Czasami przedsiębiorca może mieć problem z zapłatą zobowiązań wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej i zatrudniania pracowników, które mogą dotyczyć między innymi zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne w ZUS-ie za zatrudnione osoby. Rozwiązaniem tego typu problemów może być możliwość rozłożenia na raty powstałego zadłużenia. Czym jest i w jaki sposób działa system ratalny w ZUS-ie?
Zadłużenie w ZUS-ie – możliwość rozłożenia na raty
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca ma problemy finansowe i trudno jest mu w terminie opłacić składki na ubezpieczenia społeczne może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o rozłożenie na raty powstałych zaległości z tytułu opłacania składek. Możliwość taką daje ustawa z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Należności zostają rozłożone na raty na podstawie umowy zawartej pomiędzy płatnikiem składek, a ZUS-em. W zakres porozumienia zawartego z ubezpieczycielem o rozłożeniu na raty zaległości z tytułu składek mogą wchodzić także składki pracowników finansowane przez nich samych, jak również składki płacone przez zleceniobiorców.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą handlową. Przez ostatnie pół roku miał problemy finansowe i w związku z tym wystąpiły u niego trudności w zapłacie składek na ubezpieczenia społeczne za siebie i pracowników. Jego problemy spowodowane były otwarciem w pobliżu dużego sklepu z materiałami budowlanymi. Nowa placówka okazała się być konkurencyjna dla przedsiębiorcy, zwłaszcza w zakresie różnorodności oferowanych produktów, jak i w zakresie cenowym, czego skutkiem było odejście sporej liczby klientów. Obecnie przedsiębiorca reguluje należności składkowe na bieżąco. Jednak w dalszym ciągu trudno jest mu spłacić powstałe zadłużenie w jednej racie. Czy w takiej sytuacji przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o rozłożenie zaległych składek na raty?
Odpowiedź: Przedsiębiorca ma prawo wystąpić do ZUS-u o rozłożenie wszystkich zaległości na raty, tym bardziej, że obecnie na bieżąco opłaca składki. Jednocześnie przychód jaki osiąga nie jest jeszcze na tyle wysoki, aby był w stanie jednorazowo spłacić całość powstałego zadłużenia.
Płatność jakich składek może być rozłożona na raty?
Płatnik składek może złożyć wniosek o rozłożenie na raty w pełnej wysokości następujących składek:
na ubezpieczenia społeczne
na ubezpieczenie zdrowotne
na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
na Fundusz Emerytur Pomostowych.
Na raty mogą być rozłożone także:
odsetki za zwłokę od wymienionych powyżej składek naliczone do dnia złożenia wniosku
opłaty dodatkowe
koszty upomnienia.
Wniosek o rozłożenie zadłużenia na raty
Złożony przez przedsiębiorcę wniosek o rozłożenie zadłużenia na raty nie zawsze musi zostać pozytywnie rozpatrzony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Oznacza to, że w takiej sytuacji postępowanie egzekucyjne wszczęte wobec przedsiębiorcy nie zostanie zawieszone, a płatnik składek ma obowiązek spłaty zadłużenia razem z odsetkami za zwłokę włącznie do dnia zapłaty należności.
Wniosek o rozłożenie zadłużenia na raty – wymagane dokumenty przy różnych formach opodatkowania
Do wniosku o rozłożenie zadłużenia na raty należy dołączyć między innymi takie dokumenty, jak:
oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym, a także sytuacji finansowej
dokumenty finansowe, jak przykładowo któreś z wymienionych poniżej:
zeznania PIT za ostatni rok
wyciąg z księgi przychodów i rozchodów
sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata
dokumenty dotyczące pomocy publicznej w przypadku kontynuowania działalności przez przedsiębiorcę.
Zakres dokumentów wymaganych podczas składania wniosku o rozłożenie zaległości na raty zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz wybranej formy opodatkowania.
Poniższe podmioty muszą obowiązkowo dołączyć do wniosku następujące dokumenty:
Osoby prawne oraz spółki prawa handlowego prowadzące pełną księgowość
sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe oraz za rok bieżący
oświadczenie o stanie majątkowym osoby prawnej składane na formularzu ROP.
Spółki osobowe, czyli spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna oraz spółki cywilne opodatkowane według zasad ogólnych:
oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym oraz o sytuacji materialnej osoby fizycznej nieprowadzącej pełnej księgowości na formularzu ROF kolejno za każdego wspólnika
wyciąg z księgi przychodów i rozchodów za ostatnie 3 lata i za rok bieżący.
Spółki osobowe oraz cywilne opodatkowane w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych:
oświadczenia o stanie rodzinnym i majątkowym oraz sytuacji materialnej osoby fizycznej nieprowadzącej pełnej księgowości na formularzu ROF
wyciągi z ewidencji przychodów za ostatnie 3 lata oraz za rok bieżący.
Osoby fizyczne będące przedsiębiorcami prowadzące pełną księgowość:
sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe oraz za rok bieżący
oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym oraz sytuacji materialnej osoby fizycznej prowadzącej pełną księgowość na formularzu ROK.
Osoby fizyczne będące przedsiębiorcami korzystające z opodatkowania na zasadach ogólnych lub wg podatku liniowego:
PIT 36 lub PIT 36L za ostatni rok oraz PIT 38 pod warunkiem, że osoby składały takie zeznanie
aktualny wyciąg z księgi przychodów i rozchodów za rok bieżący
oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym oraz sytuacji materialnej osoby fizycznej nieprowadzącej pełnej księgowości na formularzu ROF.
Osoby fizyczne będące przedsiębiorcami opodatkowane na podstawie karty podatkowej:
PIT 16A za ostatni rok oraz PIT 37 lub PIT 38 pod warunkiem, że osoby te osiągały inne dochody niż z prowadzonej działalności
oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym oraz sytuacji materialnej osoby fizycznej nieprowadzącej pełnej księgowości na formularzu ROF.
Osoby fizyczne będące przedsiębiorcami opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych:
PIT 28 za ostatni rok oraz PIT 37 lub PIT 38 pod warunkiem, że osoby te osiągały inne dochody niż z prowadzonej działalności
aktualny wyciąg z ewidencji przychodów za rok bieżący
oświadczenie o stanie rodzinnym i majątkowym oraz o sytuacji materialnej osoby fizycznej nieprowadzącej pełnej księgowości na formularzu ROF.
Niedotrzymanie warunków umowy z ZUS-em i jej zerwanie - konsekwencje
Jeżeli przedsiębiorca nie dotrzyma warunków określonych w umowie o rozłożenie zadłużenia na raty, to ZUS bezzwłocznie rozwiązuje taką umowę, a przedsiębiorca zobowiązany jest do natychmiastowej spłaty należności wskazanych w umowie. W takiej sytuacji, aby uniknąć przykrych konsekwencji przedsiębiorca może złożyć odpowiednio umotywowany wniosek o utrzymaniu postanowień umowy w mocy, do którego powinien dołączyć dokumenty wskazujące na zasadność złożenia takiego wniosku. Po uzyskaniu zgody na utrzymanie umowy w mocy płatnik musi spłacić zadłużenie w sposób określony w umowie. Natomiast ZUS odstępuje od rozpoczęcia lub wznowienia postępowania egzekucyjnego. Zerwanie umowy o rozłożeniu zadłużenia na raty następuje wtedy, kiedy przedsiębiorca nie będzie stosował się do ustaleń zawartych w umowie. Dla płatnika konsekwencją zerwania umowy jest konieczność uregulowania zadłużenia razem z odsetkami za zwłokę, które naliczane są włącznie do dnia zapłaty. Brak wpłaty może skutkować rozpoczęciem prowadzenia postępowania egzekucyjnego wobec przedsiębiorcy, co przekłada się na zwiększenie sumy należności.
Odstąpienie od umowy o rozłożeniu zadłużenia na raty
Przedsiębiorca ma prawo w każdym momencie odstąpić od zawartej umowy. Jednocześnie nie zwalnia go to z obowiązku spłaty wszystkich zaległości razem z odsetkami za zwłokę pod rygorem prowadzenia postępowania egzekucyjnego. Przedsiębiorca, który chce odstąpić od umowy musi złożyć pisemne oświadczenie, w którym powinien wskazać termin odstąpienia, który nie może być wcześniejszy niż złożenie oświadczenia w ZUS-ie.
Układ ratalny zawarty z ZUS-em, a zmiana sytuacji płatnika
Czasami już po zawarciu układu ratalnego, sytuacja przedsiębiorcy może ulec zmianie. Wtedy ma on prawo wystąpić z wnioskiem o zmianę warunków spłaty zadłużenia jakie zostały zawarte w umowie. Do wniosku powinien dołączyć dokumenty stwierdzające zasadność zmiany warunków zawartego wcześniej porozumienia.
Zmiana warunków umowy ratalnej z ZUS-em może dotyczyć:
wydłużenia okresu spłaty zadłużenia
zmiany terminu płatności rat
zmiany wysokości rat
skrócenia okresu spłaty zadłużenia.
Czynność zmiany warunków umowy odnośnie spłaty zaległości na raty wymaga sporządzenia stosownego aneksu. Do momentu podpisania aneksu, przedsiębiorca, który zawarł umowę o rozłożenie zadłużenia na raty zobowiązany jest do stosowania się do zaleceń umieszczonych w umowie oraz przestrzegania dotychczasowego harmonogramu płatności. Warunki umowy mogą zostać zmienione zarówno w przypadku pogorszenia się sytuacji przedsiębiorcy, jak i wtedy, kiedy sytuacja ta uległa poprawie. Po zmianie warunków zmienia się również wysokość opłaty prolongacyjnej. Zmianie nie podlega jedynie wysokość odsetek.
Wniosek o rozłożenie zadłużenia na raty – wymagane elementy
We wniosku o rozłożenie na raty muszą znaleźć się poniższe informacje:
dane identyfikacyjne (imię i nazwisko/ nazwa, identyfikator, taki jak: numer NIP, PESEL, REGON, telefon, adres do korespondencji)
wskazanie należności, których dotyczy wniosek, ich wysokość oraz okresy, za które powinny być zapłacone
propozycja spłaty zadłużenia ze wskazaniem terminu płatności rat, ich liczby oraz wysokości
uzasadnienie wniosku
rodzaj pomocy publicznej o jaką ubiega się przedsiębiorca
podpis wnioskodawcy.
Przedsiębiorca może skorzystać z gotowego formularza RSR dostępnego w każdej placówce oraz na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Sposób składania wniosku o rozłożenie zadłużenia na raty
Wniosek o rozłożenie zadłużenia na raty można składać:
w formie pisemnej za pośrednictwem poczty lub przez osobiste złożenie w każdej placówce ZUS-u
w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE)
w formie ustnej do protokołu sporządzonego przez pracownika ZUS-u.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien rozpatrzyć wniosek maksymalnie w terminie 2 miesięcy licząc od momentu jego złożenia.
Pomoc de minimis - dokumenty
Do dokumentów dotyczących pomocy społecznej wymaganych przy pomocy de minimis zaliczają się:
wszystkie zaświadczenia o pomocy de minimis, które przedsiębiorca otrzymał w bieżącym roku oraz w dwóch poprzedzających go latach
oświadczenie o wielkości otrzymanej pomocy de minimis na formularzu RPD
oświadczenie, że przedsiębiorca nie korzystał z pomocy de minimis na formularzu RD-2
wypełniony formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis na formularzu RFD
formularz informacji przedstawianych przez wnioskodawcę na formularzu RFR pod warunkiem, że dotyczy pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.
Pomoc indywidualna na pokrycie szkód wyrządzonych przez klęski żywiołowe lub inne nadzwyczajne zdarzenia - dokumenty
Do dokumentów dotyczących pomocy społecznej wymaganych przy świadczeniu pomocy indywidualnej zaliczają się:
oświadczenie, że przedsiębiorca nie korzystał z takiej pomocy na formularzu RPI
wypełniony formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie na formularzu RFI
dokumenty pozwalające na ustalenie, czy ogólna wartość pomocy nie będzie większa niż poniesione straty pomniejszone o kwoty wypłacone z ubezpieczenia o ile zostały wypłacone.
Jeżeli potrzebne będą dodatkowe dokumenty, to Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformuje płatnika o konieczności ich dostarczenia.
Podsumowanie
Przedsiębiorca mający zaległości w zapłacie składek ubezpieczeniowych w ZUS-ie ma prawo zawrzeć z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych układ ratalny, który swoim zasięgiem może objąć również zaległości w składkach opłacanych przez pracowników. Z powyższego rozwiązania mogą skorzystać przedsiębiorcy mający trudności z jednorazową spłatą zaległości. Do składanego wniosku o rozłożenie zaległości na raty przedsiębiorca musi dołączyć wszystkie wymagane dokumenty.
