Home office, czyli domowe biuro (system pracy w domu). Znany również pod nazwą praca zdalna lub mobilny styl pracy. System polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych w miejscu zamieszkania. W ostatnim okresie coraz bardziej popularny i ceniony przez pracowników. Dużym ułatwieniem w pracy zdalnej są dokumenty w wersji elektronicznej, które dobrze jeżeli będą archiwizowane w jednym miejscu.
stanowi duże ułatwienie pracy z domu (miejsca zamieszkania). Dokumenty elektroniczne zawsze są pod ręką, ciężko jest je zgubić, tak jak może to mieć miejsce w przypadku dokumentów dostępnych w formie papierowej. Zagubione dokumenty zarówno papierowe jak i elektroniczne wymagają odtworzenia, a to wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów. Na podstawie przeprowadzonych w USA badaniach, aż 8% firmowych dokumentów gubi się. Rozwiązaniem problemu może być elektroniczne archiwum dokumentów.
Elektroniczne archiwum dokumentów – korzyści
łatwy dostęp do plików podczas pracy zdalnej lub hybrydowej W obecnych czasach kiedy większość pracowników wykonuje zajęcia zawodowe we własnym domu, archiwum elektroniczne wydaje się być koniecznością. Pracownik uprawniony do przeglądania dokumentów może w każdej chwili sprawdzić w nich interesujące go informacje i kontynuować pracę z domu bez konieczności opuszczania go. Dzięki zainstalowanej wyszukiwarce może w łatwy sposób odszukać potrzebny dokument w pliku za pomocą przyjętych kryteriów, jak np.: data powstania pliku lub specjalne tagi. Podobnie działają również tzw. zespoły rozproszone (forma organizacji pracy, gdzie część pracowników nie znajduje się fizycznie w tym samym miejscu). W tym przypadku wdrożenie elektronicznego archiwum daje dostęp do ważnych plików całemu zespołowi uprawnionych pracowników. W każdej chwili możliwe jest również dodanie nowych dokumentów na podstawie danych sczytanych z papierowych odpowiedników.
łatwe przekazywanie dokumentów do księgowości Dokumenty mogą być na bieżąco skanowane i dodawane do archiwum z odpowiednimi oznaczeniami. W przyszłości pliki będzie można edytować, o ile zaistnieje taka potrzeba. Rozwiązanie korzystne zarówno dla księgowych z powodu otrzymywania dokumentów na bieżąco, jak i dla pracowników firm. Nie ma możliwości zagubienia ważnych plików.
łatwa akceptacja i przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami w firmie Przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami nie powinno być skomplikowane. Wystarczy zeskanować dokument i dodać go do elektronicznego archiwum, a w następnej kolejności przesłać do osób, które zainteresowane są plikiem. Program pozwala również archiwizować pisma i umowy, do których dostęp posiadają także pozostali pracownicy. Z wersji elektronicznej umowy może korzystać każda osoba do tego uprawniona, dlatego nie ma konieczności ich drukowania w kilku kopiach. W pracy zdalnej sporym ułatwieniem jest też obieg dokumentów. Aby go wdrożyć dobrze jest na początku opracować kwestię dotyczącą przepływu plików i przyznać uprawnienia odpowiednim osobom będącym w zespole.
dodatkowe korzyści Uporządkowane miejsce przechowywania dokumentów, z których wszystkie przeznaczone są do udostępniania, to repozytorium. W dzisiejszych czasach utrzymywanie papierowego repozytorium, to nie tylko konieczność posiadania dużej ilości miejsca, ale również spore koszty, zwłaszcza w przypadku większych przedsiębiorstw. Wydatki jakie musi ponieść przedsiębiorca zaczynają się już na poziomie pracownika, który jak obliczono, średnio zużywa ok. 50 kartek miesięcznie. Koszt zakupu papieru należy przemnożyć przez ilość pracowników. Rocznie może to być nawet ok. 400 zł. Tyle można zaoszczędzić po wdrożeniu elektronicznego archiwum, a zaoszczędzone w ten sposób pieniądze przeznaczyć na inne wydatki.
