Przechowywanie wydruków z kasy fiskalnej

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ma obowiązek dokumentowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Dowodem sprzedaży jest paragon fiskalny przekazany klientowi. W oparciu o niego ustala się podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym oraz VAT. Jak należy przechowywać dokumenty fiskalne?

Okres przechowywania dokumentów księgowych 

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentów księgowych (ksiąg podatkowych i innych dokumentów) przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli w praktyce przez ponad 5 lat. Wtedy upływa okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jest to zgodne z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej. 

PRZYKŁAD 
Przedsiębiorca od 10 lat prowadzi działalność gospodarczą. Sprzedaż ewidencjonuje na kasie fiskalnej. Czy ma obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów od początku prowadzenia działalności?

Odpowiedź:
Nie musi. Zgodnie z przepisami okres przedawnienia upływa po 5 latach. Z początkiem 2021 roku przedawnieniu uległy zobowiązania podatkowe za 2014 rok. 
Termin zapłaty podatku dochodowego za 2014 rok upłynął z dniem 30 kwietnia 2015 roku. Przedawnienie zobowiązania nastąpi po 5 latach licząc od końca roku 2015. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów począwszy od 2015 roku. 

Czy na podstawie paragonu fiskalnego można wykazać sprzedaż w ewidencjach podatkowych?

Przedsiębiorca, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej ma obowiązek generowania raportów fiskalnych dobowych lub miesięcznych. Dane pozyskane z raportów zgodnie z par. 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są podstawą do dokonania zapisów w książce. Powoduje to, że paragon fiskalny nie jest dokumentem księgowym będącym podstawą do zaksięgowania, a jest nim raport kasowy. Takie stanowisko zostało potwierdzone w przepisie (par. 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Zgodnie z nim podatek należny od sprzedaży rozlicza się na podstawie danych pochodzących ze zbiorczych informacji ewidencji sprzedaży prowadzonej z zastosowaniem kas rejestrujących. 

Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Raport fiskalny stanowiący podstawę do wykazania przychodu ze sprzedaży przechowuje się zgodnie z zasadami obowiązującymi w przypadku innych dokumentów księgowych z zastrzeżeniem, że nie wszystkie dokumenty fiskalne muszą być przechowywane w formie papierowej. 

W par. 29 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących jest napisane, że podatnicy, którzy nabijają sprzedaż na kasie:

• z papierowym zapisem kopii – mają obowiązek wydruku dobowego raportu okresowego z kasy
• z elektronicznym zapisem kopii – nie mają obowiązku drukowania dobowych raportów z kasy, jeżeli zostały zapisane na informatycznym nośniku danych z wyjątkiem raportu fiskalnego dobowego dotyczącego fiskalizacji kasy. Raport miesięczny z kasy powinien być wydrukowany w formie papierowej
• kasie fiskalnej online – nie muszą drukować dobowych raportów z kasy fiskalnej. Muszą wydrukować raport miesięczny.

Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 sierpnia 2019 roku, sygn. 0114-KDIPI-3.4012.170.2019.2.ISK. Można w niej przeczytać:

Wnioskodawca wskazał w opisie sprawy dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne są zapisywane w każdej kasie fiskalnej, posiadającej taką możliwość, na jej karcie microSD po zamknięciu doby fiskalnej. Zatem w odniesieniu do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie zaprzestania drukowania dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych (...) – z uwagi na brzmienie § 29 rozporządzenia – Wnioskodawca będzie miał obowiązek dokonania wydruku miesięcznych raportów fiskalnych, nie będzie miał natomiast obowiązku drukowania dobowych raportów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

W przypadku kiedy przedsiębiorca korzysta z kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii lub kasy fiskalnej online, to nie ma obowiązku przechowywania kopii paragonu fiskalnego w formie papierowej. Powyższa zasada zgodna jest z interpretacją indywidualną z dnia 12 listopada 2015 roku o sygn. ILPP2/4512-1-632/15-2/Akr wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej z Poznania, w której można przeczytać, że:

w przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej (...) na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, na której sposób zapisu pozwala na odnalezienie właściwej kopii paragonu i weryfikację szczegółowych danych dotyczących danej sprzedaży (treści paragonu, kwoty itp.) oraz Wnioskodawca może również jednoznacznie zidentyfikować i w razie potrzeby wyświetlić i wydrukować uprzednio wystawiony paragon, w stosunku do której wystawiona została/zostanie faktura VAT, nie jest/nie będzie konieczne przechowywanie oryginału paragonu fiskalnego w formie papierowej dokumentującego sprzedaż.

Data publikacji: 2021-06-26, autor: FakturaXL