miesiącu i kontynuowana w kolejnym. Zgodnie z przepisami księga wygenerowana w FakturaLX może być pobrana w formacie Jednolitego pliku Kontrolnego dla Księgi przychodów i rozchodów JPK_PKPiR, który można wysłać do Urzędu Skarbowego na życzenie w razie kontroli.
Zobacz też: Instrukcja działania KPiR w programie
Ostatnia aktualizacja: 2023-07-09
Data publikacji: 2023-03-17, autor: FakturaXL
