Zmieniły się przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Znowelizowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w tej sprawie weszło w życie 17 listopada 2023 roku. W związku z nim pracodawcy do 17 maja 2024 roku zostali zobowiązani do dostosowania stanowisk pracy do nowych przepisów BHP w stosunku do pracowników pracujących przy monitorach ekranowych.
Każdy pracodawca powinien znać obowiązujące przepisy BHP oraz zmiany jakie w nich zachodzą. Ich znajomość pozwala podejmować działania w firmie zgodnie z najnowszymi standardami ochrony zdrowia i bezpieczeństwa. Początek 2024 roku przyniósł zmiany w zakresie przepisów BHP dotyczących osób pracujących w biurach. Zostały uregulowane przepisy w zakresie korzystania z monitorów ekranowych, dostępu do odpowiedniego sprzętu, oświetlenia oraz prawidłowej pozycji podczas wykonywania pracy. Jedną z ważniejszych zmian dotyczących pracy biurowej jest obowiązek dostarczenia pracownikowi szkieł kontaktowych o ile wymaga tego potrzeba używania ich podczas pracy. Taka konieczność powinna zostać potwierdzona wynikami badań. Do tej pory w przepisach mowa była jedynie o obowiązku dostarczania okularów korekcyjnych.
Czym jest stanowisko pracy w świetle nowych przepisów?
W nowelizacji rozporządzenia znajduje się nowa definicja stanowiska pracy.
Zgodnie z nią stanowisko pracy oznacza przestrzeń pracy, na którą składa się:
wyposażenie podstawowe takie jak:
monitor
klawiatura
myszka
inne urządzenia wejściowe
oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika
krzesło
stół, opcjonalnie:
ze stacją dysków
drukarką
skanerem
uchwytem na dokumenty
podnóżkiem.
Należy zaznaczyć, że od 17 maja 2024 roku na pracodawców zostanie nałożony wymóg wyposażenia krzesła w podłokietniki z funkcją ich regulacji. Jest to nowość, ponieważ do tej pory wystarczyło, jeżeli krzesło posiadało tylko same podłokietniki. Poza tym stół powinien być tak skonstruowany, aby można było dostosować go do użytkownika i wyposażenia stanowiska pracy. Blat powinien być odpowiednio duży, żeby pracownik mógł z łatwością wykonywać czynności związane z pracą. Na blacie musi znaleźć się miejsce na klawiaturę. Dodatkowo pracownik musi mieć miejsce przeznaczone do podparcia rąk i przedramion w taki sposób, aby został zachowany co najmniej kąt prosty pomiędzy ramieniem, a przedramieniem. Pod stołem lub biurkiem musi być na tyle wystarczająca ilość miejsca, żeby zatrudniony z łatwością mógł zmieścić tam nogi i mógł swobodnie zmieniać pozycję siedzącą.
Nowość w rozporządzeniu dotycząca laptopów
Do znowelizowanego rozporządzenia zostało wprowadzone pojęcie laptopa jako „systemu przenośnego”. Zgodnie z przepisami pracownik, który wykorzystuje w pracy laptop przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy powinien mieć zapewniony opcjonalnie:
monitor stacjonarny
podstawkę umożliwiającą ustawienie ekranu w taki sposób, żeby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika.
Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi dodatkową klawiaturę, która nie jest połączona z laptopem oraz dodatkową mysz.
Okulary korekcyjne i szkła kontaktowe
Wcześniej pracodawca musiał obowiązkowo zapewnić pracownikowi jedynie okulary korekcyjne wydane wg zaleceń lekarza, jeżeli wymagane były do pracy przy monitorze ekranowym komputera. Nowością jest dostarczenie pracownikowi również szkieł kontaktowych.
Nowy sprzęt dla pracowników, a wzrost produktywności i lojalności pracowników
Mogłoby się wydawać, że dodatkowe wydatki związane z wyposażeniem mogą zbytnio obciążać budżet pracodawcy, ale może to być pozorne wrażenie, ponieważ na dłuższą metę taka inwestycja jest opłacalna. Potwierdzają to przeprowadzone badania, które wykazały, że inwestowanie w sprzęt dla pracowników przynosi wiele korzyści, jak np. wzrost produktywności czy lojalności. Jeżeli sprzęt będzie przestarzały to pracownicy będą pracowali mniej wydajnie. Poza tym przestarzałe urządzenia mogą częściej ulegać awarii. Może to mieć negatywny wpływ na pracowników, którzy często stresują się tym, że muszą korzystać ze starych, a czasami i niesprawnych urządzeń, co może przyczynić się u nich do wzrostu napięcia nerwowego. Obowiązkiem pracodawcy jest ochrona pracowników przed takimi lub innymi szkodliwymi czynnikami przy wykorzystaniu do tego celu odpowiednich rozwiązań technicznych lub organizacyjnych.
Znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Dlaczego warto inwestować w komfort pracy?
Znowelizowane rozporządzenie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe weszło w życie 17 listopada 2023 roku wprowadzając istotne zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy. W związku z tym pracodawcy zostali zobowiązani do zapewnienia pracownikom korzystającym z laptopów dodatkowych elementów takich jak: zewnętrzne myszki, klawiatury oraz dodatkowy ekran lub specjalna podstawka zapewniająca ustawienie ekranu w taki sposób, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Pracodawcy zobowiązani są zmodernizować stanowiska pracy w terminie do 17 maja 2024 roku. Koszt takiego przedsięwzięcia uzależniony jest od ilości pracowników zatrudnionych na stanowiskach oraz od ilości stanowisk wymagających uzupełnienia. Przepisy nie nakładają na pracodawców zakupu nowego sprzętu. Dozwolony jest również wynajem, co może znacznie obniżyć ponoszone koszty. Powyższe rozwiązanie wymagające uzupełnienia wyposażenia ma przede wszystkim przyczynić się do zwiększenia produktywności pracowników, a także ma spełnić oczekiwania pracowników dotyczące komfortu i wygody na stanowisku pracy. Pracodawcy powinni na bieżąco aktualizować posiadane technologie i środowisko pracy oraz dostosowywać je do zmieniających się potrzeb i oczekiwań pracowników.
Stanowiska wyposażone w monitory ekranowe w świetle nowych przepisów - podsumowanie
Znowelizowane przepisy rozporządzenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe dotyczy jedynie pracowników, którzy spędzają przy ekranie monitora co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownik pracuje przy monitorze przez krótszy okres, to powyższe rozporządzenie nie ma zastosowania. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek zrefundować takiemu pracownikowi zakup nie tylko okularów korekcyjnych, ale i soczewek kontaktowych.
Obowiązkiem pracodawców zatrudniających pracowników przy stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe jest dostosowanie stanowisk pracy do minimalnych wymogów. Do najważniejszych z nich należą:
zapewnienie pracownikom pracującym na laptopach dodatkowego monitora lub podstawki pod laptopa
wyposażenie urządzenia w klawiaturę i mysz.
W nowelizacji rozporządzenia nie znalazły się zapisy dotyczące szczegółowych wymagań, takich jak możliwość regulacji ustawień monitora, klawiatury i krzesła. Nie ma też mowy o zachowaniu odpowiedniej odległości pomiędzy sąsiednimi stanowiskami oraz odległością monitora od oczu pracownika. Wszelkie wytyczne w tym zakresie nie zostały podane w centymetrach oraz w kątach nachylenia jak miało to miejsce wcześniej. Obecnie rozporządzenie zawiera jedynie ogólne zalecenia jak ma wyglądać stanowisko pracy. Według nowych wskazań powinno ono być przystosowane do warunków pracy oraz do potrzeb pracownika, jak np. dostosowanie biurka do wzrostu pracownika, a także liczby godzin spędzonych przy ekranie monitora.
