Rozliczanie czasu pracy na koniec roku

Końcówka roku to bardzo intensywny okres dla każdego przedsiębiorcy. Zajmują się między innymi rozliczeniem czasu pracy zatrudnionych osób. Najwięcej pracy mają przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się roczny okres rozliczeniowy. Wszystkie szczegóły związane z rozliczaniem czasu pracy zatrudnionych osób zostaną omówione poniżej.

Czas pracy w firmie 

Określenie czas pracy oznacza ilość godzin, które pracownik spędza w zakładzie pracy albo miejscu, które zostało do tego wyznaczone przez pracodawcę albo bezpośredniego przełożonego. Takie informacje potwierdza art. 128 Kodeksu pracy. Trzeba zauważyć, że czas pracy nie oznacza tylko faktycznego wykonywania pracy, ale również pozostawanie w gotowości do jej świadczenia.

Okres rozliczeniowy

Sposób rozliczania czasu pracy jest uwarunkowany wyznaczonym okresem rozliczeniowym, co oznacza okres określający maksymalne średnie normy czasu pracy. Przeważnie okres rozliczeniowy jest równy 1 miesiąc, gdyż taki sposób nie dostarcza większych trudności przy obliczaniu czasu pracy. Stosowanie okresu rozliczeniowego przekraczającego 1 miesiąc nie jest zabronione, ale zapewni pracodawcy znacznie więcej pracy i skomplikuje cały proces, szczególnie gdy pracownicy pozostają w zakładzie pracy na nadgodzinach.

W trakcie wybierania okresu rozliczeniowego trzeba wziąć pod uwagę zapotrzebowanie na pracę określone na przestrzeni jednego roku. Doskonale, kiedy okres rozliczeniowy może zacząć się w trakcie wzmożonej pracy oraz zakończyć, kiedy zapotrzebowanie na pracę nie jest, aż tak duże. Skąd taka zależność? Przede wszystkim w omawianej sytuacji przy mniejszej ilości pracy pracownicy nie muszą pozostawać w zakładzie na nadgodziny.

Pracodawcy mogą zapewnić pracownikom dodatkowy czas wolny za wypracowane wcześniej nadgodziny. Takie postępowanie jest dostępne tylko dla pracowników, którzy dostarczą odpowiedni wniosek i taki sposób rozliczenia będzie ich inicjatywą. Drugim, częściej stosowanym rozwiązaniem jest wypłata dodatku do wynagrodzenia.

Okres rozliczeniowy nie może przekroczyć 12 miesięcy.

Szczegółowe informacje dotyczące okresu pracy muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszeniu. Ostatnia opcja jest dedykowana dla przedsiębiorców, którzy nie są zaliczani do układu zbiorowego pracy albo nie mają obowiązku przygotowania regulaminu pracy  (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

Normy – czas pracy

Norma czasu pracy może być zarówno dobowa, jak i średniotygodniowa. Pierwsza z wymienionych norm trwa najczęściej 8 godzin i nie można jej przekraczać. Z kolei druga z norm określana jako średniotygodniowa ma 40 godzin w średnio pięciodniowym tygodniu pracy w zastosowanym okresie rozliczeniowym, który nie może być dłuższy niż 4 miesiące (art. 129 § 1 Kodeksu pracy).

Kiedy norma czasu pracy zostanie przekroczona, a pracownik spędzi w miejscu pracy więcej niż dobowy wymiar czasu, mamy do czynienia z nadgodzinami (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Nadgodziny są określane w formie dobowej oraz średniotygodniowej. Nadgodziny dobowe można bardzo łatwo obliczyć, a normy średniotygodniowe liczy się, dopiero gdy okres rozliczeniowy minie. Aby uzyskać potrzebne dane, wystarczy przyrównać liczbę godzin przepracowanych z godzinami obowiązującymi w konkretnym okresie rozliczeniowym.

Przy wyznaczeniu nadgodzin, nie można brać pod uwagę godzin, które udało się zrekompensować.

Przepisy obowiązujące w Polsce wyznaczają maksymalny limit nadgodzin i jest on równy 150 godzin. Jednak przedsiębiorca ma prawo wskazać inną maksymalną liczbę nadgodzin.

Jeżeli pracownicy podpisali umowę na część etatu, powinni poinformować pracodawcę, jaka jest maksymalna liczba nadgodzin, które mogą przepracować, gdyż godziny pracy wykonywane ponad normę wiążą się dla nich z korzyścią finansową w formie dodatku do wynagrodzenia. Wszystkie szczegóły powinny znaleźć się w umowie o pracę (art. 151 § 5 Kodeksu pracy).

Rozliczenie czasu pracy na koniec roku

Wiemy już, że na zakończenie roku pracodawca ma obowiązek ustalić i rozliczyć wszystkie przekroczenia norm czasu pracy. Na szczególną uwagę zasługują przekroczenia średniotygodniowe. Przedsiębiorca może skorzystać z dwóch sposobów rozliczania.

Pierwszy sposób rozliczania czasu pracy jest najkorzystniejszy dla pracownika.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje następujące działania:

• liczba godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym powinna zostać pomniejszona o liczbę nadgodzin dobowych,
• w drugim kroku od obliczonej liczby należy odjąć liczbę godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym, zgodnie z obowiązującym pracownika wymiarem czasu pracy.

PRZYKŁAD 1
Pan Tomasz pracuje na pełen etat w firmie A. Jego pracodawca stosuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. W październiku 2022 roku pan Tomasz przepracował 184 godziny, a w listopadzie mniej, bo 176 godzin. W grudniu tak samo, jak w październiku pracował przez 184 godziny. Suma przepracowanych godzin w czwartym okresie rozliczeniowym 2022 roku była równa 544 godzinom, gdzie 488 godzin to standardowy czas pracy. 32 to nadgodziny dobowe, które Pan Tomasz wykorzystał jako dni wolne od pracy. W jaki sposób udało się ustalić przekroczenia średniotygodniowe?

• 544 (godziny faktycznie przepracowane) - 32 (nadgodziny dobowe) = 512 godzin
• 512 - 488 (godziny do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym) = 24 godziny

Obliczone 24 godziny są klasyfikowane jako nadgodziny. Pracownik otrzyma za nie dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100%.

Drugi sposób rozliczania czasy pracy resort pracy przedstawia w inny sposób:

• w pierwszej kolejności od liczby godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym odejmuje się liczbę nadgodzin dobowych,
• otrzymana liczba musi zostać pomniejszona o iloczyn 8 godzin i liczby dni wystających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego,
• uzyskany wynik trzeba podzielić przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego. Kiedy wynik to liczba przewyższająca 40 – pracownik wykonał nadgodziny średniotygodniowe.

PRZYKŁAD 2
Pan Tomasz w ciągu trzech miesięcy liczonych od października do grudnia przepracował 544 godzin, w których 32 godziny były nadliczbowe.

• 544 - 32 = 512 godzin
• 512 : 13 tygodni ~ 39,39

Otrzymany wynik nie przekracza 40, czyli teoretycznie pracownik nie wykonał nadgodzin średniotygodniowych.

Jak widać, pierwszy sposób jest zdecydowanie korzystniejszy dla zatrudnionych osób.

Pracownik, który pracuje w godzinach nadliczbowych, może otrzymać:

• dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50 lub 100% (plus standardowe wynagrodzenie),
• lub mieć przyznany czas wolny (art. 151¹ i 151² Kodeksu pracy).

Wynagrodzenie zostaje powiększone o dodatek w jednej z poniższych stawek:

• 100% dodatek jest wypłacany za nadgodziny:
• wypadające w nocy,
• wypadające w niedziele i święta niebędące dla danego pracownika dniami pracy,
• wypadające w dni wolne od pracy udzielone za pracę w niedzielę lub święto,
• wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej;
• 50% dodatek jest wypłacany w pozostałych przypadkach (art. 151¹ §1 i § 2 Kodeksu pracy).

Pracownicy otrzymują obliczone dodatki razem z wynagrodzeniem, czyli najczęściej raz w miesiącu. Kiedy przekroczona zostanie norma średniotygodniowa, oblicza się ją, dopiero gdy okres rozliczeniowy zostanie zakończony. W takiej sytuacji dochodzi do obliczenia, a następnie wypłacenia na rzecz pracownika dodatku w wysokości 100% wynagrodzenia albo przyznany zostaje czas wolny w następnym okresie rozliczeniowym (ten sposób można zastosować, gdy w firmie panuje mniejsze natężenie pracy). Jednak czas wolny, zamiast dodatku do wynagrodzenia musi być wolą pracownika, pracodawca nie może tego narzucać.

Data publikacji: 2023-01-13, autor: FakturaXL