Zdarza się, że przedsiębiorca z różnych powodów posiada zadłużenie w ZUS-ie. Czasami dług w składkach mają również osoby fizyczne, za które składki opłaca pracodawca. Zwykle są one nieświadome, że nie są za nie odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Najczęściej dowiadują się o tym zupełnie przypadkowo. W jaki sposób można sprawdzić jaka jest wysokość zadłużenia w ZUS-ie i czy w ogóle istnieje takie zadłużenie?
Prowadzenie działalności gospodarczej oznacza dla przedsiębiorcy wiele obowiązków. Jednym z nich jest comiesięczne opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ZUS. W przypadku nieterminowego opłacania składek lub w ogóle ich nieopłacania na koncie przedsiębiorcy zaczynają powstawać zaległości, do których należy doliczyć odsetki za zwłokę.
Obecnie w 2024 roku ich wysokość wynosi 14,5%. Nie nalicza się ich, jeżeli nie przekraczają 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2024 roku są to następujące kwoty:
42,40 zł – do 30 czerwca 2024 r.
43 zł – od lipca 2024 r.
Jeżeli zaległości składkowe utrzymują się długo to Zakład Ubezpieczeń Społecznych może nawet rozpocząć egzekucję, co w konsekwencji jeszcze bardziej może obciążyć budżet przedsiębiorcy o koszty egzekucyjne, opłaty manipulacyjne oraz inne. Z uwagi na naliczane odsetki przedsiębiorca może nie znać dokładnej kwoty zadłużenia. Jednak istnieje możliwość samodzielnego sprawdzenia wysokości kwoty zadłużenia. Przedsiębiorca ma do wyboru kilka sposobów. Każda wpłata pieniężna na konto płatnika w ZUS-ie najpierw zaliczana jest na najstarsze zaległości. Trwa to do czasu ich całkowitej spłaty. Dzięki temu istnieje mała szansa, że zaległości się przedawnią.
Ustalanie salda składek ZUS – sposoby
Płatnik składek może sprawdzić saldo zaległości w ZUS-ie w następujący sposób:
Platforma PUE ZUS Sprawdzenie zaległości za pośrednictwem PUE ZUS jest chyba najprostszym i najszybszym sposobem na uzyskanie informacji o wysokości zaległej kwoty. Aby poznać kwotę płatnik najpierw musi zalogować się na swoje konto w ZUS-ie. Następnie musi wybrać zakładkę "Płatnik" i "Salda bieżące". W ten sposób uzyska dostęp do salda bieżącego w rozbiciu na poszczególne składki. Widoczne są dwie wartości: WN i MA. Przy zadłużeniu pojawia się kwota po stronie WN. W zakładce "Salda miesięczne" widoczne są kwoty zadłużenia za poszczególne miesiące oraz za poszczególne fundusze. Kolejna zakładka "Należne składki i wpłaty" ukazuje saldo na poszczególnych funduszach. Natomiast "Podział wpłat" służy do pokazania w jaki sposób rozliczane są wpłaty zrealizowane przez płatnika w rozbiciu na poszczególne fundusze.
Wniosek RD-3 Jeżeli przedsiębiorca nie chce samodzielnie sprawdzać kwoty zadłużenia, ponieważ obawia się np. pomyłki to może złożyć wniosek RD-3. Składa się go za pośrednictwem platformy PUE ZUS. W tym celu należy zalogować się na swoje konto i wybrać zakładkę "Płatnik", a następnie "Katalog usług elektronicznych" i wybrać druk RD-3. Dane na formularzu dotyczące płatnika uzupełniają się automatycznie za pośrednictwem systemu. Po wypełnieniu, wniosek należy sprawdzić, zapisać i zamknąć. Następnie formularz po autoryzacji wysyłany jest do ZUS-u. Autoryzacja może być dokonana za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu ePUAP (Profil Zaufany) lub podpisu osobistego. ZUS na rozpatrzenie wniosku i przesłanie informacji do płatnika ma 1 miesiąc. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przesunięty do 2 miesięcy. Przedsiębiorca może też wysłać wniosek pocztą lub złożyć go osobiście w placówce ZUS.
Osobista wizyta w placówce ZUS Przedsiębiorca może w każdym momencie umówić się na wizytę osobistą w placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i porozmawiać z pracownikiem o posiadanych zaległościach. Podczas wizyty istnieje możliwość omówienia zadłużenia i jego spłaty. Dozwolone też jest zadawanie pytań. Pracownik może podpowiedzieć rozwiązania pozwalające spłacić zadłużenie w sposób jak najmniej uciążliwy dla płatnika.
Centrum Obsługi Telefonicznej Ostatnim sposobem na poznanie wysokości kwoty zaległości jest wykonanie telefonu do Centrum Obsługi Telefonicznej. Zanim dojdzie do rozmowy, to najpierw przedsiębiorca powinien dokonać uwierzytelnienia.
Rozłożenie zaległości na raty – czy jest taka możliwość?
Czasami zaległość w opłacaniu składek na ZUS jest tak wysoka, że przedsiębiorca może mieć problem ze spłatą zadłużenia w jednej racie, dlatego część płatników składa wniosek o rozłożenie spłaty na raty. Wniosek może zostać złożony za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub osobiście w placówce. Podaje się w nim dane osobowe oraz informuje o zadłużeniu i podaje propozycję spłaty, w jakim terminie, w jakiej wysokości. Należy również podać powód, dlaczego spłata jednorazowa nie jest możliwa, jak i rodzaj pomocy, z której płatnik chce skorzystać. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zgodzić się na spłatę w systemie ratalnym, ale nie musi. Decyzję powinien wydać maksymalnie w czasie do 2 miesięcy. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku przedsiębiorca nie musi już martwić się, że zostanie wobec niego wszczęte postępowanie egzekucyjne. Jeżeli wcześniej egzekucja była rozpoczęta to na czas spłaty zostaje zawieszona pod warunkiem, że płatnik będzie spłacał zadłużenie zgodnie z otrzymaną decyzją ratalną, czyli w terminie i w wysokości wskazanej w harmonogramie.
Zadłużenie w ZUS – jakie mogą być konsekwencje?
Opłacanie składek ZUS jest jednym z obowiązków nałożonych na przedsiębiorcę. Składki muszą trafić na konto ZUS w wyznaczonym terminie, który przypada na 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy składka. Każda zaległość oznacza dla płatnika określone konsekwencje w postaci doliczenia do kwoty zadłużenia karnych odsetek. W przypadku braku reakcji ze strony płatnika, ZUS może podjąć decyzję o zajęciu rachunku bankowego przedsiębiorcy do wymaganej kwoty. Nieopłacenie składek może spowodować utratę prawa do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego, a także może być powodem nieotrzymania dofinansowania, jeżeli przedsiębiorca stara się o jego uzyskanie.
Od 2022 roku zmieniły się zasady dotyczące rozliczania wpłacanych składek na ubezpieczenia społeczne ZUS. W przypadku, kiedy przedsiębiorca posiada zaległości w opłacaniu składek, to ZUS z każdej wpłaty trafiającej na konto przedsiębiorcy potrąca najpierw kwoty najstarszych zaległości, kwoty odsetek, koszty upomnienia oraz inne dodatkowe opłaty. Dopiero potem rozliczane są bieżące składki. Egzekucja prowadzona z emerytury, renty lub innych zasiłków nie może pozbawić płatnika wszystkich środków pieniężnych. Płatnik musi mieć pozostawioną określoną kwotę wolną od potrąceń. Nadpłata w składkach powoduje, że wpłaty w pierwszej kolejności zostają zaliczone na zaległe lub bieżące składki, a nawet i przyszłe. W przypadku braku zaległości we wpłatach płatnik ma prawo złożyć wniosek o zwrot nadpłaconej kwoty. ZUS powinien zwrócić nadpłatę w terminie 30 dni na rachunek bankowy przedsiębiorcy.
Czy zaległości w składkach ZUS mogą się przedawnić?
Zaległości w zapłacie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ZUS przedawniają się po upływie 5 lat licząc od dnia, w którym powinny zostać opłacone i widnieć na koncie ZUS. Zgodnie z przepisami, jeżeli płatnik składek zapłaci choćby przysłowiową złotówkę z całego zadłużenia, to ZUS uznaje go za osobę, która będzie spłacać przeterminowane zobowiązanie składkowe i nie analizuje przy tym czy wpłacona kwota dotyczy należności przedawnionych, czy ich nie dotyczy. W związku z tym, jeżeli płatnik dokona wpłaty, to może zdarzyć się, że zostanie nią pokryte już przeterminowane zobowiązanie składkowe. W tej sytuacji płatnik nie może liczyć, że ZUS zwróci mu wpłaconą kwotę nawet jeżeli zostanie ona przeznaczona na pokrycie przedawnionych należności.
