Przedsiębiorcy, którzy chcą samodzielnie prowadzić księgowość mogą skorzystać z programów księgowych dostępnych w Internecie. Niektóre z nich są darmowe. Jak wybrać najlepszy program dla firmy?
Szukając darmowego oprogramowania księgowego można wykorzystać w tym celu wyszukiwarkę internetową i w ten sposób znaleźć program do KPiR najbardziej odpowiedni dla swojej firmy. Niestety nie mamy pewności, że trafimy na aktualny i zgodny z przepisami program. Niektóre firmy wykorzystują w tym celu papierowe druczki do KPiR, program excel (KPiR w excelu), interaktywne formularze PDF czy aktywne wzory druków KPiR Gofin-a. Dużym minusem takich rozwiązań jest konieczność ręcznego wprowadzania danych z faktur, aby tego uniknąć warto wybrać program do faktur posiadający możliwość generowania KPiR.
Najlepszy darmowy program do prowadzenia KPiR
Przy wyborze programu księgowego należy zwrócić uwagę na kilka ważnych czynników.
Aktualne przepisy, to podstawa dobrego programu księgowego zawierającego nie tylko poprawne szablony faktur, ale również wzory pism i innych dokumentów wymaganych przez urzędy. Wszelkie zmiany jakie zachodzą w tym zakresie w ciągu roku powinny być uwzględnione w programie.
Bezproblemowa aktualizacja, duża część dostępnych programów działa przeważnie w oparciu o system zainstalowany na dysku twardym komputera lub na oddzielnym serwerze danego biura. W takiej sytuacji osobą upoważnioną do wprowadzenia zmian lub zainstalowania uaktualnionej wersji programu jest pracownik biura rachunkowego. Warto wziąć to pod uwagę, ponieważ takie rozwiązanie może wiązać się z dodatkowymi kosztami. W niektórych przypadkach za aktualizacje trzeba zapłacić nawet kilkaset złotych za każdą. Kolejnym czynnikiem, który ma duży wpływ na utrzymanie biura jest koszt związany z jego wyposażeniem w komputery z pojemnymi dyskami twardymi. Jest to jeden z powodów, dla których warto rozważyć wybór darmowego programu do prowadzenia KPiR online. W tym przypadku dane przechowywane są w chmurze, co pozwala obniżyć koszty do niezbędnego minimum, a przy tym jest to rozwiązanie gwarantujące najwyższy poziom bezpieczeństwa. Wszystkie aktualizacje wykonywane są automatycznie.
Bezpieczeństwo, programy księgowe działające w chmurze są bezpieczne. Działają na takiej samej zasadzie co bankowość elektroniczna. Dodatkowo kontakty pomiędzy biurem rachunkowym, a przedsiębiorcą ograniczone są maksymalnie. Wybierając program online nie ma konieczności spotykania się: przedsiębiorca - biuro. Dostęp do wszystkich dokumentów księgowych jak i danych jest cały czas. Przedsiębiorca może wprowadzać i wysyłać dokumenty z każdego miejsca, z każdego urządzenia z dostępem do Internetu i o każdej porze, bezpośrednio do programu (skany lub zdjęcia).
Czas, dużym plusem programów online jest to, że dzięki nim można zaoszczędzić własny czas. Niezależnie od sytuacji dokumenty zawsze dostarczane są terminowo, bez potrzeby zawożenia ich do biura rachunkowego.
KPiR w programie do faktur: Faktura XL
Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w programie Faktura XL odbywa się online w formie elektronicznej i jest bardzo proste i intuicyjne. Tworzenie wpisów i obsługa nie wymaga wiedzy specjalistycznej z zakresu księgowości. Program wykona większość operacji automatycznie, można więc prowadzić ewidencję KPiR online samemu. Faktury wystawiane i wprowadzone do programu w dziale Koszty (faktury kosztowe) automatycznie dodają się do PKPiR, która znajduje się w dziale Raporty:
Księga posiada też opcję dodawania, przestawiania, edycji i usuwania wybranych pozycji. Działa to podobnie jak prowadzenie ewidencji w komórkach programu Excel. Wystarczy kliknąć w wybraną komórkę, aby przeszła ona w tryb edycji i można uzupełniać wtedy wprowadzić dane w odpowiednich kolumnach KPiR.
