Jakie dokumenty może zażądać Urząd Skarbowy podczas kontroli?
Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą zawsze musi liczyć się z kontrolą ze strony urzędu skarbowego. Postępowanie wyjaśniające powinno być przeprowadzone ściśle wg uregulowań zawartych w aktach prawnych.
Postępowanie administracyjne, czyli administracyjne prawo formalne dotyczy większości prowadzonych spraw urzędowych. Wszelkie procedury związane z wydaniem decyzji administracyjnej określa Kodeks postępowania administracyjnego. Sprawy prowadzone w ramach postępowania administracyjnego rozstrzygają organy publiczne na drodze decyzji administracyjnej. W przypadku postępowania administracyjnego w ramach postępowania dowodowego przeprowadzanego przez organ podatkowy obowiązują uregulowania zawarte w Ordynacji podatkowej. Obowiązkiem organu podatkowego jest zebranie wyczerpującego materiału dowodowego jaki udało się pozyskać w danej sprawie. Organ podatkowy może na każdym etapie postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie w sprawie przeprowadzenia dowodu. Prawem organu podatkowego jest dokonywanie oceny materiału dowodowego zgodnie z posiadaną wiedzą, doświadczeniem i wewnętrznym przekonaniem.
Po co kontrola podatkowa?
Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie podatnika czy wywiązuje się on w sposób właściwy z nałożonych na niego obowiązków podatkowych.
W ramach kontroli urząd może np. sprawdzić, czy podatnik:
wyliczył prawidłowo należną składkę
złożył w terminie deklarację podatkową
opłacił w terminie należne obciążenia skarbowe.
Organ podatkowy może prowadzić działania sprawdzające dotyczące zdarzeń mających miejsce w ciągu ostatnich 5 lat podatkowych. Zwyczajowo postępowanie dotyczy jedynie konkretnego okresu z tych 5 lat i tylko konkretnego odcinka, na którym został popełniony błąd. Przykładowo, jeżeli pomyłka dotyczy błędów w zakresie podatku dochodowego PIT lub CIT, to kontrolerzy będą sprawdzać deklaracje podatkowe dotyczące tych podatków. Jeżeli błąd dotyczył podatku VAT, to kontrola będzie dotyczyła rozliczeń w tym zakresie. Organ podatkowy powinien powiadomić podatnika, że rozpoczyna postępowanie skarbowe wobec niego. W zawiadomieniu musi wskazać dokładnie jakiego zdarzenia i jakiego okresu będzie dotyczyła kontrola. Podatnik nie ma obowiązku udostępnić kontrolerom dokumentów z innego okresu niż ten wskazany w zawiadomieniu. Z reguły zawiadomienie powinno posiadać formę pisemną poza nielicznymi wyjątkami. Koniecznie musi określać cel i termin kontroli. Podatnik powinien zostać powiadomiony przynajmniej na 7 dni przed planowaną kontrolą.
Przebieg kontroli podatkowej
Podczas kontroli skarbowej organ podatkowy ma prawo sporządzić kopię, fotokopię oraz może filmować dokumentację podatkową, którą podatnik przedstawi mu w celu zbierania materiału dowodowego. Dodatkowo, jeżeli zajdzie taka potrzeba, to kontrolerzy mogą przesłuchać podatnika i świadków. Mogą też dokonać zabezpieczenia dowodów, jak np. zatrzymać dokumenty księgowe, czy zająć komputer służbowy, zwłaszcza jeżeli istnieje podejrzenie popełnienia wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego. Podatnik ma obowiązek udostępnienia kontrolerom całej dokumentacji dotyczącej kontrolowanego obszaru. Jeżeli będzie utrudniał czynności sprawdzające, to kontrolerzy mają prawo wezwać policję, straż miejską lub straż celną. Na koniec kontroli spisywany jest protokół kontrolny, w którym powinny być zawarte wszystkie błędy oraz podstawa prawna. Podatnik ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu w terminie 14 dni licząc od dnia zakończenia kontroli.
Po co postępowanie dowodowe?
W postępowaniu administracyjnym, postępowanie dowodowe odgrywa najważniejszą rolę. Jego zadaniem jest doprowadzenie do odtworzenia stanu faktycznego. Musi zawierać fakty oraz dowody mające znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy konkretnego podatnika. Na podstawie przeprowadzonego postępowania dowodowego można ustalić tzw. prawdę materialną, obiektywną. Za prawdę obiektywną uważana jest wiedza zgodna ze stanem faktycznym. Jej przeciwstawieniem jest prawda formalna (proceduralna), czyli wiedza oparta na domniemaniach, fikcjach prawnych lub zgodzie stron. Podczas postępowania skarbowego organ podatkowy zbiera materiał dowodowy, który powinien posiadać cechy zupełności. Każde postępowanie dowodowe jest inne, ponieważ jego zakres w całości określa zakres stanu faktycznego sprawy podatkowej. Postępowanie dowodowe jest najważniejszym etapem kontroli skarbowej. Jego prawidłowe przeprowadzenie ma znaczenie na całą ocenę prawną ustalonego stanu faktycznego. Stan faktyczny zawsze ma wpływ na stan prawny danej sprawy.
Dowód w sprawie skarbowej
Dowody, które wykorzystywane są w sprawach skarbowych zostały wskazane w art. 180 i nast. Ordynacji podatkowej. Par. 1 wymienionego przepisu zawiera otwarty katalog dowodów. Zgodnie z nim dowodem w sprawie jest wszystko co może pomóc w wyjaśnieniu sprawy, a nie jest w sprzeczności z prawem. Może to być więc każdy nośnik informacji, a także każda informacja przybliżająca do prawdy, pod warunkiem, że brak jest przepisu zakazującego przeprowadzenia takiego dowodu.
W art. 182 Ordynacji podatkowej znajduje się wykaz środków dowodowych, które szczególnie powinny być wzięte pod uwagę w trakcie prowadzonego postępowania, czyli tzw. dowody istotne. Do grupy tej należą:
księgi podatkowe – księgi rachunkowe, książka przychodów i rozchodów, ewidencje, rejestry, które podatnicy mają obowiązek prowadzić
deklaracje podatkowe złożone przez podatnika – deklaracje te, to zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania i inne informacje
opinie biegłych
zeznania świadków
materiały oraz informacje zebrane podczas oględzin
dokumenty zgromadzone podczas działalności analitycznej KAS, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej
materiały zgromadzone w wyniku postępowania karnego lub postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe
informacje podatkowe – informacje sporządzane przez podatnika na wezwanie organu podatkowego w zakresie zdarzeń wynikających ze stosunków cywilnoprawnych lub z prawa pracy, które mogą mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego bądź wysokość zobowiązania podatkowego osób lub jednostek, z którymi zostały zawarte umowy lub umowy zostały zawarte z nierezydentami zgodnie z przepisami prawa dewizowego.
Dodatkowym dowodem może być oświadczenie strony postępowania sporządzone na jego wniosek. Organ podatkowy nie ma prawa nie przyjąć takiego oświadczenia. Oświadczenie nie posiada szczególnej mocy dowodowej. Jego moc jest taka sama co pozostałych dowodów przeprowadzonych w trakcie postępowania. Wszelkie informacje przekazywane przez stronę postępowania składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
Organ podatkowy, jeżeli będzie miał uzasadnione przypuszczenie, że strona nie ujawniła wszystkich obrotów i przychodów, które mogą mieć znaczenie do określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, to może z urzędu nakazać podatnikowi złożenie oświadczenia o stanie majątkowym. Jednak taka czynność wymaga posiadania przez urząd skarbowy materiału dowodowego, który pozwala na powstanie takich przypuszczeń.
Postępowanie dowodowe – obowiązki organu podatkowego i podatnika
Zgodnie z Ordynacją podatkową, organ podatkowy ma obowiązek do zebrania materiału dowodowego, który pozwoli na dokładne rozpatrzenie sprawy. Wszczęcie kontroli upoważnia urząd skarbowy do podjęcia działań pozwalających zebrać dowody w sposób wyczerpujący i dokonanie ich bezstronnej oceny. Urząd skarbowy w prowadzonym postępowaniu dowodowym ma prawo do zebrania dowodów w granicach wystarczających do ustalenia stanu faktycznego. Urząd ma obowiązek znaleźć wszystkie nośniki zawierające informacje istotne dla określenia stanu faktycznego. Urzędnicy nie mają prawa dokonywać selekcji dowodów, która polega na ocenie wartości dowodowej. Wszystkie dowody prywatne są równe patrząc od ich mocy dowodowej. Wyższą moc mają jedynie dokumenty urzędowe.
Podatnik jako strona postępowania kontrolnego zgodnie z art. 188 Ordynacji podatkowej ma prawo zażądać przeprowadzenia dowodu, głównie w aspekcie pozytywnym dla siebie. Jeżeli więc urząd skarbowy zgromadzi materiał dowodowy obciążający podatnika, to podatnik, który będzie chciał wykazać, że organ podatkowy oskarża go bezzasadnie, to w takiej sytuacji będzie miał obowiązek wykazania za pomocą konkretnych dowodów, że urząd nie ma racji.
Podsumowanie
Kontrolę podatkową zawsze podejmuje organ podatkowy. Na początku przeprowadza postępowanie dowodowe, które jest najważniejszym elementem całego procesu. W trakcie postępowania urząd zbiera materiał dowodowy, na podstawie którego będzie mógł stwierdzić jaki jest stan faktyczny. Dozwolone są prawie wszystkie dowody, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i jednocześnie są zgodne z prawem. Katalog dowodowy jest katalogiem otwartym.
