Firma w Polsce i zagranicą, gdzie płacić składki ZUS?

Prowadzenie działalności gospodarczej poza granicami Polski stanowi normę dla wielu przedsiębiorców. To możliwość dotarcia do większej bazy klientów, wyższe zarobki i inne korzyści. Jakie formalności względem ZUS-u muszą zostać załatwione w celu prowadzenia firmy zarówno w Polsce, jak i poza jej granicami. Odpowiadamy.

Firma w UE, EOG albo Szwajcarii

Swoboda podejmowania działalności gospodarczej umożliwia pracę w każdym państwie należącym do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Wiąże się to z traktowaniem Polaków na takich samych zasadach, jak obywateli danego kraju i prowadzenia działalności na zasadach przestrzeganych przez obywateli tego państwa.

Przedsiębiorców obowiązują przepisy związane z zabezpieczeniem społecznym w kraju prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w Niemczech, to jest to miejsce wykonywania jego pracy, więc podlega on niemieckim przepisom zabezpieczenia społecznego w związku z czym składki trafiają do niemieckiego systemu ubezpieczeń.

Działalność prowadzona w Polsce, Unii Europejskiej oraz Szwajcarii

Przedsiębiorca, który prowadzi firmę w Polsce, ale chce ją rozszerzyć na inny kraj, powinien zacząć od weryfikacji, jakich przepisów musi przestrzegać w kwestii ubezpieczeń społecznych.

Dostępne są dwa scenariusze – w pierwszym z nich miejscem zamieszkania jest państwo członkowskie Unii Europejskiej i właśnie tam prowadzona jest zdecydowana część działalności gospodarczej – obowiązuje ubezpieczenie społeczne w państwie zamieszkania.

Znaczna część działalności jest wyznaczana przy pomocy następujących wyznaczników:

• czas pracy,
• obrót,
• liczba świadczonych usług,
• dochód.

Znaczna część działalności gospodarczej oznacza minimum 25% działalność, która odbywa się w państwie zamieszkania i wtedy obowiązuje zabezpieczenie społeczne właśnie w tym państwie.

PRZYKŁAD 1
Pani Justyna prowadzi działalność gospodarczą zarówno w Polsce, jak i Czechach. Praca rozkłada się następująco: 20 dni w miesiącu w Polsce oraz 10 dni w miesiącu w Czechach, oznacza to, że znaczna część działalności odbywa się w Polsce (zastosowano kryterium czasu pracy), czyli tutaj regulowane zostają składki.

Druga opcja zakłada, że przedsiębiorca nie mieszka w państwie, gdzie odbywa się znaczna część działalności. W tym przypadku obowiązują przepisy związane z zabezpieczeniem społecznym państwa, gdzie dostępne jest centrum zainteresowania działalności.

PRZYKŁAD 2
Pan Tomasz prowadzi swoją firmę architektoniczną w Polsce, Hiszpanii i Włoszech. Przedsiębiorca mieszka w Hiszpanii i właśnie z tego państwa pochodzi największa część jego dochodu. Zysk osiąga także w Polsce, jednak w zdecydowanie mniejszym stopniu. Oznacza to, że pan Tomasz nie ubezpiecza się w Polsce, ale w Hiszpani, gdyż tam mieści się centrum zainteresowania jego firmy.

Określenie „centrum interesów osobistych lub gospodarczych” nie zostało opisane w przepisach. Jednak w praktyce oznacza to przede wszystkim związki o charakterze rodzinnym oraz personalnym (osobistym albo towarzyskim). Jeżeli dana osoba nie ma najbliższej rodziny, kluczowe znaczenie odgrywają więzi towarzyskie oraz partnerskie.

Określenie „centrum interesów gospodarczych” odnosi się do głównego miejsca uzyskania korzyści majątkowych, czyli miejsca świadczenia pracy, zgromadzonych inwestycji, majątku, kredytów lub kont bankowych.

PRZYKŁAD 3
Pani Zofia świadczy usługi na Słowacji i w Czechach (to także miejsce jej zamieszkania). Zdecydowana większość klientów Pani Zofii jest ze Słowacji (niemalże 90%). Większa część świadczonej przez panią pracy nie odbywa się w miejscu zamieszkania, czyli obowiązują ją przepisy słowackiego zabezpieczenia społecznego.

Należy mieć świadomość, że takie zasady są obligatoryjne także w sytuacji, kiedy działalność została zarejestrowana w jednym kraju, ale jest prowadzona na obszarze większej liczby państw należących do UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii.

Jak wyglądają formalności związane ze zgłoszeniem się do ubezpieczeń?

Jeżeli działalność jest prowadzona w kilku państwach, przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć wniosek w sprawie wyznaczenia właściwego ustawodawstwa. W Polsce sprawa trafia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS bez żadnej zwłoki sprawdza, przepisy jakiego państwa będą obowiązywać. Pierwsza decyzja to tak zwane ustalenie wstępne i ma przypisaną rolę tymczasową. Zadaniem ZUS-u jest przekazanie informacji do państw członkowskich, gdzie wykonywana będzie działalność gospodarcza.

Wstępne przepisy przyjmą charakter ostatecznych w terminie 2 miesięcy, gdzie czas jest liczony od chwili dostarczenia wniosku do ZUS-u.

Od zasad przedstawionych powyżej ustawodawca wyznaczył dwa wyjątki:

• brak pewności, jakie przepisy obowiązują, ZUS nawiązuje kontakt z innymi instytucjami i decyzja odnośnie do zastosowania przepisów zapada wspólnie,
• brak akceptacji albo odmienna opinia odpowiednika ZUS-u w innym kraju odnośnie do wyznaczenia właściwych przepisów, zanim minie dwumiesięczny termin.

Informacja o obowiązujących przepisach zostaje dostarczona przez ZUS-u albo jego odpowiednika z innego kraju.

Tymczasowa działalność gospodarcza za granicą

Działalność gospodarcza prowadzona w Polsce przez minimum 2 miesiące może zostać przeniesiona na okres nieprzekraczający 24 miesięcy do innego państwa, przedsiębiorca może regulować bez zmian polskie ubezpieczenie społeczne.

Jednak wymagane jest spełnienie wszystkich warunków:

• przedsiębiorca dysponuje dokumentami (umowy, faktury, rachunki), które potwierdzają prowadzenie działalności w gospodarczej w Polsce przez minimum 2 miesiące przed przeniesieniem jej za granicę,
• przedsiębiorca utrzymuje w Polsce infrastrukturę, która posłuży mu do prowadzenia działalności, gdy wróci z zagranicy (oznacza to chociażby używanie biura w Polsce, regulowanie podatków bądź posiadanie legitymacji zawodowej),
• przenoszona działalność jest zbliżona do działalności prowadzonej w Polsce.

Gdy wymienione warunki są spełnione, nie ma przeciwwskazań, aby dostarczyć do oddziału ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia w celu potwierdzenia podlegania polskim ubezpieczeniom.

Jeżeli chociaż jeden z wymienionych warunków nie będzie spełniony, jest to równoznaczne z nałożeniem na przedsiębiorcę obowiązku ubezpieczenia społecznego w państwie, gdzie prowadzona jest nowa działalność gospodarcza. Wymagane jest zgłoszenie firmy do instytucji (odpowiednik polskiego ZUS) i wyrejestrowanie się z polskich ubezpieczeń.

PRZYKŁAD 4
Od 1 marca 2022 roku pan Łukasz prowadzi w Polsce salon fryzjerski. W czerwcu tego roku zdecydował się przenieść swoją firmę do Słowacji na 19 miesięcy i w tym czasie otworzyć salon tatuażu, gdyż otrzymał od znajomego lokal na prowadzenie firmy zupełnie za darmo. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pan Łukasz jest zobligowany, aby zarejestrować się do słowackich ubezpieczeń, gdyż jego nowa działalność ma zupełnie inny charakter.

PRZYKŁAD 5
Pani Łucja jest właścicielką salonu kosmetycznego, który istnieje od 2015 roku. Po 6 latach zdecydowała się spróbować swoich sił na rynku niemieckim, gdzie podpisała kontrakt na przygotowanie projektów domów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest zobligowana do zgłoszenia się do niemieckiego systemu zabezpieczenia społecznego i regulowania składek na właściwym poziomie, gdyż prowadzona działalność ma zupełnie inny profil.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności do innego kraju na okres przekraczający 24 miesiące i upłynięcie ważności zaświadczenia A1 wymaga regulowania składki na ubezpieczenie w państwie, gdzie działalność została przeniesiona.

Gdy po przekroczeniu 24 miesięcy, przedsiębiorca mimo wszystko pragnie kontynuować regulowanie składek w Polsce, wymagane jest nawiązanie kontaktu z urzędem. ZUS występuje w imieniu przedsiębiorcy z wnioskiem o zawarcie porozumienia wyjątkowego do instytucji zagranicznej.

Porozumienie wyjątkowe można zawrzeć przed wyjazdem, gdy przedsiębiorca ma świadomość, że pozostanie za granicą ponad 24 miesiące.

Gdy podmiot zagraniczny wyrazi zgodę, nie ma przeciwwskazań do kontynuacji opłacania składek na ubezpieczenia w Polsce, aż do chwili, gdy działalność za granicą zostanie zakończona.

Trzeba wyraźnie podkreślić, że zgodę wydaje zagraniczna instytucja, a nie polski ZUS. Decyzja może być również odmowna i trzeba mieć tego świadomość.

Gdy działalność gospodarcza jest prowadzona mniej niż 2 miesiące, zaświadczenie A1 nie zostanie wydane. Wymagane jest ubezpieczenie się w kraju, gdzie odbędzie się czasowe prowadzenie działalności gospodarczej i z tego miejsca należy regulować składki na ubezpieczenia społeczne.

PRZYKŁAD 6
Pan Aleksander jest barberem. Od chwili zarejestrowania działalności w Polsce nie udało mu się wyświadczyć żadnej usługi, dlatego po miesiącu zdecydował się przenieść firmę do Czech. Zgodnie z przepisami nie spełnił warunku, jakim było prowadzenie działalności przez minimum 2 miesiące i nie wyświadczył żadnej usługi, co oznacza, że w celu kontynuowania działalności gospodarczej w innym kraju, bez względu na okres prowadzenia działalności, zgłoszenie się do lokalnego ubezpieczenia jest obowiązkowe.

Działalność zarejestrowana w Polsce oraz praca najemna w innym państwie

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca ma zarejestrowaną działalność gospodarczą w Polsce i zdecydował się na rozpoczęcie pracy najemnej w państwie należącym do UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii, trzeba przestrzegać przepisów ustawowych państwa, gdzie odbywa się praca najemna. W takiej sytuacji polski system ubezpieczeń społecznych przestaje obowiązywać i nie ma obowiązku regulowania żadnych składek.

W celu wyrejestrowania się z ZUS-u trzeba dostarczyć następujące dokumenty:

• deklaracja ZUS ZWUA z kodem 600 – inna przyczyna wyrejestrowania,
• formularz ZUS ZWPA, gdzie odbywa się wyrejestrowanie płatnika składek ZUS,
• oświadczenie o wyrejestrowaniu, gdzie przekazana zostaje informacja do organu o podjęciu zatrudnienia w innym państwie i odprowadzaniu tam składek na ubezpieczenie społeczne,
• druk A-1, który jest dostępny w odpowiedniku ZUS-u za granicą (w kraju, gdzie podejmowana jest praca).

Gdy firma jest prowadzona w Polsce i zatrudniani są pracownicy, do ZUS-u trafia jedynie formularz ZUS ZWUA i oświadczenie o wyrejestrowaniu. Druk ZUS ZWPA nie jest wtedy obowiązkowy, gdyż regulowanie składek za zatrudnionych pracowników nadal obowiązuje.

PRZYKŁAD 7
Pani Hanna prowadzi swoją firmę w Polsce, ale dodatkowo podpisała umowę o pracę we Francji (praca najemna), co oznacza, że obowiązują ją francuskie przepisy.

Praca marginalna w jednym państwie i praca najemna w drugim

Praca marginalna zajmuje 5% regularnego czasu pracy i dodatkowo nie generuje więcej niż 5% ogólnego zysku. Świadcząc pracę marginalną w jednym państwie członkowskim UE i pracując w innym, obowiązują przepisy o ubezpieczeniu społecznym z państwa, w którym świadczona jest praca marginalna.

PRZYKŁAD 8
Pani Anna świadczy pracę w dwóch państwach – w Polsce i na Węgrzech. Na Węgrzech świadczona jest praca najemna, dlatego obowiązkowe jest stosowanie węgierskich przepisów ubezpieczeniowych. Gdy wynagrodzenie spadnie poniżej 5%, jest to równoznaczne z zakwalifikowaniem pracy na Węgrzech jako pracy marginalnej. Oznacza to, że pani Anna zostanie zakwalifikowana jako osoba, która świadczy pracę jedynie w Polsce, co jest równoznaczne z obowiązkiem regulowania składek od całości uzyskiwanych dochodów w Polsce oraz na Węgrzech.

Centrum SOLVIT Polska zapewnia bezpłatną pomóc dla osób, które świadczą pracę w innym kraju, a urząd nie przestrzega przepisów. Pomoc jest zapewniona bez ponoszenia dodatkowych kosztów po stronie pracownika.

Działalność gospodarcza poza Unią Europejską

Właściwy tytuł pobytowy to warunek świadczenia pracy w państwie, które nie jest zlokalizowane w Unii Europejskiej. W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy Polska zawarła umowę o zabezpieczeniu społecznym z państwem, gdzie prowadzona będzie działalność gospodarcza i czy firma jest zobligowana do odprowadzania składki na ubezpieczenia społeczne w tym kraju. Gdy Polska zawarła umowę z państwem, gdzie prowadzona ma być działalność gospodarcza, nie ma przeciwwskazań, aby bez zmian rozliczać się w polskim systemie ubezpieczeniowym. Nie trzeba się wtedy rejestrować do zagranicznego systemu ubezpieczeń społecznych, jednak przed podjęciem działań warto zweryfikować przepisy w danym kraju.

PRZYKŁAD 9
Pani Alicja ma firmę w Polsce i USA (stałe miejsce zamieszkania). Zgodnie z art. 6 umowy o zabezpieczeniu społecznym, gdzie stronami jest Polska oraz USA, pani Alicja jest zobligowana do regulowania składek w amerykańskim systemie ubezpieczeń społecznych.

Data publikacji: 2024-06-10, autor: FakturaXL