Odpowiedzialność za sprawy kadrowe w firmie

Dział kadrowy odgrywa istotne znaczenie w firmie. Odpowiada on za załatwienie formalności związanych z zatrudnieniem oraz kontroluje wszystkie procesy związane z zarządzaniem personelem, aby były przeprowadzane w sposób zgodny z przepisami prawa. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla kadrowego, jak i dla pracodawcy. O jakich konsekwencjach mowa?

Zakres obowiązków kadrowego

Do najważniejszych zadań osób zajmujących się sprawami kadrowymi należą m.in.:

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej – ewidencja czasu pracy, akta osobowe oraz inne niezbędne dokumenty,
• zapewnienie zgodności z przepisami BHP – kontrola terminów badań lekarskich czy dostarczania zaświadczeń o zdolności do pracy,
• obsługa zatrudnienia i zwolnień – przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy oraz dokumentów związanych z zakończeniem stosunku pracy,
• obliczenia kadrowe – wyliczanie wymiaru urlopu, wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych.

Zaniedbania w realizacji tych obowiązków mogą prowadzić do naruszenia praw pracowników, co wiąże się z odpowiedzialnością prawną i karną.

Odpowiedzialność kadrowego – aspekty praktyczne

Kadrowy może być pociągnięty do odpowiedzialności w trzech głównych obszarach:

• służbowa - polega na konsekwencjach wynikających z nieprawidłowego wykonywania obowiązków, takich jak brak prowadzenia akt osobowych czy opóźnienia w naliczaniu wynagrodzeń, co może skutkować np. utratą premii uznaniowej,
• porządkowa - dotyczy przestrzegania wewnętrznych zasad organizacji pracy, takich jak czas pracy czy przepisy BHP; niedopilnowanie tych kwestii może prowadzić do nałożenia upomnienia lub nagany,
• materialna - jeśli działanie kadrowego prowadzi do strat finansowych dla firmy, pracodawca ma prawo domagać się odszkodowania. W przypadku celowego i szkodliwego działania odpowiedzialność ta może obejmować pełną wartość poniesionej szkody.

Kary nałożone na kadrowego zależą od skali i charakteru zaniedbań – od upomnienia po kary finansowe w wysokości do trzech miesięcznych wynagrodzeń.

Odpowiedzialność pracodawcy za zaniedbania kadrowe

Choć kadrowy jest bezpośrednio odpowiedzialny za swoje działania, to pracodawca lub zarząd firmy ponosi ostateczną odpowiedzialność za to, co dzieje się w przedsiębiorstwie. W przypadku poważnych naruszeń, takich jak niewypłacanie wynagrodzeń czy brak przestrzegania przepisów BHP, pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.

Wysokość kary dla przedsiębiorcy zależy od wielu czynników, takich jak charakter i skala zaniedbań, stopień winy oraz okoliczności towarzyszące sprawie. Sąd indywidualnie ocenia każdy przypadek, uwzględniając wszystkie dostępne dowody.

Naruszenia w polityce kadrowej a konsekwencje prawne

Zarządzanie sprawami kadrowymi w firmie wiąże się z koniecznością przestrzegania szeregu przepisów prawa pracy. Ich zaniedbanie, choćby przez niedopatrzenie kadrowego, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych zarówno dla niego, jak i dla pracodawcy. Poniżej przedstawiono trzy najczęściej spotykane rodzaje naruszeń, ich skutki oraz możliwe sankcje.

Niewydanie świadectwa pracy
Pracodawca ma ustawowy obowiązek wydania świadectwa pracy w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy umowa wygasa lub została wypowiedziana.

Brak świadectwa pracy stanowi wykroczenie, za które pracodawcy grozi kara grzywny. Wysokość tej kary jest ustalana przez sąd, który bierze pod uwagę okoliczności naruszenia oraz jego skutki dla pracownika. Dla uniknięcia takich sytuacji kluczowe jest, aby kadrowy monitorował terminy zakończenia umów i przygotowywał dokumenty zgodnie z przepisami.

Niedopełnienie obowiązku badań lekarskich
Każdy nowo zatrudniony pracownik, zanim rozpocznie pracę, musi przejść wstępne badania lekarskie potwierdzające jego zdolność do wykonywania zadań na danym stanowisku. Obowiązek ten dotyczy również:

• pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska,
• osób kierowanych do pracy w warunkach uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia.

Zaniedbania w tym zakresie są poważnym naruszeniem przepisów BHP. Pracodawca, który dopuści do takich sytuacji, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł, co następuje w wyniku postępowania sądowego. Aby uniknąć takich konsekwencji, kluczowe jest systematyczne monitorowanie badań okresowych oraz skuteczna komunikacja między działem kadr a przełożonymi pracowników.

Brak teczki personalnej
Zgodnie z przepisami, każdy pracownik powinien mieć założoną teczkę personalną, która zawiera m.in. informacje o ewidencji czasu pracy. Dokumentacja ta jest kluczowa do poprawnego obliczania wynagrodzeń i świadczeń.

Nieprowadzenie wymaganej dokumentacji jest wykroczeniem, które może skutkować grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. Odpowiedzialność za brak teczek personalnych spoczywa na pracodawcy, ale zaniedbanie to często wynika z niewłaściwego nadzoru nad pracą działu kadr.

Zapobieganie karom

Aby uniknąć kar i łamania prawa, warto zadbać o:

• regularne szkolenia dla kadrowych z zakresu przepisów prawa pracy i BHP,
• wdrożenie procedur kontrolnych dotyczących dokumentacji pracowniczej,
• systematyczne audyty wewnętrzne w obszarze kadrowym.

Kilka słów podsumowania

Niewydanie świadectwa pracy, brak badań lekarskich czy zaniedbanie dokumentacji pracowniczej to poważne naruszenia, które mogą prowadzić do konsekwencji finansowych i prawnych. Kluczowe jest, aby kadrowy działał sumiennie i zgodnie z przepisami, co pozwoli uniknąć problemów nie tylko jemu, ale także pracodawcy. Wdrożenie odpowiednich procedur i nadzoru w dziale kadr jest zatem nieodzowne dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy.

Data publikacji: 2025-01-06, autor: FakturaXL