W każdej firmie znajdują się dokumenty, które powinny być zaewidencjonowane. Jak należy prowadzić rejestr dokumentów w firmie oraz w jaki sposób trzeba je przechowywać?
Z reguły firmy wytwarzają i przechowują w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz jej formy prawnej różne postacie dokumentów. Jednak niezależnie od tego rejestry prowadzi się podobnie dla wszystkich typów.
Ewidencja dokumentów, aby spełniła swoje zadanie musi posiadać potrzebne dane, takie jak:
identyfikator dokumentu powinien wskazywać jeden konkretny dokument, jak np.: numer dokumentu w KPiR, numer porządkowy w zbiorze dokumentów. Dobrym pomysłem są przykładowo kody kreskowe, które można naklejać na konkretny dokument, a następnie numer kodu wpisać w rejestrze. Innym rozwiązaniem są naklejki z numerem. Trzeba tylko zwrócić uwagę, aby numery nie powtarzały się.
data dokumentu (najważniejszy dla archiwizacji jest rok wytworzenia dokumentu)
nazwa wystawcy dokumentu lub kontrahenta (chodzi np.: o fakturę przychodową lub kosztową, umowę itp.)
numer dokumentu – np.: numer umowy, numer faktury o ile występują
rodzaj dokumentu – np.: faktura, umowa itp. (nie jest to informacja obowiązkowa, ale ułatwia korzystanie z rejestru). Od rodzaju dokumentu zależy długość okresu przechowywania. W niektórych sytuacjach okres przechowywania danego dokumentu zależy od daty wygaśnięcia jego przechowywania
okres przechowywania pozwala ustalić możliwą datę zniszczenia.
miejsce przechowywania w archiwum zależy od przyjętego sposobu przechowywania (segregator, teczka – nazwa, numer, kolor, oznaczenie itp.), szafa, półka, regał w magazynie, karton itp.
