Akta osobowe zawierają ważne dokumenty i informacje związane z pracownikami. Obowiązujące przepisy warunkują, jak długo muszą być przechowywane, a także, kiedy pracodawca może zastosować dokumentację elektroniczną, zamiast papierowej.
Dokumentacja pracownicza jest obowiązkowa dla wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają pracowników.
Dokumentacja pracownicza składa się z dwóch części – pierwsza z nich to akta osobowe pracowników (A, B, C, D oraz E), a także dokumentacji, która jest ściśle związana za stosunkiem pracy.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami wszystkie dokumenty związane z pracownikami mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Bardzo istotne, aby podczas przechowywania dokumentów pamiętać o zachowaniu kilku zasad:
poufności,
integralności,
kompletności,
dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jeżeli dokumentacja pracownicza nie jest prowadzona ani przechowywana albo jest ona pozostawiona w warunkach, które narażają ją na zniszczenie albo uszkodzenie, inspektor pracy ma możliwość nałożyć na przedsiębiorcę karę o wartości od 1 000 zł do maksymalnie 30 000 zł.
Przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia osobnej dokumentacji związanej z rozliczeniami z ZUS oraz sprawami podatkowymi.
Z czego składają się akta osobowe?
W skład akt osobowych wchodzi 5 części:
część A – oświadczenia lub dokumenty dostarczone podczas rekrutacji,
część B – oświadczenia lub dokumenty wynikające z nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a dokładnie:
umowa o pracę,
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
zakres czynności (zakres obowiązków),
potwierdzenie zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, uzyskaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
dokumenty związane z przekazaniem pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
potwierdzenie poinformowania pracownika o:
warunkach zatrudnienia,
ryzyku zawodowym,
celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu czy wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu – gdy dotyczy,
oświadczenia na temat wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
dokumenty na temat przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
dokumenty na temat ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze, lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
dokumenty związane ze świadczeniem pracy jako telepraca,
dokumenty związane z pracą w trybie zdalnym,
wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy,
część C – oświadczenia lub dokumenty, które wynikają zakończenia zatrudnienia, a dokładnie:
oświadczenie o wypowiedzeniu lub o rozwiązaniu umowy o pracę,
oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w sytuacji postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą,
część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty, które wynikają z ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
część E — dokumenty ściśle związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, a dokładnie:
informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Bardzo istotne jest przechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym oraz zadbanie o ich numerację. Pracodawca musi pamiętać o prowadzeniu wykazu widniejących w dokumencie oświadczeń oraz dokumentów.
Dla części D oraz E trzeba wydzielić części związane z karą, oraz kontrolą.
Kiedy zawiadomienie albo informacja ściśle związana z kontrolą zostanie usunięta, bardzo ważne jest, aby cała część została usunięta, a numeracja zmieniona (aby nie było luk).
W przypadku akt papierowych konieczne jest przechowywanie odpisów albo kopii dokumentów, które są przedłożone przez pracownika albo pracodawcę. Warunkiem jest poświadczenie przez pracodawcę albo osobę do tego upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Jaka dokumentacja jest niezbędna do pracy na etacie?
W przypadku dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy występuje konieczność prowadzenia oddzielnie dla wszystkich zatrudnionych osób:
dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy,
dokumentacji związanej z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego,
kartę (listę) wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, które zostały uregulowane oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).
Dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy składa się z:
ewidencja czasu pracy obejmująca przede wszystkim:
pracę w poszczególnych dobach (liczbę godzin, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy) w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury
urlopy
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
wnioski pracownika dotyczące między innymi:
udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy)
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 140(1) Kodeksu pracy),
ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173(1) Kodeksu pracy),
dokumentacja:
związana ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
związana z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy),
związana z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
zgody:
pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).
