Obowiązek przechowywania paragonów – co mówi prawo?
Podstawą prawną dotyczącą przechowywania dokumentacji podatkowej jest art. 70 §1 Ordynacji podatkowej, który wskazuje, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Z kolei art. 86 §1 nakłada na podatników obowiązek archiwizacji ksiąg podatkowych oraz powiązanych dokumentów przez ten sam okres.
Oznacza to, że paragony fiskalne oraz raporty dobowe i miesięczne muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano sprzedaży. Jeśli więc paragon został wystawiony w 2024 roku, to należy go przechowywać do końca 2029 roku.Rodzaj kasy fiskalnej a okres przechowywania dokumentów
Obowiązek przechowywania kopii paragonów zależy od rodzaju urządzenia fiskalnego:- kasy fiskalne z kopią papierową – wymagają przechowywania rolek papierowych przez 5 lat; warto pamiętać, że druk na papierze termicznym może z czasem blaknąć, dlatego konieczne jest jego odpowiednie przechowywanie w suchym i zacienionym miejscu,
- kasy fiskalne z kopią elektroniczną – użytkownicy tych kas są zobowiązani do archiwizacji danych na nośnikach elektronicznych, takich jak karta SD; okres przechowywania również wynosi 5 lat, a przedsiębiorca musi zadbać o zabezpieczenie nośnika przed uszkodzeniem lub utratą danych,
- kasy fiskalne online – w tym przypadku wszystkie informacje dotyczące sprzedaży są automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK); przedsiębiorca nie musi przechowywać kopii paragonów, co znacząco upraszcza kwestie związane z archiwizacją.
Jak prawidłowo przechowywać paragony fiskalne?
Aby paragony papierowe były czytelne przez wymagany okres, należy przechowywać je w warunkach ograniczających ich blaknięcie. Kluczowe jest unikanie wilgoci, wysokich temperatur i bezpośredniego światła słonecznego. W przypadku kopii elektronicznych warto regularnie tworzyć ich zapasowe wersje, aby uniknąć przypadkowej utraty danych.
Dobre praktyki przechowywania paragonów:- przechowywanie papierowych paragonów w kopertach lub segregatorach zabezpieczonych przed światłem,
- digitalizacja papierowych dokumentów w celu ich dodatkowej archiwizacji,
- regularne tworzenie kopii zapasowych plików elektronicznych na różnych nośnikach.
Po zakończeniu obowiązkowego okresu przechowywania paragony oraz inne dokumenty fiskalne można zutylizować. Ważne jest, aby pamiętać, że papier termiczny nie nadaje się do recyklingu i powinien być wyrzucany do odpadów zmieszanych.
Jeśli przedsiębiorstwo przechowuje paragony w formie elektronicznej, warto upewnić się, że dane są bezpiecznie usunięte, aby uniknąć ryzyka ich przypadkowego ujawnienia. W przypadku nośników danych, takich jak karty SD czy dyski, zaleca się ich fizyczne zniszczenie po upływie okresu archiwizacji.Podsumowanie
Okres przechowywania paragonów fiskalnych wynosi 5 lat i zależy od rodzaju kasy fiskalnej. W przypadku kas papierowych i elektronicznych obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, natomiast kasy online automatycznie przesyłają dane do CRK, eliminując konieczność ich archiwizacji. Przechowywanie paragonów w odpowiednich warunkach oraz prawidłowa utylizacja po upływie wymaganego czasu to kluczowe elementy zgodności z przepisami podatkowymi. Dodatkowo, przedsiębiorcy powinni pamiętać o digitalizacji dokumentów i tworzeniu kopii zapasowych, aby zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji.
Data publikacji: 2025-03-16, autor: FakturaXL
