Książka Przychodów i Rozchodów służy do księgowania przychodów i kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Ewidencji w KPiR podlegają także koszty transportu, czy koszty wysyłki. Jak należy prawidłowo je zaksięgować?
służy do zapisywania zdarzeń gospodarczych związanych z dokonaną sprzedażą i kosztami poniesionymi w celu uzyskania przychodu. Zarówno wygląd jak i jej zawartość są dokładnie określone w przepisach, w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Książka Przychodów i Rozchodów zawsze zawiera 17 kolumn, gdzie każdej przyporządkowany jest określony wpis i tak kolumna:
nr 1 – numer porządkowy operacji
nr 2 – data wykonania operacji
nr 3 – numer dowodu księgowego
nr 4 – nazwa kontrahenta
nr 5 – adres kontrahenta
nr 6 – opis operacji, jak np.: „zakup towarów handlowych”
nr 7 – wartość przychodów ze sprzedaży towarów handlowych i usług
nr 8 – wszystkie pozostałe przychody, które zostały zaliczone do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, a jednocześnie nie są przychodami ze sprzedaży towarów i usług, np.: kary umowne
nr 9 – zsumowanie wartości przychodów (kolumna 7+8)
nr 10 – wpisy dotyczące zakupu materiałów podstawowych i towarów handlowych w cenie zakupu
nr 11 – koszty uboczne zakupu towarów i materiałów handlowych, jak np.: koszty transportu lub rozładunku
nr 12 – informacje o wynagrodzeniu pracowników zatrudnionych przez podatnika w kwocie brutto
nr 13 – koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które nie są związane z zakupem towarów handlowych, materiałów, kosztami ubocznymi zakupu oraz wynagrodzeniami pracowników, jak np.: opłaty za czynsz
nr 14 – suma kosztów (kolumna 12+13)
nr 15 – kolumna wolna służąca do uzupełnienia zdarzeń gospodarczych z przeszłości o ile takie występują
nr 16 – koszty BR, o których mówi art. 26e ustawy o PIT
nr 17 – uwagi, dodatkowe informacje o prowadzonej działalności.
Koszty przypadające na zakup towarów i materiałów handlowych w KPiR
Koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych i materiałów tworzą między innymi:
koszty transportu
koszty załadunku i wyładunku
koszty przesyłki
koszty ubezpieczenia w drodze.
Wymienione koszty uboczne zawsze księguje się w kolumnie 11 KPiR – „Koszty uboczne zakupu”.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zakupił części samochodowe z zamiarem handlowania nimi we własnym sklepie. Na fakturze, którą otrzymał od kontrahenta znalazła się pozycja „Koszty wysyłki”. Jak należy prawidłowo zaksięgować wymienioną fakturę w KPiR?
Odpowiedź: Części samochodowe należą do towarów handlowych. W związku z tym należy je zaksięgować w kolumnie nr 10 KPiR – „Zakup towarów handlowych i materiałów”. Do zaksięgowania kosztów wysyłki służy kolumna nr 11 – „Koszty uboczne zakupu”. Natomiast pozostałe wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów należy ująć w kolumnie 13.Należą do nich między innymi:
wydatki na media
ubezpieczenie społeczne
wydatki związane z eksploatacją samochodu
amortyzacja środków trwałych
zakupione wyposażenie
wydatki związane z użytkowaniem pojazdu.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca kupił do swojej firmy artykuły biurowe, które nie będą podlegały dalszej odsprzedaży. Paczka została dostarczona przez kuriera. Na fakturze została wyszczególniona pozycja za usługę kurierską w wysokości 20 zł. Jak należy zaksięgować powyższą fakturę w KPiR?
Odpowiedź: Faktura za zakup towarów stanowiących pozostałe wydatki firmy powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 13 razem z opłatą za usługę kurierską.
W niektórych okolicznościach przedsiębiorca może otrzymać 2 faktury: jedną za zakup towarów, a drugą za usługę transportową.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca zajmuje się sprzedażą artykułów spożywczych. Otrzymał dwie faktury. Jedną za zakup artykułów przeznaczonych na sprzedaż, a drugą za transport. W jaki sposób wydatki mają być ujęte w KPiR?
Odpowiedź: Obie faktury powinny być zaksięgowane oddzielnie jako 2 dokumenty. Do księgowania towarów przeznaczona jest kolumna 10 - „Zakup towarów handlowych i materiałów”. Natomiast usługę transportową należy ująć w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki”. W książce przychodów i rozchodów kolumny 11 i 13 służą do księgowania kosztów pośrednich. W kolumnie 11 ujmuje się koszty związane z zakupem towarów handlowych i surowców przeznaczonych do produkcji, a w kolumnie 13 koszty, które umożliwiają prowadzenie działalności lub z niej wynikające. Do kosztów ubocznych zakupu zalicza się wysyłkę lub transport towarów handlowych i surowców. Ujmuje się je w kolumnie 11 KPiR – „Koszty uboczne zakupu”. Natomiast usługa transportowa wyszczególniona na osobnej fakturze jest pozostałym kosztem przedsiębiorstwa, który księguje się w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki”. Dokumenty w książce przychodów i rozchodów należy ujmować w porządku chronologicznym.
