Przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe lub może zlecić to zadanie zewnętrznej firmie zajmującej się księgowością. W zależności od tego kto prowadzi dokumentację, to księgi rachunkowe mogą być przechowywane w różnych miejscach, czasami nawet poza krajem.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez przygotowaną do tego jednostkę oraz w lokalu będącym w jej dyspozycji i z użyciem sprzętów do tego przystosowanych oraz ludzi przeszkolonych w tym celu. Dana jednostka nie musi koniecznie prowadzić ksiąg u siebie. Może tę czynność powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, jak np. przedsiębiorcy, na którego wskazuje art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości lub przedsiębiorcy prowadzącego taką działalność na terytorium innego państwa członkowskiego. Jednostki sektora finansów publicznych mogą scedować prowadzenie ksiąg innej jednostce z sektora finansów publicznych. W tym przypadku obowiązują zasady określone odrębnymi przepisami.
We wspomnianym wyżej art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości zostały określone warunki jakie powinny spełniać jednostki, które chcą prowadzić księgi rachunkowe zawodowo.
Czynności z zakresu księgowości mogą być wykonywane przez osoby:
posiadające pełną zdolność do czynności prawnych
które nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe, a także za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.
Dodatkowo czynności związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych mogą wykonywać jednostki prowadzące działalność w tym zakresie w innym państwie członkowskim, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 roku o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 278, z późn. zm.).
Państwo członkowskie to państwo będące członkiem Unii Europejskiej, państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strona umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, a także państwa, które zawarły ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę o swobodzie świadczenia usług. Powierzenie spraw księgowych przedsiębiorcy z innego państwa członkowskiego wymaga od polskiego podmiotu sprawdzenia, czy dana jednostka faktycznie posiada odpowiednie uprawnienia do prowadzenia ksiąg zawodowo nadane przez państwo, w którym prowadzi działalność.
Księgi rachunkowe prowadzone przez podmiot zewnętrzny
Przedsiębiorca, który powierza prowadzenie ksiąg innemu podmiotowi musi dopełnić kilku formalności. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą danej jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik danej jednostki ma obowiązek:
powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni liczonych od dnia ich wydania
zapewnienia dostępności do ksiąg rachunkowych razem z dowodami księgowymi organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu bądź w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru, które to organy posiadają uprawnienie do wykonywania kontroli.
Skutkiem powierzenia prowadzenia księgowości podmiotowi zewnętrznemu, np. biuru rachunkowemu jest zmiana miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, co wiąże się z obowiązkiem wskazania nowego adresu. Można to zrobić za pomocą zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2 (zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Termin na zgłoszenie upływa z 7 dniem od dnia dokonania zmiany.
Kierownik jednostki – jakie ma obowiązki?
Kierownik jednostki pomimo, że prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone podmiotowi zewnętrznemu, to i tak ma szereg obowiązków dotyczących rachunkowości. Do jego obowiązków należy:
właściwy wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
zadbanie o odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
kontrola nad dotrzymaniem warunków umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, zwłaszcza w zakresie odpowiedzialności innych osób
nadzór nad usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych przez wdrożenie rozwiązań pozwalających kierownikowi posiadać prawo do bieżącej kontroli i analizy zapisów dokonywanych w księgach, np. przez dostęp online, raporty okresowe lub na żądanie.
Kierownik jednostki ma prawo do uzyskania informacji dotyczących kwalifikacji i uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby, którym przedsiębiorca powierzył wykonywanie tych czynności oraz informację o posiadaniu ważnych polis OC.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ramach systemów finansowo-księgowych
Przepisy pozwalają, aby księgi rachunkowe mogły być prowadzone z użyciem komputerowego oprogramowania księgowego. Takie oprogramowanie musi umożliwiać pozyskanie czytelnych informacji w stosunku do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych przez ich wydrukowanie bądź przeniesienie na inny nośnik danych.
W przypadku prowadzenia księgowości za pomocą systemu finansowo-księgowego, miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych nie musi pokrywać się z miejscem przechowywania danych rachunkowych. Jednak zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości muszą zostać spełnione przynajmniej wymienione poniżej warunki:
jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonanymi w nich zapisami
jednostka musi zapewniać identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne za pomocą przewodów oraz bezprzewodowo
księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, w sposób sprawdzalny i na bieżąco
musi być zapewnione równoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi
dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem
księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu ich prowadzenia przez daną jednostkę
jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub powinna posiadać zapisaną ich treść na innym trwałym, dostępnym nośniku komputerowym, którego odczyt możliwy jest w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę. Okres ten nie może być krótszy od wymaganego przepisami czasu na przechowywanie ksiąg rachunkowych, czyli 5 lat.
