Prowadzenie KPiR w formie papierowej czy elektronicznej?

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, określanej w skrócie PKPiR pozwala na rozliczanie kosztów podatkowych. Do tej pory ustawodawca nie narzucał, w jakiej formie przedsiębiorcy prowadzą PKPiR – dostępna była wersja papierowa oraz elektroniczna, jednak wszystko wskazuje na to, że ta zasada już wkrótce ulegnie zmianie. Czy przepisy wyznaczają sposób prowadzenia PKPiR w 2023?

Obowiązkowe prowadzenie PKPiR – dla kogo?

Księga Przychodów i Rozchodów jest uzupełniana przez każdego przedsiębiorcę, który zdecydował się na opodatkowanie działalności podatkiem według skali podatkowej, czyli 12 albo 32% lub podatkiem liniowym, który wynosi 12%. Księga podatkowa stanowi formę ewidencji w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, spółek cywilnych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Ustawodawca wyznaczył także limit sprzedaży towarów i usług dających prawo do prowadzenia PKPiR.

Limit sprzedaży netto towarów i usług dający prawo do prowadzenia PKPiR jest równy 2.000.000 euro. Kiedy kwota zostanie przekroczona, niezbędne jest uzupełnianie ksiąg rachunkowych.

Wyznaczony na 2023 rok limit wynosi 9.654.400 zł.

Przedsiębiorca jest zobowiązany założyć PKPiR w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej, a także na dzień 1 stycznia każdego następnego roku podatkowego.

PKPiR w 2023 – w jakiej formie należy prowadzić księgę?

Aktualnie nie obowiązują żadne ograniczenia, kiedy chodzi o formę prowadzenia PKPiR, stąd przedsiębiorca może zdecydować się na:

• papierową PKPiR,
• elektroniczną PKPiR uzupełnianą w programie komputerowym.

Wszystko wskazuje na to, że ta zasada ma ulec zmianie, gdyż ten temat był już poruszany w trakcie projektowania zmian w ustawie o Polskim Ładzie. Pierwsze plany przewidywały obowiązkowe prowadzenie PKPiR w formie elektronicznej oraz przesyłanie pliku JPK raz w miesiącu. Na chwilę obecną JPK jest obowiązkowe, a elektroniczna Księga Przychodów i Rozchodów jeszcze nie. Zgodnie z podanymi informacjami każdy przedsiębiorca zostałby zobowiązany do dostarczania comiesięcznego PKPiR w formie elektronicznej, tak samo jak czynią to czynni podatnicy VAT z deklaracją JPK_V7. Taki pomysł nie przypadł do gustu przedsiębiorców, co przyczyniło się do przesunięcia tego obowiązku na 1 stycznia 2025 roku, jednak szansa, że zostanie to ponownie przesunięte w czasie, jest raczej znikoma.

W jaki sposób przedsiębiorcy będą przesyłać PKPiR w formie elektronicznej?

Wraz z nadejściem 2025 roku wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej, będzie się to odbywało w formie plików JPK_PKPiR. Już teraz można zweryfikować ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, w której występuje przepis w wersji oczekującej na 01.01.2025 r. Mowa o art. 24a ust. 1e ustawy PIT – wersja oczekująca. Wprowadzone zmiany są więc nieodwołalne.

Przepisy wskazują, że podmioty, które prowadzą księgi, księgi rachunkowe albo ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych mają obowiązek prowadzić te księgi, a także ewidencję z wykorzystaniem programów komputerowych i dostarczać je do urzędu skarbowego (księgi wraz z ewidencją) według stanu na:

• ostatni dzień miesiąca – dla zaliczek PIT rozliczanych miesięcznie,
• ostatni dzień kwartału – dla zaliczek PIT w formie kwartalnej.

Podatnik będzie zobowiązany dostarczyć wymagane księgi i dokumenty w terminie do 20. dnia miesiąca po miesiącu, kiedy przesyłana jest PKPiR, a także do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału w przypadku, gdy przedsiębiorca zdecydował się na rozliczanie w formie kwartalnej.

• po zakończeniu roku podatkowego – termin na dostarczenie ksiąg mija z dniem obowiązku dostarczenia zeznania rocznego, czyli 30 kwietnia.

Prowadzenie PKPiR w formie elektronicznej

W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR występuje zapis, że w sytuacji, gdy księgi są prowadzone w systemie teleinformatycznym, muszą zaistnieć odpowiednie przesłanki pozwalające zakwalifikować księgę jako prawidłową. Przede wszystkim wymagana jest dokładna instrukcja obsługi programu komputerowego, gdzie odbywa się prowadzenie PKPiR.

Program musi być w pełni funkcjonalny, co jest uwarunkowane bezzwłocznym wglądem w zapisy. Używane narzędzie ma odpowiadać wzorom księgi, a z kolei zapisy danych muszą być wpisywane w porządku chronologicznym. Gromadzone dane należy chronić przed zniszczeniem albo zniekształceniem, naruszeniem wyznaczonych zasad ich przetwarzania albo ich modyfikacją w sposób niezgodny z oczekiwaniami.
Przykładem takiego programu, który jest zgodny z przepisami jest Faktura XL, gdzie KPiR można w łatwy sposób sporządzić oraz wygenerować JPK_PKPiR.

PKPiR w 2023 – kilka słów podsumowania

Księgi podatkowe w formie elektronicznej prędzej czy później będą obowiązkowe. Sposób wysyłania będzie taki sam, jak dla pliku JPK dla czynnych podatników VAT. Mimo iż elektroniczne PKPiR będą obowiązywać dopiero od 2025 roku, przedsiębiorcy już teraz decydują się na korzystanie z tej formy. Jeżeli organy wydają żądanie przesłania plików w wymaganej strukturze, przedsiębiorca musi działać zgodnie z wymogami.

Rozwój technologii i cyfryzację widać na każdym kroku, nikt nie jest w stanie się przed tym uchronić, a szczególnie przedsiębiorcy. Trzeba po prostu akceptować zmiany i działać zgodne z wymogami ustawodawcy. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie chciał prowadzić Księgi Przychodów i Rozchodów w sposób elektroniczny, może korzystać z pomocy biura rachunkowego, dzięki czemu dokumenty będą trafiały do skarbówki. Jednak już teraz dobrym rozwiązaniem jest sprawdzenie programów księgowych, które pomogą dopełnić wszystkich formalności i dostarczyć PKPiR do urzędu skarbowego.

Data publikacji: 2023-05-16, autor: FakturaXL