Wytworzone dokumenty powinny być przechowywane w ustalonym porządku przez określony okres czasu. Jak długo należy przechowywać dokumenty: faktury, umowy, potwierdzenia itp.? Poniżej terminy obowiązujące na dzień 1 marca 2020 roku.
Termin przechowywania dokumentów podatkowych (PIT-y, deklaracje, faktury kosztowe, rachunki itp. )
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, dokumentacja związana z rozliczeniami podatkowymi, takimi jak:
PIT-y
deklaracje
rachunki na podstawie, których podatnik skorzystał z ulgi podatkowej
pocztowe potwierdzenia nadań dokumentów
potwierdzenia elektroniczne
inne dokumenty
winna być przechowywana przez okres 5 lat licząc od końca roku, którego dotyczy rozliczenie podatkowe.
Przykładowo, termin należy liczyć następująco: Podatek dochodowy za 2019 rok rozliczamy do końca kwietnia 2020 roku. Wynika z tego, że dokumenty podatkowe za 2019 rok będzie można zniszczyć dopiero na początku 2026 roku. Koniec roku, w którym nastąpiło rozliczenie za 2019 rok, to ostatni dzień grudnia 2020 roku, do którego należy doliczyć 5 lat, a więc będzie to 31 grudnia 2025 roku. Dopiero po tej dacie możliwe jest wyrzucenie dokumentów.
Potwierdzenia zakupu środków trwałych, które podlegają amortyzacji należy przechowywać przez 5 lat liczone od rozliczenia ostatniej części danego środka trwałego (pod uwagę nie jest brana data zakupu).
Po upływie tych terminów urząd skarbowy nie ma prawa przeprowadzać kontroli za ten okres, ani żądać dokumentów jego dotyczących. Czasami jednak warto nawet dla samego siebie posiadać kopię papierów firmowych, którą obecnie można przechowywać w wersji cyfrowej na dysku zewnętrznym. Może być przydatna, np.: w momencie sprzedaży firmy.
Termin przechowywania dokumentów z ZUS-u
W tym przypadku obowiązują 2 terminy:
dokumenty złożone do 31 grudnia 2011 roku – 10 lat (bez dokumentów zgłoszeniowych, przy których obowiązuje termin 5 lat)
dokumenty złożone po 1 stycznia 2012 roku (włącznie) – 5 lat od daty złożenia.
Kopie dokumentów mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej (zależy od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS-u).
W przypadku zatrudniania pracowników i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dokumenty należy przechowywać przez okres 50 lat licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować w firmie.
Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać tylko przez 10 lat. W przypadku umów o pracę zawartych pomiędzy 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku można skrócić czas przechowywania po złożeniu dodatkowych raportów informacyjnych. Druki ZUS RMUA najlepiej trzymać jest do momentu ich zweryfikowania na koniec roku razem z zestawieniem otrzymywanym od ZUS-u w formie papierowej lub na stronie PUE ZUS.
Termin przechowywania dokumentów (wyciągi bankowe i z bankomatu, dowody zapłaty)
W teorii dokumenty takie jak: wyciągi, czy potwierdzenia z bankomatu oraz potwierdzenia zapłaty kartą powinno trzymać się do momentu potwierdzenia/zaksięgowania przez bank. Klienci, którzy nie mają wglądu do archiwum transakcji bankowych, powyżej 12 miesięcy, powinni zastanowić się nad zrobieniem wydruku historii do pliku pdf i przechowywania go w wersji cyfrowej.
Dowody zapłaty za należności okresowe, takie jak: prąd, gaz, czynsz, media, telefon oraz wszystkie inne, za które wnosi się regularne opłaty co pewien okres, należy przechowywać przez okres 3 lat. Wynika z tego, że każda rata za czynsz, czy rachunek za prąd ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od daty wymagalności, czyli najczęściej od daty terminu płatności na fakturze. Po tym terminie nie ma obowiązku zapłaty.
Termin przechowywania faktur/paragonów za towary oraz gwarancji
Aby można było złożyć reklamację zakupionego towaru lub usługi wystarczy posiadać dowód zakupu. Nie musi to być koniecznie oryginał paragonu lub faktury. Wystarczy kopia (wydrukowany skan faktury), potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą, wyciąg z konta, a czasami nawet i zeznania osób, które były przy zakupach. Do reklamacji lub zwrotu towaru nie trzeba posiadać oryginalnego opakowania. Jeżeli chodzi o gwarancje, to należy trzymać je przez okres ich obowiązywania.
Termin przechowywania umów
Oryginały umów w formie pisemnej należy trzymać tak długo, jak długo obowiązuje dana umowa. Przykładowo: umowy zawarte na prowadzenie konta bankowego, kredytu hipotecznego, zakup telefonu, internet przechowujemy do momentu trwania umowy, czyli jej rozwiązania.
Umowy kredytowe oraz dowody spłaty rat należy trzymać do chwili otrzymania potwierdzenia z banku, że zostały spłacone w całości. Dokumenty dotyczące sprzedaży pojazdów, potwierdzenia opłaty OC przechowuje się przez 3 lata licząc od terminu wymagalności.
Z kolei umowy o dzieło dotyczące przykładowo: usług budowlanych, czy remontowych należy trzymać przez okres w jakim można skorzystać z tzw. rękojmi za wady fizyczne dzieła:
podstawowy termin na zgłoszenie wady fizycznej – 2 lata od wydania rzeczy
w przypadku nieruchomości – 5 lat
w przypadku rzeczy używanej jeżeli kupującym/zamawiającym jest konsument niebędący przedsiębiorcą – 1 rok.
Duża część umów nie musi być zawarta w formie pisemnej, aby była ważna, ale w niektórych przypadkach, zwłaszcza jeżeli przykładowo chodzi o usługę remontową, to warto jest podpisać umowę pisemną. Wtedy w razie źle wykonanej pracy istnieje możliwość udowodnienia tego na co się umówiliśmy. Dowodem mogą też być np.: ustalenia zawarte w e-mailu, SMS-ie lub przy świadkach.
Niezależnie od obowiązującego terminu przechowywania warto cały czas trzymać np.: umowy darowizny, umowy zlecenia, rozdzielności majątkowej (po rozwodzie), sprzedaży nieruchomości lub ruchomości itp.
Jakich dokumentów nie należy wyrzucać?
świadectw ukończenia szkoły/dyplomów
świadectw pracy
książeczki ubezpieczeniowej (jeżeli jest w posiadaniu)
