Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do opłacania składek ubezpieczeniowych do ZUS-u za siebie, za członków swojej rodziny oraz za zatrudnianych pracowników. Osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna samodzielnie wyliczyć i odprowadzić należne składki do organu podatkowego w wyznaczonym terminie.
Obecnie przedsiębiorca opłaca składki ubezpieczeniowe do ZUS-u zarówno za siebie, jak i pozostałych ubezpieczonych na jeden rachunek składkowy specjalnie utworzony dla niego. Jest to indywidualny numer rachunku składkowego (NRS). Składa się on z cyfr zawierających:
numer ZUS (60000002026)
identyfikator NIP płatnika.
Pierwsze dwie cyfry numeru składkowego tworzą liczbę kontrolną. Kolejne 11 cyfr to stały numer organu składkowego. Trzy następne liczby są liczbami uzupełniającymi. Ostatnie 10 cyfr to numer NIP płatnika składek. W przypadku utworzenia rachunku składkowego bez numeru NIP zostaje on zastąpiony numerem konta płatnika w systemie ZUS. Wszelkie wpłaty, które przedsiębiorca wpłaci do organu składkowego zostają zapisane i rozliczone na jego koncie.
Numer składkowy NRS można poznać:
przez platformę ZUS za pośrednictwem poczty po założeniu konta płatnika składek. Wysyłany jest na adres siedziby firmy płatnika składek lub na podany adres do korespondencji, dlatego warto jest sprawdzić czy ZUS posiada aktualne dane adresowe
płatnik może samodzielnie sprawdzić numer w wyszukiwarce numeru składkowego
numer można uzyskać w każdej placówce ZUS lub w Centrum Obsługi Telefonicznej dzwoniąc na numer (22) 560 16 00.
Płatnik opłaca składki przelewem na swój numer składkowy. W tytule przelewu nie musi podawać dodatkowych informacji, jak numer NIP, REGON, PESEL. Nie musi też wskazywać okresu, którego dotyczy wpłata. Wystarczy, że wpisze kwotę składek, a także nadawcę i odbiorcę płatności.
Za pomocą jednego łącznego przelewu wpłaca się składki na:
ubezpieczenia społeczne
ubezpieczenie zdrowotne
Fundusz Pracy
Fundusz Solidarnościowy
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
Fundusz Emerytur Pomostowych.
W przelewie dokonywanym na rachunek składkowy nie trzeba odrębnie określać ani wysokości ani rodzaju składki. ZUS sam podzieli wpłatę wzorując się na składkach za poprzedni miesiąc wpisanych do deklaracji rozliczeniowej. Jeżeli przedsiębiorca zwolniony jest z przesyłania deklaracji, to organ składkowy będzie korzystał z kwot, które sam wpisał w poprzednim miesiącu. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w pierwszej kolejności wpłaconymi kwotami rozlicza zaległości, jeżeli takie występują, a dopiero później składki bieżące. Z zasady składki opłacane są przelewem, jednak mikroprzedsiębiorca zatrudniający mniej niż 10 pracowników, którego obrót netto nie przekracza 2 mln euro może opłacać składki przelewem pocztowym lub przekazem pieniężnym. Wpłat gotówkowych mogą dokonywać osoby fizyczne nieprowadzące pozarolniczej działalności gospodarczej.
Termin płatności składek ZUS
Składki na ubezpieczenia społeczne ZUS opłaca się w takim samym terminie jaki został ustalony do przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych, czyli:
do 5 dnia miesiąca następnego – jednostki budżetowe lub samorządowe zakłady budżetowe
do 15 dnia miesiąca następnego – płatnik składek mający osobowość prawną
do 20 dnia miesiąca następnego – pozostali płatnicy składek.
W przypadku, kiedy dzień zapłaty składek przypada na dzień wolny od pracy, czyli na sobotę, niedzielę lub święta, to termin zapłaty zostaje przesunięty na pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym. Przedsiębiorca od każdej wpłaty niezapłaconej w terminie musi dodatkowo wyliczyć i zapłacić odsetki za zwłokę.
Zostało przyjęte, że przy obrocie bezgotówkowym składki zostały opłacone w dniu obciążenia:
rachunku bankowego płatnika
rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej
rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej lub instytucji pieniądza elektronicznego na podstawie polecenia przelewu lub zapłaty za pomocą innego instrumentu płatniczego niż polecenie przelewu.
Zaleca się, aby przedsiębiorca zapoznał się w swoim banku ze szczegółowymi zasadami i terminami przekazywania środków z rachunku bankowego. W celu potwierdzenia opłacenia składek w terminie przedsiębiorca powinien posiadać odpowiednie dokumenty i przedstawić je na każde żądanie ZUS-u. Opłacone składki na ZUS stanowią koszty uzyskania przychodu, dlatego potwierdzenia wpłat należy przechowywać w terminie 5 lat licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.
Zgodnie z najnowszymi przepisami, od 2022 roku termin przedawnienia może zostać zawieszony, ponieważ ZUS ma prawo jeszcze przed upływem terminu podjąć pierwszą czynność dotyczącą wyegzekwowania zaległych należności od płatnika z tytułu zapłaty składek. Zawieszenie przedawnienia rozpoczyna się od pierwszego dnia miesiąca, w którym miała miejsce czynność i będzie trwać aż do ostatniego dnia miesiąca, w którym postępowanie egzekucyjne zostanie zakończone. Dla płatnika oznacza to, że ZUS może żądać od niego zapłaty składek nawet sprzed kilku lat.
Nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne
Przedsiębiorca może o każdej porze sprawdzić stan swojego konta na portalu PUE ZUS. W przypadku wystąpienia nadpłaty na koncie płatnika w składkach na ubezpieczenia społeczne w wysokości przekraczającej dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wysyła do płatnika zawiadomienie. Jeżeli nadpłata jest w mniejszej kwocie, to zawiadomienie nie jest wysyłane. Jeżeli płatnik przekroczy limit po osiągnięciu, którego nie musi już opłacać składek ZUS wynoszący trzydziestokrotność składek lub przypuszcza, że ma nadpłatę, ale nie ma co do tego pewności, to może wystąpić z wnioskiem o ustalenie czy takie przekroczenie wystąpiło. Wniosek składa się poprzez konto płatnika na PUE ZUS. W przypadku nadpłaty ZUS wysyła potwierdzenie.
Jeżeli płatnik posiada nadpłatę w składkach, to w takiej sytuacji:
nadpłata może zmniejszyć zaległości, jeżeli takie występują
nadpłata może zostać zaliczona na poczet bieżących i przyszłych składek pod warunkiem braku zaległości w płatnościach.
Organ składkowy może też zwrócić płatnikowi na jego wniosek powstałą nadpłatę. Ma na to 30 dni licząc od dnia wpływu wniosku o zwrot. Jeżeli nie zrobi tego w tym terminie, to płatnikowi należą się odsetki. Zwrot dokonywany jest przelewem na rachunek bankowy płatnika wskazany na jego koncie w ZUS-ie.
Jeżeli kwota składki zdrowotnej obliczanej od miesięcznej podstawy przekracza kwotę składki zdrowotnej ustalonej od podstawy rocznej, to występuje nadpłata w składce zdrowotnej. Na kwotę składki zdrowotnej obliczanej od podstawy miesięcznej składa się suma składek z 12 miesięcy. Oznacza to, że jeżeli suma składek na ubezpieczenie zdrowotne wpłaconych za poszczególne miesiące w danym roku kalendarzowym jest wyższa od rocznej składki na ubezpieczenie zdrowotne ustalanej od rocznej podstawy, to płatnikowi przysługuje zwrot kwoty będącej różnicą pomiędzy tą sumą, a roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne, która została ustalona od rocznej podstawy.
Nadpłata zostanie zwrócona tylko wtedy, kiedy:
płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty przez PUE ZUS
płatnik nie posiada zaległości w ZUS-ie.
Wniosek o zwrot należy złożyć w terminie miesiąca od zakończenia roku kalendarzowego licząc od upływu terminu złożenia zeznania rocznego. ZUS powinien dokonać zwrotu w terminie nie późniejszym niż 3 miesiące licząc od upływu terminu na złożenie zeznania rocznego w formie bezgotówkowej na wskazany rachunek bankowy. W niektórych sytuacjach ZUS może odmówić zwrotu. Wtedy płatnikowi przysługuje prawo do złożenia odwołania do sądu.
Niedotrzymanie terminu zapłaty składek – konsekwencje
Płatnik powinien mieć świadomość, że niedotrzymanie terminu zapłaty składek ZUS i powstanie przez to zaległości grozi poniesieniem dość poważnych konsekwencji w postaci:
naliczenia i zapłaty odsetek za zwłokę
wymierzenia przez ZUS dodatkowej opłaty do wysokości 100% nieopłaconych składek
rozpoczęcia przez ZUS postępowania egzekucyjnego, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Kwotę należnych odsetek za zwłokę nalicza się przez:
pomnożenie kwoty zaległej składki za dany miesiąc przez liczbę dni zwłoki w zapłacie oraz przez obowiązującą w danym roku roczną stawkę procentową odsetek za zwłokę
podzielenie otrzymanego iloczynu przez 365 x 100.
Wyliczoną w ten sposób kwotę odsetek za zwłokę należy zaokrąglić do pełnych złotych. Przedsiębiorca może też skorzystać z dostępnego na stronie ZUS-u kalkulatora odsetkowego.
Kiedy można skorzystać z ulgi w opłacaniu składek?
ZUS przychyli się do prośby płatnika, jeżeli jego problemy wynikają z opóźnienia lub braku realizacji dostaw, zatorów płatniczych, czy nieobecności pracowników w związku z dużą liczbą zachorowania bądź działań mających na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa obywateli.
Przedsiębiorca może przesłać wniosek:
elektronicznie przez PUE ZUS
osobiście w placówce ZUS
pocztą.
Odroczenie terminu płatności – wniosek składa przedsiębiorca, który ma problem z opłaceniem składek bieżących lub przyszłych w ustawowym terminie, dla których nie minął jeszcze termin płatności. Po akceptacji prośby, przedsiębiorca nie zapłaci odsetek za zwłokę, a tylko opłatę prolongacyjną.
Układ ratalny – wniosek o rozłożenie na raty składa przedsiębiorca, który posiada zadłużenie z tytułu zapłaty składek i nie może spłacić go w jednej racie. Po akceptacji wniosku przez ZUS, przedsiębiorca nie zapłaci odsetek za zwłokę, a jedynie opłatę prolongacyjną. Podpisanie porozumienia z ZUS-em zawiesza ewentualne postępowanie egzekucyjne. Do wniosku należy dołączyć różne dokumenty, na które wskaże organ składkowy. Jakie to są dokumenty ustalane jest indywidualnie w stosunku do każdego płatnika ubiegającego się o odroczenie. Ilość i rodzaj dokumentów zależą od prowadzonej działalności oraz formy opodatkowania.
Umorzenie należności – wniosek o umorzenie należności powinien złożyć przedsiębiorca, który przykładowo poniósł stratę materialną na skutek działania nadzwyczajnego, które stało się powodem, że opłacenie składek mogłoby pozbawić przedsiębiorcę możliwości dalszego prowadzenia działalności. Umorzone mogą zostać jedynie składki, jakie przedsiębiorca płaci sam za siebie. Składki płacone w części za pracowników nie podlegają umorzeniu. Składki za okres umorzenia nie liczą się przy ustalaniu prawa do świadczeń. Wymaga się, aby do wniosku zostały dołączone dokumenty:
potwierdzające brak możliwości uregulowania zadłużenia nawet w części
wskazujące na kondycję finansową firmy oraz możliwości płatnicze przedsiębiorcy
potwierdzające stan zdrowia osoby posiadającej zaległości w płatnościach lub stwierdzające konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Przykładem takiego dokumentu może być zaświadczenie o korzystaniu z różnych form pomocy społecznej, dokumenty świadczące o złym stanie zdrowia.
Osoby składające wniosek elektronicznie powinny dostarczyć wymagane dokumenty do dowolnej placówki ZUS-u lub wysłać je pocztą. Przedsiębiorca może skorzystać z ulg dopiero po uzyskaniu zgody przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku, kiedy osoba ubiegająca się o ulgę w opłacaniu składek na ZUS nie jest pewna, z której ulgi może skorzystać ma prawo do kontaktu z doradcą do spraw ulg i umorzeń, który powinien wytłumaczyć płatnikowi wszelkie kwestie związane z tym zagadnieniem oraz wskazać z jakich formularzy powinien skorzystać i pomóc mu w ich wypełnieniu, a także w skompletowaniu wymaganych dokumentów.
