Elektroniczne dokumenty zamiast papierowych – jakie formalności trzeba spełnić?
Pierwszym krokiem do zmiany akt i dokumentów w formę cyfrową jest ich odwzorowanie cyfrowe. W praktyce najczęściej wykorzystywane są skany. Ta sama zasada dotyczy dokumentacji dotyczącej obecnych, jak i dawnych pracowników. Na skanach musi znaleźć się podpis przedsiębiorcy albo osoby do tego upoważnionej (wymagany jest podpis kwalifikowany), który jest używany do potwierdzenia zgodności z dokumentem papierowym.
W dokumentacji elektronicznej bardzo istotną rolę odgrywa przestrzeganie wymaganych zasad związanych z prowadzeniem i archiwizacją dokumentów wyznaczonych w §9 i §10 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli pracodawca podejmie decyzję o zmianie akt osobowych w formie papierowej na e-akta, czyli akta elektroniczne, stosowna informacja musi zostać przekazana do pracownika za pokwitowaniem. Odbiór akt w formie papierowej jest możliwy w terminie 30 dni.
Informacja o zmianie formy przechowywania akt osobowych pracownika może dotrzeć do pracownika podczas osobistego spotkania albo zostać wysłane pocztą polską, przekazane poprzez osobę upoważnioną przez pracodawcę albo opcjonalnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (wymagane jest potwierdzenie doręczenia). W przypadku przekazania byłemu pracownikowi informacji listem poleconym i przy braku odbioru doręczenie jest uznane za skuteczne po upływie 14 dni, liczonych od momentu pozostawienia pierwszej wiadomości.
Gdy pracownik nie żyje, dokumenty w formie papierowej w terminie 30 dni mogą zostać odebrane przez następujące osoby:- dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
- małżonek (wdowa i wdowiec)
- rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione.
Dokumenty papierowe zamiast elektronicznych – jak postępować?
W celu zmiany dokumentów z wersji elektronicznej na papierową należy w pierwszej kolejności wydrukować wszystkie wymagane dokumenty. W dalszej kolejności niezbędne jest złożenie podpisów przez pracodawcę albo upoważnioną osobą w celu potwierdzenia zgodności wydruku z dowodem w wersji elektronicznej. Zatrudniona osoba musi uzyskać informację o modyfikacji sposobu prowadzenia dokumentacji. Dokumenty w formie elektronicznej przez 30 dni są dostępne do odbioru przez pracowników, a dopiero po tym terminie ulegają zniszczeniu.
Podpisywanie dokumentów przez pracowników
Większość pracowników nie posiada podpisu kwalifikowanego, dlatego na przekazywanych wnioskach muszą znaleźć się własnoręczne podpisy pracowników.
Dla dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej konieczne jest podpisanie dokumentów w formie tradycyjnej, następnie ich zeskanowanie i elektroniczna archiwizacja. Alternatywnym rozwiązaniem jest dodanie skanu podpisu kwalifikowanego pracodawcy albo osoby upoważnionej lub opcjonalnie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej pracodawcy. Podpis służy do potwierdzenia zgodności dokumentów w obu wersjach.
Odbiór dokumentów odbywa się w wyznaczonej przez obie strony formie.
Data publikacji: 2024-05-09, autor: FakturaXL
