Likwidacja działalności - jak rozliczyć zapłacony ZUS?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do regulowania podatków i składek ZUS. Zgodnie z przepisami, składki ZUS są opłacane w miesiącu następującym po miesiącu, za który są należne, co oznacza, że przedsiębiorca, który zdecydował się zlikwidować swoją działalność gospodarczą, musi uregulować składki ZUS po jej zakończeniu. Zapłacone składki pomniejszają przychód z działalności, który należy opodatkować. W niniejszej publikacji przeanalizowany zostanie temat rozliczania składki ZUS uregulowanej po likwidacji działalności gospodarczej z uwzględnieniem podatku PIT.

Rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne

Przedsiębiorcy mają obowiązek regulować składki ZUS, które składają się ze składek społecznych i zdrowotnych, które są rozliczane na innych zasadach.

Uregulowana przez przedsiębiorcę składka społeczna może zostać odliczona od dochodu stanowiącego podstawę do opodatkowania albo stanowić koszt uzyskania przychodu. W pierwszym przypadku przepisy obowiązują zarówno w trakcie regulowania zaliczek w ciągu roku podatkowego, jak i w zeznaniu rocznym.

Art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy PIT wskazuje, że podstawa obliczenia podatku może zostać pomniejszona o składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i rentowe) zarówno za podatnika, jak i pracowników.

Jeżeli mowa o przedsiębiorcach rozliczających się na zasadach ryczałtu, uregulowana składka zostaje odjęta od przychodu.

Składki społeczne są zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że przedsiębiorca uzupełnia PKPiR.

Przedsiębiorca ma prawo odliczyć jedynie uregulowaną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składkę, którą trzeba zapłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku zapłaty (dotyczy osób fizycznych).

Jak rozliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne?

Przedsiębiorcy musieli zapoznać się z szeregiem zmian obowiązujących po wprowadzeniu Polskiego Ładu, również z uwagi na nowe zasady rozliczania składki zdrowotnej. Zabrania się pomniejszania podatku o składkę zdrowotną (takie zasady obowiązywały do końca 2021 roku). Chociaż wybrani przedsiębiorcy mają prawo pomniejszać o składkę zdrowotną przychód/dochód do opodatkowania, pod warunkiem że przestrzegają ściśle wyznaczonych limitów.

Rozliczanie składki zdrowotnej:

• skala podatkowa – bez możliwości odliczania składki zdrowotnej,
• podatek liniowy – składka zdrowotna może zostać odliczona do wysokości limitów wyznaczonych w Obwieszczeniu Ministra Finansów (w 2023 roku limit to 10.200 zł na rok),
• zryczałtowany podatek dochodowy – możliwość odliczenia 50% uregulowanej składki zdrowotnej.

Zgodnie z przepisami uregulowana składka zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy wymiaru składki zostaje odjęta od obliczonego podatku, ale nie pomniejsza dochodu. Ta zasada pozwala przedsiębiorcy na odliczenie składki od podatku, czyli nie klasyfikuje się jej jako kosztu podatkowego.

Po likwidacji działalności gospodarczej składka zdrowotna nie może zostać zaliczona do bieżącego okresu, ale odejmuje się ją w trakcie rozliczenia rocznego (kwota podlegająca odliczeniu od podatku).

W jakim terminie rozliczane są składki ZUS w działalności gospodarczej?

Składki ZUS regulowane przez przedsiębiorcę są rozliczane w miesiącu, kiedy podatnik je zapłacił.

PRZYKŁAD 1
Po rozliczeniu składek ZUS za lipiec przedsiębiorca jest zobowiązany dostarczyć deklarację ZUS DRA w terminie do 20 sierpnia. Do tego czasu musi uregulować także składki ZUS.

PRZYKŁAD 2
Pani Zofia zdecydowała się zlikwidować działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym w dniu 1 sierpnia. Zgodnie z obowiązującymi zasadami ostatnia zaliczka na podatek dochodowy musi zostać obliczona i uregulowana w terminie do 20 sierpnia. Z kolei składki ZUS za czerwiec także muszą być zapłacone w tym terminie. Kiedy pani Zofia będzie obliczać kwotę zaliczki za lipiec, nie ma możliwości odjęcia od dochodu składek zdrowotnych uregulowanych w sierpniu. Jedynym przypadkiem, kiedy można uwzględnić składki w zaliczce to uregulowanie wymaganej kwoty w terminie do 31 lipca.

Składki ZUS zapłacone po likwidacji działalności – jakie zasady obowiązują przedsiębiorcę?

Składka ZUS uregulowana przez przedsiębiorcę zostaje zakwalifikowana jako koszt lub odliczona od dochodu w ramach zaliczki w miesiącu, kiedy została zapłacona. Przepisy zabraniają wprowadzenia składki do kosztów firmowych z datą wsteczną.

PRZYKŁAD 3
Przedsiębiorca zlikwidował działalność 20 czerwca i zgodnie z obowiązującymi zasadami uregulował składki ZUS za czerwiec 10 lipca. Zgodnie z obowiązującymi zasadami podatnik nie ma prawa zaliczyć składek uregulowanych w lipcu do rozliczenia za czerwiec.

Jeżeli składka jest opłacona po likwidacji firmy, nie może zostać zakwalifikowana jako koszty firmowe w miesiącu, kiedy ją uregulowano, gdyż firma już nie istnieje.

Opłacona po likwidacji firmy składka zostaje wykazana w deklaracji rocznej. Kwalifikuje się ją jako kwotę podlegającą odliczeniu od dochodu, co w praktyce oznacza, że pomniejsza roczny dochód przedsiębiorcy, czyli warunkuje wysokość zobowiązania podatkowego obliczanego za cały rok. Do rozliczenia rocznego służy zeznanie roczne PIT-36.

Warto jeszcze raz przypomnieć, że składki społeczne są odliczane przez wszystkich przedsiębiorców, a forma opodatkowania nie odgrywa w tym przypadku większego znaczenia. Sytuacja jest inna dla składki zdrowotnej – ustawodawca wyznaczył limity obowiązujące przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ryczałtu oraz podatku liniowego.

Składki ZUS klasyfikowane jako koszt uzyskania przychodu

Co to są koszty uzyskania przychodu? Przez to określenie rozumie się koszty umożliwiające osiągnięcie przychodów albo zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów, z zastrzeżeniem, że wydatki nie są zaliczane do kosztów wskazanych w art. 23. Uwzględniając niniejsze przepisy, nie ma żadnych wątpliwości, że składki ZUS opłacane przez przedsiębiorcę są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że zostały już zapłacone przez podatnika. Składki ZUS stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu, kiedy zostały uregulowane, a nie w miesiącu, za które należą (wielu przedsiębiorców popełnia ten błąd).

Składki regulowane do ZUS-u (tylko na ubezpieczenie społeczne) mogą zostać przez przedsiębiorcę zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, co ma miejsce w trakcie obliczania zaliczki na podatek w ciągu roku.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów dochód to różnica pomiędzy przychodami i kosztami uzyskania przychodu wprowadzonymi do ksiąg.

PRZYKŁAD 4
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, od której reguluje ubezpieczenie społeczne w ZUS-ie. Składka obliczona za czerwiec to 1020 zł i została uregulowana 10 lipca. Uzupełniając księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca zakwalifikuje składkę za czerwiec do kosztów w lipcu. Składka zapłacona w lipcu jest lipcowym kosztem uzyskania przychodu.

Obowiązujące przepisy wskazują, że składka ZUS może być zakwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu już w miesiącu, kiedy jest uregulowana. Z kolei składki, które nie są opłacone, nie są kosztami firmowymi.

Podatnik nie może uwzględnić składki zapłaconej po likwidacji działalności w bieżącym okresie, ale przysługuje mu prawo uwzględnienia jej w zeznaniu rocznym.

Rozliczanie składek w działalności gospodarczej – kilka słów podsumowania

Przedsiębiorcy mają obowiązek regulowania składki społecznej i składki zdrowotnej. W pierwszym przypadku składka pomniejsza przychód albo dochód do opodatkowania. Podatnik może zaliczyć składkę do kosztów uzyskania przychodów (z wyjątkiem ryczałtu) albo odjąć składkę od podstawy opodatkowania.

Dla podatników rozliczających się na zasadach podatku liniowego oraz ryczałtu składka zdrowotna również pomniejszy przychód albo dochód.

Składki ZUS zostają ujęte w rozliczeniu za miesiąc, kiedy je uregulowano. Dlatego po likwidacji działalności gospodarczej ostatnia składka zdrowotna zostaje wprowadzona do zeznania rocznego, z zastrzeżeniem, iż składki muszą być opłacone w trakcie istnienia firmy.

Reasumując, zapłacone składki ZUS zawsze pomniejszą podstawę do opodatkowania, ale ich rozliczenie odbywa się w różnych okresach.

Data publikacji: 2023-10-27, autor: FakturaXL