Jak prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?
Obecnie akta pracownicze przechowywane są zgodnie z nowymi przepisami, które obowiązują od 1 stycznia 2019 roku. Od tej daty dokumentacja pracownicza może być prowadzona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Przepisy zostały zmienione na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku oraz na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Prowadzenie akt pracowników w formie elektronicznej
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji zatrudnianych pracowników. W tym celu przedsiębiorca może wybrać jedną z obowiązujących form. Może to być wersja papierowa lub elektroniczna. Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy
Pracodawca jest obowiązany w szczególności: prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Akta pracownicze prowadzone elektronicznie, czyli e-akta tożsame są z dokumentacją pracowników prowadzoną w wersji papierowej. Mogą być prowadzone przez pracodawcę posiadającego kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Pracodawca może też przechowywać dokumentację pracowniczą w formie mieszanej, czyli zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Takie stanowisko przedstawił Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, który potwierdził, że nie ma przeszkód żeby pracodawca mógł prowadzić i przechowywać akta osobowe pracowników zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona zgodnie z przepisami i obowiązującym prawem. Wszelkie wskazania jej dotyczące zawiera Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. W dokumencie znajduje się zapis wskazujący na zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmian w dokumentacji, a także sposób i tryb dostarczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji, jeżeli zakończy się okres jej przechowywania.
Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty zawarte w aktach pracowniczych:
muszą być odpowiednio chronione przed uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych
osoby upoważnione muszą mieć stały i łatwy dostęp do przechowywanej dokumentacji.
Budowa akt osobowych pracowników
Akta pracownicze składają się z kilku części. Każda z nich służy do przechowywania właściwych dokumentów:
Część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji, czyli pochodzące z okresu przed zatrudnieniem, takie jak: świadectwa pracy, dyplomy itp.
Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, takie jak: umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenie BHP
Część C – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, która została określona w innych przepisach przewidująca zatarcie kary po upływie określonego czasu
Część D – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, takie jak: świadectwo pracy, wypowiedzenie itp.
Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków o działaniu podobnym do alkoholu.
Zmiana sposobu prowadzenia akt pracowniczych z formy papierowej na elektroniczną (art. 94(8) Kodeksu pracy
Zgodnie z przepisami pracodawca ma prawo do dokonywania zmian w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z formy papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Art. 94(8) Kodeksu pracy mówi, że:
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. § 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. § 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Jeżeli przedsiębiorca chce zmienić sposób prowadzenia akt pracowniczych z formy papierowej na elektroniczną musi najpierw:
sporządzić kopię cyfrową akt pracowniczych np. w formie skanu
umieścić na cyfrowej wersji akt pracowniczych podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.
Oznacza to, że dokumenty, które zostały zeskanowane muszą być jeszcze opatrzone podpisem elektronicznym pracodawcy. Przedsiębiorca, który chce zrezygnować z prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i chce przejść na formę papierową musi tylko wydrukować dokumenty pracowników przechowywane cyfrowo, a następnie wystarczy, że je podpisze lub zleci ich podpisanie innej osobie. Pracodawca ma obowiązek podania do wiadomości pracowników sposobu prowadzenia akt pracowników oraz informowania ich o każdej zmianie prowadzenia dokumentacji.
Okres przechowywania akt pracowniczych
Po nowelizacji przepisów został skrócony okres, przez który akta pracownicze powinny być przechowywane. Do tej pory dokumenty osobowe pracowników zgodnie z przepisami o świadczeniach emerytalnych i rentowych były najczęściej przechowywane przez okres 50 lat. Część dokumentów dotycząca kart urlopowych, czy harmonogramów była niszczona po 3 latach na podstawie przepisów dotyczących terminów przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Obecnie pracodawca zobowiązany jest do przechowywania akt osobowych pracowników przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został rozwiązany lub wygasł stosunek pracy.
Akta muszą być przechowywane:
w sposób, który pozwoli na zachowanie poufności dokumentów
przechowywane dokumenty muszą być kompletne i muszą zapewniać integralność akt
w sposób, który nie może być w kolizji z dostępem do dokumentów, co oznacza, że dostęp do dokumentów nie może być utrudniony
dokumenty muszą być chronione przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W przypadku, kiedy dokumentacja pracownicza jest dowodem w postępowaniu sądowym, w którym stroną jest pracodawca to musi ona być przechowywana do czasu zakończenia sprawy sądowej orzeczonej prawomocnym wyrokiem. Jednak nie może to być okres krótszy niż 10 lat. Jeżeli pracodawca nie jest stroną w sprawie, ale wie o toczącym się postępowaniu, to w takiej sytuacji okres przechowywania dokumentów zostaje przedłużony o 12 miesięcy. Po upływie wskazanego czasu pracodawca powinien powiadomić pracownika o tym, że może on odebrać dokumenty w terminie 30 dni. W przypadku, gdyby pracownik ich nie odebrał w wyznaczonym terminie, to pracodawca ma prawo je zniszczyć.
Niszczenie akt osobowych pracownika, kiedy jest możliwe?
W art. 94(6) Kodeksu pracy zostały wskazane obowiązki, jakie ustawa nakłada na pracodawcę. Zgodnie z wymienionym przepisem, jeżeli dojdzie do rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, to pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi dokumentu, w którym znajdą się niżej wymienione informacje:
o okresie przechowywania dokumentów pracownika
o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej w terminie przypadającym na koniec miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku nieodebrania jej przez pracownika.
Jeżeli termin wskazany na odbiór dokumentów upłynie, to przedsiębiorca w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór powinien zniszczyć dokumenty w taki sposób, aby nie było możliwe ich odtworzenie. Pracodawca zobowiązany jest również do poinformowania pracownika o możliwości odbioru poprzedniej wersji akt w terminie 30 dni licząc od dnia zawiadomienia.
W przypadku śmierci pracownika dokumenty mogą odebrać:
dzieci pracownika, dzieci małżonka, dzieci przysposobione
wnuki, rodzeństwo, dzieci przyjęte na wychowanie do rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
małżonek zmarłego pracownika
rodzice, w tym również ojczym, macocha, rodzice przysposabiający.
Prowadzenie osobowych akt pracowniczych w formie elektronicznej – korzyści
Korzyści z prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej jest wiele. Jedną z ważniejszych jest oszczędność czasu i pieniędzy. Akta pracownicze prowadzone w wersji papierowej wymagają poświęcenia dużo większej ilości czasu. Poza tym przechowywanie dokumentów papierowych wymaga posiadania dodatkowego pomieszczenia służącego do przechowywania papierowych dokumentów pracowników. Dodatkowo dokumenty papierowe muszą być odpowiednio zabezpieczone przed wglądem przez nieuprawnione osoby. Wszelkie działania związane z obsługą bądź aktualizacją wymagają zwiększonego nakładu pracy w porównaniu z dokumentacją w formie cyfrowej.
Podsumowując do najważniejszych korzyści wynikających z prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej należy wymienić:
wygodę i łatwy dostęp – akta osobowe dostępne są na wielu urządzeniach (komputer, smartfon, inne urządzenie z dostępem do Internetu) w dowolnym czasie i z każdego miejsca, które ma dostęp do Internetu
bezpieczeństwo i ochronę danych – dokumenty przechowywane są w bazach danych odpowiednio zabezpieczonych, aby zminimalizować ryzyko ich utraty bądź kradzieży. Dodatkowo dokumenty chronione są przed zniszczeniem
łatwiejszy sposób aktualizacji danych – w przypadku jakichkolwiek zmian osobowych, jak np. w adresie zamieszkania, nazwisku i innych można je łatwo i szybko zaktualizować bez konieczności składania dokumentów papierowych
oszczędność czasu – przeszukiwanie archiwum odbywa się szybko i sprawnie. Nie trzeba przekopywać sterty teczek z dokumentacją papierową
oszczędność kosztów – brak kosztów drukowania i przechowywania dokumentów w magazynach
większa funkcjonalność – dokumenty podpisywane są za pomocą podpisu elektronicznego i metod związanych z uwierzytelnianiem przeznaczonym dla pracowników
opcja przyjazna środowisku – dokumenty w wersji elektronicznej nie wymagają posiadania dokumentów papierowych, co przekłada się na zredukowanie zużycia papieru, co z kolei ma wpływ na zmniejszenie wycinki drzew i produkcję odpadów.
