PIT-11 dla pracownika, obowiązek potwierdzenia odbioru
Do końca lutego przedsiębiorcy mają obowiązek przesłania pracownikom informacji podatkowej PIT-11. Na jej podstawie pracownik dokonuje rozliczenia podatku dochodowego w zeznaniu rocznym PIT. Czy pracodawca powinien otrzymać potwierdzenie odbioru formularza PIT-11 przez pracownika? W jaki sposób PIT-11 powinien zostać przesłany pracownikowi?
PIT-11 jest imiennym drukiem przygotowanym dla konkretnego podatnika, w którym zawarte są informacje o przychodach, dochodach i kosztach, a także o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych w danym roku podatkowym. Dokument powinien wystawić pracodawca, zleceniodawca lub zamawiający dzieło. Po wystawieniu musi go przekazać do urzędu skarbowego oraz do pracownika, zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła. Dodatkowo PIT-11 zawiera informacje o rozliczonych składkach na ubezpieczenia społeczne.
Informacja PIT-11 – jakie dane zawiera?
W PIT-11 oprócz wymienionych powyżej informacji znajdują się następujące dane:
dane płatnika przygotowującego informację
dane podatnika podatku dochodowego
kwoty dochodów podatnika uzyskanych w danym roku od płatnika przygotowującego informację
kwoty zaliczek na podatek dochodowy pobranych przez płatnika
kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W PIT-11 wykazuje się informacje o różnych rodzajach dochodów, takich jak między innymi:
dochody ze stosunku: pracy, stosunku służbowego oraz spółdzielczego, z pracy nakładczej, które zostały wypłacone przez zakład pracy
dochody z tytułu umowy zlecenia
dochody z działalności wykonywanej osobiście, jak: umowy o dzieło oraz czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich
dochody z praw autorskich i praw pokrewnych oraz innych praw, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw
należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich
przychody z innych źródeł, jak np. zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy, należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej.
Termin na przekazanie PIT-11
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym pracodawca zobowiązany jest do przesłania informacji o przychodach z innych źródeł i dochodach oraz pobranych zaliczkach za poprzedni rok w następujących terminach:
do końca stycznia do urzędu skarbowego
do końca lutego do pracownika.
W 2024 roku termin ten przypada odpowiednio 31 stycznia 2024 roku oraz 29 lutego. Wyżej wymienione terminy nie dotyczą pracodawców kończących prowadzenie działalności gospodarczej. W tej sytuacji płatnicy zobowiązani są złożyć formularze w terminie do dnia zaprzestania działalności.
PIT-11 – jak przekazać pracownikowi i do urzędu skarbowego?
Pracodawca może przekazać pracownikowi informację PIT-11 w dowolnej formie. Nie musi tego robić osobiście, chociaż w przypadku pracowników świadczących pracę stacjonarnie wydaje się to być najbardziej racjonalną formą. Pracodawca od razu może otrzymać podpis pracownika potwierdzający odbiór formularza w terminie. W przypadku pracowników świadczących pracę poza obszarem zakładu pracy, jak np. przez pracowników zdalnych pracodawca może przekazać informację PIT-11 w formie tradycyjnej lub elektronicznej. Formularz może zostać doręczony pocztą listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, za pomocą kuriera lub za pośrednictwem e-maila bądź programu komputerowego. W przypadku przekazania informacji PIT-11 do urzędu skarbowego jedyną dopuszczalną formą jest wysyłka elektroniczna.
Przekazanie PIT-11, a potwierdzenie odbioru
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi informacji PIT-11 w określonym terminie. Płatnik nie musi posiadać potwierdzenia przekazania druku, co oznacza, że jeżeli pracodawca nie będzie dysponował potwierdzeniem otrzymania formularza przez pracownika, to i tak jego przesłanie będzie uważane za skuteczne. Takie stanowisko zostało przedstawione między innymi przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w orzeczeniu o sygn. akt. I SA/Po 418/18 z 2018 roku, w którym sąd powołał się na ustawę o PIT. Przepis zawiera jedynie znaczenie pojęcia „przesłanie” druku. Na tej podstawie można uznać, że przesłanie PIT-11 nie musi oznaczać nałożenia na płatnika dodatkowego obowiązku w postaci posiadania dowodu potwierdzającego otrzymanie informacji przez pracownika. W związku z tym doręczenie PIT-11 bez posiadania potwierdzenia jego odbioru przez pracownika jest skuteczne tak samo jak to, które pracownik otrzymał osobiście i potwierdził jego otrzymanie własnym podpisem.
PIT-11 – korzyści z posiadania potwierdzenia odbioru
Jak już wspomnieliśmy ustawa o PIT nie nakazuje płatnikowi posiadania potwierdzenia odbioru informacji PIT-11 przez pracownika, to jednak dla bezpieczeństwa wskazane jest, jeżeli pracodawca będzie takie posiadał. W sytuacji, kiedy z jakiś powodów formularz zagubi się i dojdzie do sporu pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą, w którym pracownik będzie zarzucał płatnikowi, że ten nie przekazał mu informacji PIT-11, to będzie on posiadał dowód, że wydał go pracownikowi w ustawowym terminie.
Poświadczeniem odbioru informacji może być:
własnoręczny podpis pracownika
potwierdzenie odebrania e-maila z wysłaną informacją PIT-11 w przypadku wysyłki elektronicznej
potwierdzenie odbioru listu wysłanego pocztą
potwierdzenie odbioru przesyłki dostarczonej przez kuriera
potwierdzenie wysyłki druku do odbiorcy wysłanego za pośrednictwem specjalnego programu komputerowego.
PIT-11 – co grozi za niedostarczenie w terminie formularza PIT-11 do urzędu skarbowego i pracownika?
Pracodawca zobowiązany jest przepisami do wypełnienia i przekazania do urzędu skarbowego oraz do pracownika rocznej informacji PIT-11. Za niedopełnienie obowiązku pracodawcy grozi sankcja karno-skarbowa w postaci grzywny w wysokości 180 stawek dziennych.
