W 2019 roku zostały zmienione zasady związane z przechowywaniem dokumentów pracowniczych, także dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych ZUS. Jakie obecnie obowiązują okresy przechowywania dokumentów pracowniczych?
Art. 94 Kodeksu pracy (katalog podstawowych obowiązków pracodawcy)
W art. 94 Kodeksu pracy zostały wymienione podstawowe obowiązki pracodawcy.Pkt 9a wspomnianego przepisu brzmi:
Pracodawca jest obowiązany w szczególności: prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Natomiast pkt 9b art. 94 KP mówi, że należy:
przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Z kolei art. 281 par. 1 pkt 6 KP określa karę przewidzianą dla przedsiębiorcy, który nie wywiązuje się z nałożonego na niego obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej i nieprzechowywania jej przez okres wskazany w przepisach. Odpowiedzialność karna grozi także za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach, które mogą spowodować jej uszkodzenie lub zniszczenie. Za wymienione zaniedbania przedsiębiorcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Bardziej szczegółowe wskazówki odnośnie prowadzenia i przechowywania dokumentów pracowniczych znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Rozporządzenie zawiera między innymi wskazanie jakie dokumenty należy uważać za akta osobowe, a które zaliczane są do dokumentacji pracowniczej i mogą być przechowywane poza aktami osobowymi.
Co to są akta osobowe?
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika akt osobowych. Składają się one z 4 części:
część A – obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych
część B – obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, jak:
umowa o pracę
zakres obowiązków
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy bądź zmiany tych warunków w innym trybie
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z różnych rodzajów urlopów, jak: urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
część C – obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, między innymi: - oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę - kopię wydanego świadectwa pracy
część D – obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej odrębnymi przepisami, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumentacja związana ze sprawami związanymi ze stosunkiem pracy
Akta osobowe to nie jedyne dokumenty, które pracodawca ma obowiązek przechowywać oddzielnie dla każdego pracownika.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:
dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, takie jak między innymi:
ewidencja czasu pracy
wnioski pracownika o zwolnienia od pracy celem załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań związanych z organizacją czasu pracy
dokumenty związane z prośbą o udzielenie i korzystanie z urlopu wypoczynkowego
karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą, a także wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, również dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, a także kosztów ich prania i konserwacji.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Dokumentacja pracownicza koniecznie musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika i dodatkowo przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy przez rozwiązanie lub z powodu wygaśnięcia umowy o pracę. Warunek: odrębne przepisy nie mogą przewidywać dłuższego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Powyższe dotyczy pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 roku.
W stosunku do okresów zatrudnienia przypadających przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentów pracowniczych wyliczany jest w oparciu o przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2018 roku (art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz. U. z 2018 r. poz. 357).
Dokumentacja pracownicza z tego okresu musi być przechowywana przez okres 50 lat liczonych od:
dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dokumentacja osobowa
dnia wytworzenia – dokumentacja płacowa.
W praktyce dokumenty przechowywane są przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy, czyli ustania stosunku pracy.
PRZYKŁAD 1 Pracownik został zatrudniony z dniem 1 czerwca 2020 roku na podstawie umowy na czas określony. Stosunek pracy trwał do 31 sierpnia 2021 roku. Po zakończeniu stosunku pracy nie została nawiązana kolejna umowa. Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe tego pracownia do 31 grudnia 2031 roku.
PRZYKŁAD 2 Pracownik był zatrudniony w zakładzie pracy na umowę o pracę od dnia 1 kwietnia 2003 roku. Po kilku latach zatrudnienia postanowił rozwiązać stosunek pracy. W maju 2021 roku złożył wypowiedzenie. Z uwagi na długoletni staż pracy obowiązywał go 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Umowa została rozwiązana z dniem 31 sierpnia 2021 roku. Dokumentacja pracownika musi być przechowywana przez okres 50 lat liczonych od dnia rozwiązania stosunku pracy, a więc do 31 sierpnia 2071 roku.
Problematyczne może okazać się ustalenie czasu przechowywania dokumentów, które nie zostały włączone do akt osobowych (przed 1 stycznia 2019 roku). Chodzi o takie dokumenty jak: wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Najczęściej były one przechowywane przez okres 3 lat (okres przedawnienia roszczeń pracowniczych). Taki okres dotyczy dokumentów pochodzących ze stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku.
W przepisach obowiązujących przed 1 stycznia 2019 roku nie zostały wskazane okresy przechowywania dokumentów w czasie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy, a także dokumentów dotyczących udzielania oraz korzystania z urlopów wypoczynkowych. Wcześniej uważano, że dokumentacja ta powinna być przechowywana przez okres 3 lat licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Taki termin wiąże się z okresem, po którym przedawniają się ewentualne roszczenia wynikające ze stosunku pracy, jak te dotyczące wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych, również urlopowych przedawniających się po 3 latach licząc od dnia, w którym roszczenie było wymagalne.
W przypadku umów o pracę zawartych w czasie od dnia 1 stycznia 2019 roku dokumenty, które nie zostały wskazane w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, jak np. harmonogramy czasu pracy powinny być przechowywane przez okres 3 lat. Po upływie tego czasu nie mają one już znaczenia prawnego, dlatego nie ma sensu, aby były przechowywane przez dłuższy okres czasu.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
W niektórych okolicznościach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pochodzącej ze stosunku pracy nawiązanego w czasie po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku może zostać skrócony, jeżeli zostanie złożony raport informacyjny zgodnie z art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.). Przepis pozwala, aby okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny (art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Raport informacyjny przekazuje się do ZUS-u. Dokument powinien zawierać informacje dotyczące ubezpieczonego zgłoszonego przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych pierwszy raz po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku. Muszą w nim znaleźć się dane potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku lub od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku. Wybór dat zależy od rodzaju danych.
Podsumowanie
Gromadzenie oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej są podstawowymi obowiązkami pracodawcy. Ich zaniedbanie skutkuje nałożeniem na przedsiębiorcę kary grzywny. Dodatkowo niewywiązanie się z obowiązku oznacza dla pracownika naruszenie jego interesów w okresie zatrudnienia, a także po zakończeniu umowy o pracę.
Czy karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wystarczy przechowywać 3 lata czy tak jak np. akta osobowe 10 lub 50 lat?
